Viata si durata proiectului

Viata si Durata proiectului

Conform figurii 1.2 fiecare proiect, mare sau mic, trece prin 5 faze: 

- Concepere    - se naste ideea de proiect, se doresc rezultatele;

- Planificare, Definire  - se dezvolta planul proiectului;

Organizare, Start - se formeaza echipa;

Realizare - se indeplinesc sarcinile;

Finalizare, Incheiere - proiectul se finalizeaza;

Pentru proiectele mici, procesul poate dura cateva zile iar pentru proiectele mari mai multi ani. Proiect simplu sau complex, procesul este la fel.

Figura 1.2

Fazele proiectului

1 Faza de concepere: plecand de la rezultate

Orice proiect incepe cu o idee. Serviciul clienti din organizatie identifica o nevoie, sau seful are in vedere o noua piata pentru extensie ori cineva se gandeste la o modalitate pentru a imbunatati procesul de achizitii. Cand se formeaza ideea de proiect, cand se doresc rezultatele, proiectul a intrat in faza de conceptie.

Uneori faza de concepere este parcursa in mod informal; pentru un proiect mic ea consta doar intr-o discutie sau un acord verbal. Alteori, in special in proiectele mari, dezbaterile legate de lansarea proiectului necesita trecerea formala in revista, mai multe intalniri, dezbateri si adoptarea deciziei finale.

Itrebari cheie

Se ia in considerare doua seturi de intrebari pentru a decide continuarea proiectului:

Trebuie sa fie realizat? Beneficiile la care se ajunge sunt mai mari decat costurile estimate sa fie platite? Merita?

Se poate realiza proiectul? Proiectul este fezabil din punct de vedere tehnic? Dar financiar? Sunt disponibile resursele necesare? Se poate?

Daca raspunsul sincer la cele doua intrebari este "da", se poate trece la faza de realizare (vezi sectiunea urmatoare) si sa dezvoltati planul proiectului. Daca raspunsul la oricare dintre aceste intrebari este in mod precis "nu" nu se merge mai departe. Ganditi la redefinirea proiectului pentru a-l face fezabil si de dorit. Daca nu se poate, opriti-va aici. Orice actiune suplimentara va duce garantat la irosirea resurselor, pierderea oportunitatilor si frustrarea personalului.

Exemplu

Sunteti fermier si primiti cererea de a termina sapatul a 500 gropi pentru plantare intr-o singura zi ceea ce va necesita un echipament care poate sapa 250 de gropi pe schimb presupunand ca se lucreaza doua schimburi. Stiti ca echipamentul de sapat dispunibil are o viteza maxima de 100 gropi pe schimb iar cel mai rapid echipament de sapat disponibil astazi are o viteza de 150 gropi pe schimb. Veti planifica si executa acest proiect stiind ca nu puteti  satisface cererea initiala a proiectului? Cu siguranta nu.

Decat sa promiteti ce nu se poate realiza, ganditi-va sa intrebati clientul daca nu-i posibila schimbarea cererii. Poate clientul sa accepte sapatul gropilor in doua zile? Puteti sapa anumite gropi in prima zi si restul mai tarziu?

Uneori credem ca este imposibil sa satisfacem o cerere sau beneficiile potentiale sunt mai mici decat costurile estimate. Discutati cu cei care au facut solicitarea, pot sti mai multe sau poate voi stiti ceva ce ei nu stiu.

Feriti-va de presupuneri cand apreciati valoarea potentiala a proiectului, costul si fezabilitatea. Puteti gandi ca singura cale pentru a muta ferma intr-o saptamana este aceea de a dispune de toti oamenii la munca timp de 12 ore pe zi de luni pana duminica. Totusi seful nu a fost de acord cand ati cerut sa autorizeze ore suplimentare. Puteti concluziona ca fiind imposibila terminarea mutarii in termen dar va bazati concluzia pe informatie neactuala. Singura cale in care veti afla daca seful va autoriza munca suplimentara pentru proiect este sa-l intrebati.

Analiza cost-beneficiu

Analiza cost-beneficiu este evaluarea tuturor costurilor necesare pentru a realiza proiectul, pentru a-l implementa, cu toate cheltuielile care rezulta si toate beneficiile anticipate de la proiect. Vezi capitolul 12 pentru mai multe detalii privind analiza cost-beneficiu.

Exemplu

Unele beneficii anticipate pot fi exprimate in echivalent monetar cum ar fi reducerea costurilor de exploatare sau cresterea veniturilor. Pentru altele, estimarea poate aproxima doar unele aspecte. Daca proiectul urmareste cresterea moralului personalului de exemplu, beneficiile pot fi reducerea migratiei personalului, cresterea productivitatii, reducerea absenteismului, reducerea revendicarilor. In continuare cand estimati beneficiile anticipate, sunteti mai putin increzator daca realizati deja acele beneficii. De exemplu, va puteti astepta la beneficii pentru mai multi ani prin cumpararea unui computer, dar schimbarea tehnologiei poate face ca noul computer sa se uzeze moral intr-un an. Doi factori cheie influenteaza rezultatele analizei cost-beneficiu:

cat de departe in viitor identificam beneficiile;

presupunerile (ipoteze) pe care se bazeaza analiza.

Daca preluati proiectul deja inceput veti dori sa faceti analiza cost-beneficiu sau sa stiti daca cineva a facut-o deja, iar daca a facut-o la ce rezultat specific a ajuns.

2 Faza de planificare sau definire

Cand se stie ce se va realiza si credeti ca este posibil, este nevoie de planul detaliat care descrie cum va actiona managerul de proiect si echipa lui.

Planul include urmatoarele elemente:

privire de ansamblu asupra motivelor proiectului (vezi capitolul 2 pentru detalii);

specificarea rezultatelor la care se va ajunge (vezi capitolul 2 pentru detalii);

lista activitatilor necesare a fi realizate (capitolul 3 ilustreaza cum se identifica toate activitatile necesare proiectului);

rolul managerului si al membrilor echipei (in capitolul 8 se explica cum se descriu rolurile si responsabilitatile);

detalierea desfasuratorului in timp a proiectului (capitolul 4 explica cum se realizeaza acest desfasurator);

personalul necesar, fondurile, echipamentele, facilitatile si informatiile (capitolul 5 arata cum se estimeaza resursele necesare);

ipoteze (capitolul 2 vorbeste despre modul de identificare a ipotezelor).

La acestea se adauga identificarea si descrierea riscurilor si incertitudinilor semnificative (capitolul 10 explica cum se identifica riscurile).

Sugestii

Puneti-va planurile pe hartie; acest lucru ajuta sa clarificati detaliile si reduce posibilitatea sa uitati ceva. Planificarea proiectelor mari poate necesita sute de pagini pe cand planul pentru un proiect mic poate fi realizat in cateva randuri.

Succesul proiectului depinde de claritatea si acuratetea planului si de sentimentul oamenilor ca pot reusi. Experienta acumulata ajuta sa va asigurati asupra realitatii, iar oamenii implicati in realizarea proiectului pot fi sprijiniti pentru a le creaste increderea si responsabilitatea pentru realizare proiectului.

Adesea, presiunile pentru a ajunge la rezultate rapide determina sa se treaca peste planificare direct la realizare, ajunge la activitate imediata, de amploare, dar creste probabilitatea de irosire a resurselor si/sau a timpului sau de a gresi.

Asigurati-va ca planul este revazut si a fost aprobat in scris inainte de a incepe proiectul. Pentru proiecte ce necesita eforturi mici este nevoie doar de un e-mail sau O.K.-ul unui superior dar pentru proiectele mari sunt necesare aprobari formale de la conducerea organizatiei.

3 Faza de organizare (start sau debut) - la treaba!

Pregatirea pentru inceperea lucrarilor la proiect necesita Repartizarea oamenilor pentru rolurile din proiect; identificarea persoanelor ce vor indeplini lucrarle proiectului si negocierea angajamentelor cu acestea pentru a va asigura ca vor fi disponibili sa lucreze in echipa proiectului;

Repartizati sarcinile membrilor echipei, le descrieti sarcinile si stabiliti cum isi coordoneaza eforturile membrii echipei;

Definiti modul cum se vor indeplini sarcinile, decideti dirijarea comunicatiilor, adoptarea deciziilor in proiect si rezolvarea conflictelor;

Definiti necesarul financiar, personalul si sistemul de monitorizare. Decideti care sisteme vor fi folosite pentru a urmari desfasuratorul, informatiile despre personal si cheltuielile financiare;

Comunicati organizatiei informatiile despre proiect; faceti cunoscut oamenilor existenta proiectului, ce va realiza, unde incepe si unde se termina.

Sugestii

Sa presupunem ca nu ati convocat echipa proiectului pana la faza de debut. Prima sarcina este sa revedeti ce au gandit persoanele care au decis fezabilitatea proiectului, ce este posibil si ce s-a dorit pe durata fazei de conceptie, pentru a deveni familiar cu informatia existenta. Daca se uita probleme importante, aduceti-le aminte. Cand cautati argumente pentru a continua proiectul, verificati toate notele de la intalniri, scrisori, mesaje e-mail, rapoarte tehnice si consultati-va cu toate persoanele care sunt implicate in luarea deciziei.

4 Faza de realizare

Ati ajuns sa realizati activitatile proiectului aceasta necesitand urmatoarele elemente (vezi capitolul 9 pentru mai multe detalii):

Realizarea lucrarilor: indeplinirea activitatilor din planul de realizare;

Compararea performantelor realizate cu cele planificate presupune colectarea informatiilor despre rezultate, incadrarea in timp si in resurse, identificarea deviatiilor fata de plan si formularea actiunilor de corectie.

Identificarea problemelor potentiale: orice schimbare a lucrarilor, a desfasuratorului sau a resurselor pentru a realiza proiectul in conformitate cu planul existent sau eventualele schimbari ale planului existent;

Informati pe toata lumea: comunicati oamenilor realizarile privind desfasuratorul, resursele, problemele intalnite si eventuale schimbari de plan.

5 Faza de finalizare sau incheiere

Realizarea sarcinilor repartizate este doar o parte a realizarii proiectului. In plus mai sunt necesare:

aprobarea ordonatorilor privind rezultatul final;

incheierea calculelor proiectului (se aloca timp si bani pentru inchiderea conturile create special pentru proiect);

sprijinirea oamenilor sa isi gaseasca urmatoarele locuri de munca. Atentie, uneori se accepta greu ca echipa se va dizolva!

Se face evaluarea post proiect pentru a recunoaste realizarile proiectului si a discuta lectiile invatate, care pot fi aplicate in viitor (sau se fac note informale despre lectiile invatate si proceduri pentru viitor).

6 Anticiparea celor mai comune greseli

Presiunile incurajeaza la actiune ceea ce se poate dovedi costisitor. In special in proiectele mici, neformalizate, se considera ca nu este nevoie de planuri de organizare si executie. Nu intrati in capcana scurtaturilor aparente:

Sa sariti de la faza de conceptie la executie; aveti o idee iar proiectul este in scurt timp planificat. De ce nu pornim la realizarea sa? Suna bine, dar nu ati definit inca activitatile necesare!

Proiectul a mai fost facut de mai multe ori in trecut, de ce mai trebuie planificat inca o data? Chiar in proiecte similare, unele lucruri pot fi diferite. Se lucreaza cu oameni noi, se foloseste un echipament nou, etc. Se aloca timp pentru a va asigura ca planul se pliaza pe situatia curenta.

Proiectul este diferit fata de ce s-a mai  facut, la ce este buna planificarea? Cand calatorim intr-o zona in care nu am mai fost, deci de ce ar trebui sa folosim harta? Este importanta planificarea pentru proiectele noi pentru ca nimeni nu a mai calcat pe aceasta cale. Planul va fi probabil revizuit in timp, dar pentru echipa este capital imaginea clara a ce se intentioneaza sa se faca.

Omiterea fazei de inceput: presiunea timpului este vinovata de acest lucru. Este nevoie de timp pentru a ajuta echipa sa-si defineasca procedurile si relatiile inainte de a sari la faza de executie.

Trecerea la faza de realizare cand se preia proiectul in faza de debut: planul a fost deja realizat, este necesara revizuirea fazelor de conceptie si de definire? Din doua motive:

identificarea eventualelor probleme peste care s-a trecut;

intelegerea logicii si fezabilitatii planului de realizare.

Indeplinirea partiala a fazei de finalizare: la finalul proiectului, ne grabim la urmatorul. Resursele rare si termenele scurte incurajeaza la acest demers iar un proiect nou este mai provocator decat finalizarea unuia vechi. Nu veti sti niciodata daca proiectul a fost incheiat cu succes daca nu va faceti timp sa constatati ca au fost indeplinite toate cerintele clientilor. Iar daca nu reflectam asupra lectiilor invatate din acest proiect pentru viitoar, se vor face aceleasi greseli si putem esua folosind in proiectele viitoare abordari neadecvate.

7 Ciclul de viata al proiectului

Intr-o lume perfecta ar trebui sa realizam activitatile proiectului intr-o singura faza pentru a trece la urmatorul proiect. Dar lumea nu-i perfecta, trebuie sa intocmim planul proiectului (in faza de definire) inainte de a ne pregati de lucrul (in faza de debut) iar dupa terminarea acestor faze, nu vrem sa ne intoarcem la ele. Succesul proiectului necesita o abordare flexibila, adaptata situatiei reale.

Putem fi in situatia de a lucra la doua (sau mai multe) faze concomitent, sperand sa ne incadram in termene. Lucrand la o faza inainte de a termina faza curenta creste riscul de a intarzia termenele si a consuma mai multe resurse. Putem actiona asa dar oamenii trebuie sa inteleaga riscurile si accepta costurile asociate (vezi in capitolul 10 pentru modul de apreciere si control al riscurilor).

Adesea lucrurile se schimba si invatam din mers. Chiar cand fezabilitatea este apreciata corect, planurile sunt detaliate, uneori aflam ca nu putem ajunge unde ne-am propus. Astfel, este nevoie sa revenim la ultima faza a proiectului, sa o regandim integrand noile informatii. Aprecierile despre fezabilitate si beneficiile relative au fost solide iar planurile au fost detaliate si realiste. Totusi, pe durata proiectului, unii oameni cheie parasesc organizatia sau este dezvoltata o noua tehnologie, mai potrivita a fi folosita daca ar fi fost prevazuta in planurile initiale. Ignorarea acestor oportunitati poate pereclita serios succesul proiectului.