Administratia publica locala si comunicarea in legislatia specifica

Administratia publica locala si comunicarea in legislatia specifica

Procesul de comunicare este intrinsec necesar activitatii de administratie publica,in sensul ca aceasta nu-si poate desfasura activitatea fara comunicare.Vom analiza cei doi termeni la care ne referim,respectiv comunicarea si administratia publica.

Consideram ca in administratia publica procesul de comunicare se poate clasifica in sase tipuri de comunicare respectiv:

comunicare in interiorul sistemului;

comunicare in exteriorul sistemului;

comunicare individuala;

comunicare colectiva (de grup);

scrisa si verbala.

Comunicarea in interiorul sistemului este o forma de comunicare scrisa, obligatorie, ce trebuie facuta intr-un anumit termen. De exemplu, hotararile Consiliului local se comunica prefectului,care le poate ataca in Contenciosul administrative daca le considera nelegale.(art.1,alin(6) din legea nr. 554/2004 spune ca "Autoritatea publica emitenta a unui act administrative nelegal poate sa solicite instantei constatarea nulitatii acestuia, in situatia in care actul nu mai poate fi revocat, intrucat a intrat in circuitul civil si a produs efecte juridice. In cazul admiterii actiunii, instanta se va pronunta, la cerere, si asupra legalitatii actelor civile incheiate in baza actului administrativ nelegal, precum si asupra efectelor civile produse.")

Comunicarea in afara sistemului este comunicarea cu cetatenii care fac cereri individuale. Este o comunicare generala.

In principiu, comunicare individuala se face unei personae cunoscute (persoana fizica sau persoana juridica).

In ceea ce priveste comunicarea de grup, comunicare este facuta publica prin presa sau prin mijloace electronice.

Comunicarile scrise individuale pot naste, modifica sau sterge raporturi juridice. Comunicare scrisa,materializata sub forma de inscrisuri oficiale angajeaza raspunderea juridica a semnatarilor comunicarii si in acest cazul comunicarii in interiorul sistem cetateanul caruia i-au fost lezate drepturile sau interesele legitime se poate adresa Instantei de Contencios Administrativ.

COMUNICAREA VERBALA

Situatia "vorbirii", a trecerii limbii in act presupune o serie de abilitati necesare

interlocutorilor pentru a reusi o comunicare eficienta . Daca pana aici am prezentat

conditiile teoretice ale comunicarii, e cazul sa ne indreptam atentia spre conditiile cerute de operationalizarea comunicarii. Si vom aborda mai intai conditiile care tin de personalitatea vorbitorului, a comunicatorului:

claritate - organizarea continutului de comunicat astfel incat acesta sa poata fi usor de urmarit; folosirea unui vocabular adecvat temei si auditorului; o pronuntare corecta si completa a cuvintelor;

acuratete - presupune folosirea unui vocabular bogat pentru a putea exprima sensurile dorite; cere exploatarea completa a subiectului de comunicat;

empatie - vorbitorul trebuie sa fie deschis tuturor interlocutorilor, incercand sa inteleaga situatia acestora, pozitiile din care adopta anumite puncte de vedere, sa incerce sa le inteleaga atitudinile, manifestand in acela si timp amabilitate si prietenie;

sinceritate - situatia de evitare a rigiditaii sau a stangaciei, recurgerea si mentinerea intr-o situatie naturala ;

atitudinea - evitarea miscarilor bruste in timpul vorbirii, a pozitiilor incordate sau a unora prea relaxate, a modificarilor bruste de pozitie, a scaparilor de sub control al vocii;

contactul vizual - este absolut necesar in timpul dialogului, toti participantii la dialog trebuie sa se poata vedea si sa se privesca , contactul direct, vizual, fiind o proba a credibilitatii si a dispozitiei la dialog;

infatisarea - reflecta modul in care te privesti pe tine insuti: tinuta, vestimentatia,trebuie sa fie adecvate la locul si la felul discutiei, la statutul social al interlocutorilor;

postura - pozitia corpului, a mainilor, a picioarelor, a capului, a spatelui, toate acestea trebuie controlate cu abilitate de catre vorbitor;

vocea - urmariti daca sunteti auziti si intelesi de cei care va asculta , reglati-va volumul vocii in functie de sala , de distanta pina la interlocutori, fata de zgomotul de fond;

viteza de vorbire - trebuie sa fie adecvata interlocutorilor si situatiei; nici prea mare, pentru a indica urgenta, nici prea inceata, pentru a nu pierde interesul ascultatorilor;

pauzele de vorbire - sunt recomandate atunci cand vorbitorul doreste sa pregateasca auditoriul pentru o idee importanta.

Comunicarea este un proces de transmitere a unui mesaj de la o sursa catre o destinatie,folosind un anumit cod si un anumit canal. Codurile specifice prin care se realizeaza in mod curent comunicare interpersonala sunt limbile folosite de diferite comunitati.

Comunicarea interpersonala nu are exclusive functia de transmitere de informatii; ea este si un mijloc de a stabili si a mentine diverse tipuri de relatii sociale.

In orice proces de comunicare exista cativa factori,fara de care acesta nu s-ar putea realiza.

EMITATORUL-este cel care transmite un mesaj.

RECEPTORUL-este destinatarul rspectivului mesaj.

Intr-un act de comunicare pot exista mai multi emitatori si mai multi receptori. De cele mai multe ori,participantii la un act de comunicare sunt,in acelasi timp,emitatori si receptori.

MESAJUL-este secventa de semnale(verbale sau non-verbale)pe care emitatorul o transmite catre receptor.

Pentru a fi inteles, mesajul trebuie construit din unitatile/elementele cunoscute deopotriva de emitator si de receptor.Aceste elemente sunt organizate intr-un cod si pot apartine :unei limbi(in forma sa vorbita sau scrisa ),unui ansamblu de gesturi,pozitii ale corpului sau expresii ale fetei,unui ansamblu de de semnale sonore sau vizuale de diverse feluri.Daca emitatorul si receptorul nu au un cod comun,mesajul nu poate fi inteles.

Pentru a ajunge de la emitator la receptor,mesajul are nevoie de un mediu,adica de un canal de transmitere(aerul prin care circula vocea in comunicarea orala;scrisoarea,biletul,telegrama in comunicarea scrisa;telefonul,faxul,posta electronicain comunicare rapida la distanta).Zgomotele, scrisul necitet, greselile de tipar sunt bariere in comunicare care pot ingreuna comunicarea.

Orice situatie de comunicare presupune trei componente:relatia de comunicare sau interactiunea dintre parteneri;locul si momentul in care se produce actul de comunicare.

Termenul de administratie are doua sensuri si anume:

-pe de o parte,el desemneaza mai intai maniera in care sunt rezolvate tuburile curente cu caracter politic,procedeele folosite pentru rezolvarea acestora si modul in care sunt gestionate serviciile publice;

-pe de alta parte,el reprezinta ansamblul autoritatilor si agentiilor care se consacra conducerii acestor tuburi curente,in vederea indeplinirii sarcinilor administrative.

Prin notiunea de administratie se au in vedere doua aspecte:

1)Functiunea,ce semnifica activitatea de stabilire a mijloacelor necesare pentru satisfacerea intereselor generale,adica pentru realizarea scopurilor avute in vedere;

2)Organul,ce reprezinta instrumental pus la indemana sa realizeze,adica ansamblul institutiilor care sunt insarcinate cu indeplinirea deciziilor adoptate.

Studiul organizarii administrative a pus in evidenta existenta a doua mari categorii de organe administrative:

-in primul rand,organele administratiei publice,care deservesc colectivitati teritoriale,avand nevoi specifice si care poseda competenta teritoriala de a organiza serviciile necesare:administratia centrala,administratia teritoriala de stat,administratia locala(comuna,orasul,municipiul,judetul).

-in al doilea rand,institutiile publice destinate sa raspunda unor interese care necesita o organizare tehnica si autonoma.

Orice stat reprezinta atat un aparat de comanda,cat si o intreprindere de servicii care trebuie sa functioneze pentru binele comun,in mod corespunzator fiecarei etape istorice si conditiilor concrete din fiecare tara.

Fara servicii publice,statul are fi paralizat,incapabil sa se mentina,sa-si justifice existenta.

Administratia are menirea de a face fata unor nevoi a caror satisfacere are importanta pentru viata colectivitatii.

Structura administrativa reprezinta ansamblul verigilor componente ale sistemului administrativ si relatiile ce se creeaza intre ele.

Constitutia Romaniei din 1991 opereaza cu notiunea de autoritate publica,care are in vedere,in primul rand,organele de stat,respective organele administratiei locale,avand la baza principiul autonomiei locale(=presupune dreptul si capacitatea efectiva a comunitatilor locale de a rezolva si gestiona in nume propriu sub resposabilitatea lor o parte importanta a treburilor publice;autonomia locala are ca fundament patrimoniul propriu al unitatii administativ-teritoriale si care presupune dreptul la resurse proprii,dreptul de a institui impozite si taxe locale).

Conform prevederilor legii,in tara noastra se regaseste urmatoarea structura administrativa:

Administratia centrala:

organele supreme ale administratiei publice:presedintele Romaniei si Guvernul;

organele centrale de specialitate:

ministere si alte organe subordonate Guvernului;

autoritatile autonome;

institutii centrale subordonate ministerelor sau autoritatilor autonome(inclusiv cele organizate ca regii sau societati comerciale);

Administratia locala:

consiliul local;

primarul;

secretarul consiliului local;

ADMINISTRATIA PUBLICA LOCALA

Organizarea si functionarea administratiei publice locale,precum si realizarea autonomiei locale se realizeaza prin autoritatile administratiei publice locale,care potrivit art.5 din Legea 69/1991 sunt consiliile locale,ca autoritati deliberative,si primarii,ca autoritati executive.Aceste autoritati functioneaza potrivit art.6 din aceeasi lege,ca autoritati administrative autonome si au largi competente in rezolvarea problemelor publice din comune,orase,municipii.

Administratia localǎ adoptǎ o politicǎ deschisǎ astfel incat orice sugestie sau reclamatie din partea unui cetǎtean poate fi acceptatǎ sau respinsǎ, dar nu trebuie ignoratǎ.

Implicarea si participarea cetǎtenilor in comunitate este necesarǎ intr-un sistem democratic si reprezintǎ solutia idealǎ pentru armonizarea relatiilor dintre administratie si cetateni prin combinarea celor 3 elemente : informare - comunicare - implicare.
In momentul de fata, cetatenii nu se implica destul in actiunile administratiei locale, nu au initiativa si nu vor sa ia parte voluntar la unele actiuni. Singurele actiuni unde se implicǎ cei mai multi cetǎteni, oameni de afaceri sunt actiunile caritabile si manifestǎrile dedicate orasului.
Din pǎcate, exista lipsa de respect din partea unor cetateni fata de bunurile comunitatii, considerandu-se ca administratia locala este singura care trebuie sa se preocupe de pastrarea si intretinerea acestora.

Consiliul Local

Consiliul local organizeaza, la nivelul comunei sau al orasului, servicii publice in principalele domenii de activitate, potrivit specificului si nevoilor locale.Consiliul local, poate adopta hotarari, inclusiv cu caracter normativ, primariile, in exercitarea atributiilor lor, emit dispozitii, avize, acorduri si autorizatii, care au caracter individual.

In alineatul I al articolului 21 din Legea 69/1991 se stabileste urmatorul principiu:Consiliul local are initiative si hotaraste,cu respectarea legii,in problemele de interes local,cu exceptia celor care sunt acte prin lege in competenta altor autoritati publice.

Conform art.49 din Legea administratiei publice locale nr.215/23aprilie 2001 privind functionarea Consiliului local,secretarul nu va contrasemna hotararea in cazul in care considera ca aceasta este ilegala sau ca depaseste competentele ce revin, potrivit legii, consiliului local. In acest caz secretarul va expune consiliului local opinia sa motivata, care va fi consemnata in procesul-verbal al sedintei. Tot secretarul va comunica hotararile consiliului local primarului si prefectului, de indata, dar nu mai tarziu de 3 zile de la data adoptarii.Comunicarea, insotita de eventualele obiectii cu privire la legalitate, se face in scris de catre secretar si va fi inregistrata intr-un registru special destinat acestui scop.

Aducerea la cunostinta publica a hotararilor cu caracter normativ se face in termen de 5 zile de la data comunicarii oficiale catre prefect.
Hotararile cu caracter normativ devin obligatorii si produc efecte de la data aducerii lor la cunostinta publica, iar cele individuale, de la data comunicarii.

In unitatile administrativ-teritoriale in care cetatenii apartinand unei minoritati nationale au o pondere de peste 20% din numarul locuitorilor hotararile cu caracter normativ se aduc la cunostinta publica si in limba materna a cetatenilor apartinind minoritatii respective, iar cele cu caracter individual se comunica, la cerere, si in limba materna.
Atributiile principale ale consiliilor locale (comunale,orasenesti,municipale) se circumscriu in domeniul interesului local si anume:

-administreaza domeniul public si domeniul privat

-infiinteaza institutii publice,societati comerciale si servicii publice de interes local;rmareste,controleaza si analizeaza activitatea acestora;instituie,cu respectarea criteriilor generale stabilite prin lege,norme de organizare si functionare pentru institutiile si serviciile publice de interes local;numeste si elibereaza din functie,in conditiile legii,conducatorii serviciilor publice de interes local,precum si pe cei ai institutiilor publice din subordinea sa;aplica sanctiuni disciplinare,in conditiile legii,persoanelor pe care le-a numit;

-hotaraste asupra infiintarii si reorganizarii regiilor autonome de interes local;exercita,in numele unitatii administrative-teritoriale,toate drepturile actionarului la societatile comercialepe care le-a infiintat;hotaraste asupra privatizarii acestor societati comerciale;numeste si elibereaza din functie,in conditiile legii,membrii consiliilor de administratie ale regiilor autonome de sub ordinea sa;

-contribuie la organizarea de activitati stiintifice,culturale,artistice,sportive si de agreement;

-hotaraste,in conditiile legii,cooperarea sau asocierea cu alte autoritati ale administratiei publice locale di tara sau din strainatate,precum si aderarea la asociatii nationale s internationale ale autoritatilor administratiei publice locale,in vederea promovarii unor interese comune.

Primarul . In esenta,primarul fiind definit ca autoritate executiva,el are drept principale atributii organizarea executarii si executarea in concret a legilor,hotararilor de guvern,precum si a hotararilor consiliului local.

Primarul indeplineste o functie de autoritate publica.El este seful administratiei publice locale si al aparatului propriu de specialitate al autoritatilor administratiei publice locale,pe care il conduce si il controleaza. In exercitarea atributiilor sale primarul emite dispozitii cu caracter normativ sau individual. Acestea devin executorii numai dupa ce sunt aduse la cunostinta publica sau dupa ce au fost comunicate persoanelor interesate, dupa caz.(art.71 din legea nr.215/2001 privind administratia publica locala)

Primarul este ocrotit de lege,in exercitarea functiei sale.Mandatul primarului se suspenda de drept numai in cazul in care acesta a fost arestat preventiv. Masura arestarii preventive se comunica de indata de catre parchet sau de instanta de judecata, dupa caz, prefectului care, prin ordin, constata suspendarea mandatului.Ordinul de suspendare se comunica de indata primarului.Daca primarul suspendat din functie a fost gasit nevinovat, acesta are dreptul la despagubiri, in conditiile legii.

Principalele atributii ce primarului sunt:

-asigura aducerea la indeplinirea hotararilor consiliului local.In situatia in care apreciaza ca o hotarare este ilegala,in termen de 3zile de la adoptare il sesizeaza pe prefect in scris;

-poate propune consiliului local consultarea populatiei prin referendum,cu privire la problemele locale de interes deosebit.Pe baza hotararii consiliului local ia masuri pentru organizarea acestei consultari,in conditiile legii;

-prezinta consiliului local,anual sau ori de cate ori este necesar,informari,privind starea economica si sociala a comunei sau a orasului,in concordanta cu atributiile ce revin autoritatilor administratiei publice locale,precum si informari asupra modului de aducere la indeplinirea hotararilor consiliului local;

-ia masuri pentru elaborarea planului urbanistic general al localitatii si il supune spre aprobarea consiliului local;asigura respectarea prevederilor planului urbanistic general,precum si ale planurilor urbanistice zonale si de detaliu;

-conduce serviciile publice locale;asigura functionarea serviciilor de stare civila si de autoritate tutelara;supravegheaza realizarea masurilor de asistenta si ajutor social.

-verifica, din oficiu sau la cerere, incasarea si cheltuirea sumelor din bugetul local si comunica de indata consiliului local cele constatate;

Relatiile interne sunt relatiile dintre membrii institutiei care in ultima perioadǎ au cunoscut o imbunǎtǎtire ce conduce la o bunǎ desfǎsurare a activitǎtilor si la dezvoltarea lor cu succes. Fiecare angajat din cadrul Primǎriei este tratat ca coparticipant la activitatea institutiei iar conducerea institutiei ii permite sǎ-si manifeste din plin spiritul inventiv,creator si personalitatea.
Informatiile in cadrul institutiei curg in ambele directii: dinspre conducere spre personal si de la acesta cǎtre conducere.
Comunicarea de la conducere spre personal curge sub formǎ de informatii, instructiuni, decizii, astfel:
. intalniri sǎptǎmanale in care se discutǎ activitatea pe compartimente si in ansamblu, perspectivele, mǎsurile de luat, etc. si la care participǎ conducǎtorii principalelor directii si servicii.
. transmiterea informatiilor, anunturilor, notelor interne prin intermediul avizierelor amplasate in fiecare birou si in holul Primǎriei
. transmiterea solicitarilor spre rezolvare prin intermediul retelei interne de circulatie a documentelor,dar si sub forma unor discutii libere, felicitǎri, urǎri prin organizarea unor evenimente cu ocazia sǎrbǎtorilor de Crǎciun, Paste, 8 Martie, zile onomastice sau aniversǎri.
Comunicarea de la angajati spre conducere curge sub forma propunerilor de proiecte, propunerilor de solutii la diverse probleme .

Relatiile externe ale primǎriei urmǎresc asigurarea unui proces decizional transparent si o bunǎ comunicare a informatiilor.

Relatiile cu cetǎtenii, autoritǎtile, institutiile, organizatiile, societǎtile se deruleazǎ bidirectional.

Centrul de informare pentru cetǎteni - se ocupǎ de informarea cetǎtenilor si preluarea solicitǎrilor acestora, eliberarea actelor cerute, primirea si expedierea corespondentei, asigurarea circulatiei documentelor si urmǎrirea acestora in Primǎrie.

CERINTE SPECIFICE ALE COMUNICARII PRIVITOARE LA FUNCTIONARII PUBLICI din administratia fiscala

Potrivit Ordinului pentru aprobarea Codului etic al functionarului din administratia fiscala,care isi desfasoara activitatea in domeniul asistentei contribuabilor nr. 137/2004,cap.IV( obligatiile functionarului public), functionarul fiscal are anumite obligatii:

Dezvoltarea aptitudinilor de comunicare

Functionarul fiscal din structurile de asistenta pentru contribuabili va depune intregul efort pentru a aprecia cat mai corect nivelul de intelegere si starea emotionala a contribuabilului si totodata pentru a intelege cat mai corect intrebarea sau problema ridicata de acesta, astfel incat sa-i poata oferi raspunsul corect, intr-un mod pe care contribuabilul sa-l inteleaga.

Depasirea eventualelor obstacole care pot afecta comunicarea cu contribuabilii

Asa cum am aratat in procesul de comunicare,pot exista bariere,insasi legea cere functionarilor publici din administratia fiscala sa constientizeze aceste eventuale bariere sa se pregateasca pentru a le depasi.

In activitatea de asistenta functionarul fiscal va depune intregul efort in vederea depasirii eventualelor dificultati care pot afecta realizarea unei comunicari depline cu contribuabilii si care pot fi cauzate de ambele parti implicate:

in ceea ce priveste contribuabilii:

-gradul de perceptie, determinat de nivelul de pregatire al contribuabilului;

-lipsa de interes din partea contribuabilului pentru mesajul transmis de administratia fiscala;

-dificultati de exprimare (ton, cuvinte folosite );

in ceea ce priveste functionarul fiscal:

-insuficienta incredere in sine, atunci cand se urmareste transmiterea mesajului catre contribuabil;

-incompatibilitate pentru sustinerea dialogului.

emotiile necontrolate

Respectarea normelor etice

In activitatea desfasurata functionarul fiscal va tine seama de calitatea sa de functionar public,care impune respectarea urmatoarelor obligatii etice:

-sa faca cunoscute contribuabililor datele proprii de identificare(numele,prenumele,functia si locul de munca) prin intermediul unui ecuson purtat in mod vizibil asupra sa,in situatia in care isi desfasoara activitatea la ghiseul de acordare a asistentei,ghiseul de informatii,sau alte ghisee de relatii cu publicul;

-sa aiba o tinuta decenta,corespunzatoare demnitatii si prestigiului functiei;

-sa dea dovada de disciplina atat in relatiile cu contibuabilii,cat si in cadrul institutiei in care isi desfasoara activitatea;

-sa ramana calm,politicos si respectuos pe intreaga durata de acordare a asistentei;

-sa manifeste o atitudine pozitiva si rabdare in relatia cu contribuabilii;

-sa foloseasca un limbaj corect din punct de vedere gramatical;

-sa nu utilizeze un limbaj neadecvat situatiei;

-sa pastreze confidentialitatea tuturor informatiilor relevante obtinute de la contribuabili;

-sa depuna intregul efort pentru a raspunde la solicitarile contribuabilului

-sa acorde intreaga sa atentie contribuabilului pe parcursul desfasurarii asistentei fiscale;

-sa ofere raspunsuri complete si corecte contribuabilului;

-sa se asigure ca raspunsurile oferite sunt intelese de catre contribuabili

-sa indrume contribuabilii la directia de specialitate,in vederea obtinerii de informatii detaliate care depasesc competentele structurii de asistenta;

-sa multumeasca contribuabilului pentru faptul ca a contactat serviciul de asistenta pentru contribuabili si sa-l asigure de intreaga disponibilitate profesionala a administratiei fiscale;

-sa pastreze nestirbita autoritatea institutiei pe care o reprezinta fata de contriuabili.

Intreruperea acordarii asistentei

Situatiile in care este permisa intreuperea acordarii asistentei,dupa o avertizare prealabila a contribuabilului,sunt urmatoarele:

-folosirea de catre contribuabil a unui limba trivial;

-amenintari la adresa functionarului fiscal;

-utilizarea de catre contribuabili a violentei verbale si/sau fizice.

Contribuabilul trebuie avertizat ca,in cazul in care nu isi revizuieste comportamentul discutia cu acesta se va incheia.