Elaborarea deciziei in institutiile publice

ELABORAREA DECIZIEI IN INSTITUTIILE PUBLICE

1. INTRODUCERE

Atunci cand apare o problema este necesar sa fie analizate toate variantele de rezolvare ale acesteia. Suntem in situatia de luare a unei decizii. Pentru fiecare varianta sunt analizate punctele tari si punctele slabe, resursele alocate, timpul necesar, riscurile. Alegerea unei variante dintre multele optiuni posibile in urma combinarii factorilor de mai sus inseamna luarea unei decizii.

In teoriile manageriale apar in general patru functii ale unui manager:

• Functia de planificare (pe termen scurt sau pe termen lung);
• Functia de organizare si conducere efectiva;
• Functia de control a activitatii depuse pentru atingerea obiectivelor fixate;
• Luarea deciziilor.

Functiile enumerate mai sus se exercita in conditii de timp limitat, de stres si presiune.

Decizia este un proces de schimbare a realitatii, a resurselor naturale, financiare si umane de care dispune unitatea, de alegeri rationale dintre alternative.

In elaborarea deciziei trebuie sa avem in vedere:

• actiunea;
• un rezultat unic cuantificabil;
• un interval de timp
• investitia maxima pentru atingerea scopului

2. DEFINITIA DECIZIEI

Putem defini decizia astfel: un act social, deliberat, al unei persoane sau al unui grup de persoane, prin care se stabilesc scopul si obiectivele unei actiuni, directiile si modalitatile de realizare a acesteia, toate determinate in functie de o anumita necesitate, pe baza unui proces de informare, reflectie si evaluare a mijloacelor si a consecintelor desfasurarii actiunii respective.

3. CONDITIILE ELABORARII DECIZIILOR

Luarea unei decizii necesita anumite conditii:

• trebuie sa existe unul sau mai multe obiective care trebuie atinse;
• mai multe alternative de actiune trebuie sa fie la indemana managerului;
• factorii limitativi economici (bani, timp, munca), sa fie inclusi in planul decizional;
• fundamentarea stiintifica a deciziei;
• dublarea autoritatii formale de adoptare a deciziei de catre consiliul imputernicitilor statului
• unitate de decizie si actiune;
• incadrarea in perioada decizionala optima;
• formulare clara.

4. TIPURI DE DECIZII

Din punct de vedere al continutului functional, deciziile sunt:

• Decizii de planificare;
• Decizii organizationale;
• Decizii de conducere;
• Decizii de stimulare (a angajatilor, de exemplu);
• Decizii de control.

Dupa nivelul de elaborare a deciziilor :

• Decizii strategice. Sunt deciziile care stabilesc orientarile de perspectiva; ele se iau in colectiv, vizeaza ansamblul activitatii economice a societatii comerciale.
• Decizii tactice. Acestea se iau pentru o perioada mai mica de un an si
  vizeaza o activitate sau o subactivitate a societatii comerciale.
• Decizii operationale. Sunt decizii repetative, de rutina si se refera la perioade scurte, care vizeaza indeplinirea obiectivelor specifice si individuale.

In functie de certitudinea atingerii obiectivelor, deciziile pot fi:

• Decizii certe
• Decizii incerte
• Decizii de risc

In raport cu sfera de cuprindere a decidentului deciziile se clasifica astfel:

• Decizii individuale. Ele sunt adoptate de catre un singur cadru de conducere.
• Decizii colective - adoptate in grup.

ETAPELE DECIZIEI MANAGERIALE

Elaborarea deciziei manageriale presupune mai multe etape:

• definirea problemei, a domeniului de activitate in care ea a aparut;
• identificarea elementelor necesare pentru solutionare;
• idei privind posibilele solutii (care sa vina inclusiv din partea angajatilor);
• adoptarea celei mai bune solutii (pentru aceasta, este de recomandat organizarea de grupuri de discutie).

5. DECIZIA ADMINISTRATIVA

A) Definitia deciziei administrative

Decizia administrativa poate fi definita ca un proces complex de alegere a unei variante decizionale din mai multe posibile, in vederea realizarii unui obiectiv al administratiei publice si care influenteaza activitatea a cel putin unei alte persoane din sistem, a sistemului administrativ in ansamblul lui sau a societatii, in general.

B) Particularitati ale deciziei administrative :

• Rezulta din colaborarea a diferitelor persoane din compartimente diferite;
• Exista un volum mare de munca;
• Avizarea o fac(e) una sau doua persoane;
• Responsabilitatea apartine mai multor persoane - titulare ale unor functii publice;
• Presupune derularea unui proces in mai multe etape.

C) Cerinte ale deciziei administrative

Orice decizie administrativa trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

• sa fie fundamentata stiintific;
• sa aiba un caracter realist;
• sa intervina in timp util;
• sa fie integrata in ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior;
• sa fie oportuna.

Avand in vedere ca organele si institutiile de la nivel local cunosc cel mai bine nevoile comunitatii este necesar ca acestea sa adopte deciziile in legatura cu solutionarea problemelor locale. Este necesar ca functionarii publici din administratia centrala, respectiv din institutii locale sa aiba o viziune sistemica, asupra realitatilor din sistemul administrativ si o capacitate ridicata de analiza si sinteza a informatiilor provenite de la administratia locala si/sau de la cetateni.

Rezolvarea situatiilor din unitatea administrativ-teritoriala prin decizii ale organelor administrative centrale, ierarhic superioare, comporta riscul unor solutii neadecvate, datorita cunoasterii, nu totdeauna suficiente de catre acele organe, a problemelor care privesc colectivitatile locale.

Ierarhizarea din sistemul administrativ impune executarea deciziilor, luate de organele de la nivelurile superioare, de catre organele de la nivelurile inferioare. Este important ca rezolvarea problemelor de interes pentru comunitatile locale sa se faca din initiativa administratiei locale.

D) Tipuri de decizii administrative

Exista mai multe tipuri de clasificari ale  deciziilor administrative:

• Dupa situatia concreta la care se refera:
• Decizii normative, care se fundamenteaza in situatiile cu caracter de generalitate si se regasesc in continutul diferitelor acte normative integrate in cadrul general al managementului public;
• Decizii individuale, care se fundamenteaza in situatii concrete, particulare de catre functionari publici care au competente decizionale in acest sens.
• Dupa nivelul ierarhic pe care se afla decidentul:
• Decizii de nivel superior, fundamentate de catre presedinte, parlament, guvern;
• Decizii de nivel mediu, fundamentate de regula de institutiile administrative situate pe nivelul mediu al managementului;
• Decizii de nivel inferior, fundamentate in institutiile publice de functionari publici ai institutiilor si autoritatilor administratiei locale situate pe nivelurile inferioare ale structurilor organizatorice din administratia centrala si locala.
• Dupa orizontul de timp la care se refera:
• Decizii administrative pe termen nelimitat (deciziile fundamentate la nivel de parlament si guvern care imbraca forma decretelor, legilor, ordonantelor de urgenta etc.)
• Decizii administrative pe termen lung, (fundamentate la nivelul administratiei centrale si locale).
• Decizii administrative pe termen mediu, (fundamentate la nivel de guvern, dar si la nivelul administratiei locale).
• Decizii curente, (fundamentate la toate nivelurile sistemului administrativ si care vizeaza orizonturi scurte de timp).
• Dupa frecventa adoptarii:
• Decizii periodice, adoptate la anumite intervale de timp, regulate, de catre organele administratiei de stat. Decizii aleatorii, care se adopta la intervale neregulate de timp,
• Decizii unice, care au un caracter exceptional, nerepetandu-se intr-un viitor previzibil.
• Dupa amploarea sferei decizionale a decidentului:
• Decizii integrale, care se adopta din initiativa decidentului, un posibil reprezentant al administratiei locale, fara a fi necesar avizul unor functionari publici de pe nivelul ierarhic superior, respectiv administratia centrala.
• Decizii avizate, a caror aprobare si aplicare sunt conditionate de avizarea de catre functionarii publici de pe nivelul ierarhic superior. Se adopta in mod expres la nivelul administratiei locale, si la nivelurile medii ale structurii sistemului administrativ.
• Dupa numarul persoanelor participante la procesul de fundamentare:
• Decizii de grup, care se fundamenteaza atat la nivelul central, cat si local al administratiei, la elaborarea acestora participa mai multe persoane reunite in birouri, comisii sau consilii, ministere, guvern, parlament.
• Decizii individuale sunt fundamentate cu precadere la nivelul administratiei locale.
• Din punct de vedere al continutului si al modificarilor pe care le aduc in ordinea juridica se disting:
• Decizii generale, ce cuprind reglementari, care contribuie la stabilirea unui cadru juridic corespunzator desfasurarii proceselor de management si de executie din institutiile publice.
• Decizii specifice, care statueaza o persoana, un functionar public nominal desemnat pentru a se implica in procesul de realizare a obiectivelor compartimentului si/sau institutiei publice in ansamblu.
• Decizii determinate de cererea de servicii publice. Acestea creeaza, in beneficiul particularilor, drepturi si facilitati, de exemplu decizia de eliberare a autorizatiilor administrative.
• Decizii determinate de schimbarile in structura unei institutii publice si care confera functionarilor publici un statut in care coexista drepturi si obligatii. De exemplu, numirea functionarilor publici.
• Din punct de vedere al competentei decidentului:
• Decizii executorii, care au caracter practic si sunt fundamentate numai de autoritatile administrative.
• Decizii de administrare, care au caracter teoretic pentru ca urmaresc procesul de management, prin desfasurarea unor activitati de planificare, organizare, coordonare, gestionare, control si prin modul de aplicare a continutului deciziilor in procesul de realizare a obiectivelor managementului public. (A. Andronicescu, 1994)

E) Fundamentarea deciziei administrative

Orice decizie administrativa este dependenta de sistemul legislativ in vigoare. Calitatea deciziei depinde de respectarea legilor si de cunoasterea corecta a acestora de catre functionarii publici.

Fundamentarea juridica a deciziilor administrative constituie o conditie hotaratoare pentru aplicarea lor.

Decizia administrativa este rezultatul unei stranse colaborari intre diferitele compartimente din cadrul unui organ al administratiei de stat, intre organe diferite ale administratiei de stat sau, intre organe ale administratiei de stat, pe de o parte, alte organe de stat, organizatii nestatale, cetateni, pe de alta parte. (vezi figura de mai jos)

In situatii urgente este posibil ca adoptarea unei decizii sa se faca de o singura persoana.

Putem delimita doua categorii de participanti la fundamentarea si adoptarea deciziilor administrative, in functie de:

• Modul de implicare;
• Nivelul administrativ - pozitia in structura organizatorica.
• Dupa modul de implicare in procesul decizional sunt:
• Functionarii publici implicati direct;
• Functionarii publici implicati indirect;
• Cetatenii consultati si/sau specialisti implicati direct si/sau indirect.

Functionarii publici se pot afla in trei contexte:

• de decizie;
• de consultanta;
• de decizie,

In raport cu situatia in care se afla, gradul de raspundere este diferit. Pentru luarea unor decizii optime este necesara consultarea cetatenilor din comunitatile interesate.

• In functie de nivelul administrativ pe care se situeaza in structura, functionarii publici pot fi grupati in doua categorii:
• functionari publici din administratia centrala;
• functionari publici din administratia locala.

O prima categorie o formeaza conducatorii organelor respective, precum si alte persoane care detin functii de conducere in structura de la acest nivel. (persoanele cu drept de decizie, care adopta efectiv deciziile administrative)

Adaptarea deciziilor administrative este dependenta si de participarea cetatenilor:

• in organele de conducere colectiva;
• cu sugestii si propuneri pentru rezolvarea problemelor comunitatii.

Procesul de fundamentare a deciziei administrative este complex si presupune derularea a opt etape succesive in care sunt implicate mai multe persoane:

• initiere decizie;
• definire obiectiv decizional;
• documentarea;
• selectare / analiza informatiei;
• conturarea si analiza alternativelor decizionale;
• adoptare decizie;
• urmarire aplicare decizie;
• formulare concluzii.

F) Abordarea manageriala a procesului decizional

Fundamentarea deciziilor rationale inseamna:

• permanenta rationalizare;
• eficienta si eficacitate - ca reguli;
• sistem coerent de corelatii;
• alternative decizionale reduse;
• considerarea ierarhiei;
• atragerea unor persoane cu anumite calitati si aptitudini;
• stimulare, formare cultura, organizatie publica; etc.

Limitele de competenta ale functionarilor publici sunt dependente de pozitia in ierarhie.

Autoritatea jurisdictionala si autoritatea manageriala, sunt limitate de specializarea institutiilor publice, respectiv de ierarhia acestora.

Indeplinirea sarcinilor si realizarea obiectivelor impun cresterea competentei functionarilor publici.

G) Modelul rational - comprehensiv

Pornind de la necesitatea realizarii unor decizii eficiente si a unei rationalitati maxime intr-o institutie publica, a fost conceput modelul rational- comprehensiv caracterizat prin:

• Derulare proces decizional in etape:     
• Determinarea obiectivelor
• Formularea alternative decizionale
• Alegerea alternativei maxime
• Maximizare eficienta / eficacitate;
• Criterii de baza : eficienta - eficacitate - rationalitate;
• Specializare accentuata a functionarilor implicati;
• Costul total; etc.

H) Abordarea politica a procesului decizional

Caracteristici:

• Considerarea obiectivelor politicii;
• Existenta coalitiei politice;
• Existenta pachetelor de probleme;
• Considerare cost;
• Derulare in etape:
• redefinirea obiectivelor si modalitatilor de realizare,
• obtinere consens,
• fundamentarea deciziei acceptabile.

Intr-o societate cu politica pluralista obiectivele politicii din administratia publica sunt generale contribuind la operationalizarea programelor administrative.

Modelul cresterii stabileste trei etape pentru elaborarea deciziilor administrative:

• definirea telurilor, a obiectivelor si a modalitatilor de realizare a acestora.
• ajungerea la un consens.
• fundamentarea unei decizii satisfacatoare, acceptabile.

I) Abordarea legala a procesului decizional

Abordarea legala privind fundamentarea deciziilor administrative impune luarea in considerare a interesului public pe termen (crearea unui pachet de legi care sa permita cunoasterea si satisfacerea interesului public).

Caracteristici:

• Procedura speciala de adjudecare;
• Identificarea factorilor situationali;
• Considerarea intereselor partidelor din Opozitie;
• Corelarea intereselor politice cu legislatia;
• Orientarea catre satisfacerea interesului politic;
• Considerarea interesului public pe termen lung;
• Crearea pachetelor de legi; etc.

6. METODE SI TEHNICI UTILIZATE IN MANAGEMENTUL PUBLIC

In functie de obiectivele urmarite, metodele aplicabile in administratia de stat se pot grupa in trei categorii:

A) Metode de executare

Pentru a motiva functionarii publici si cetatenii, statul poate acorda recompense materiale pentru realizari deosebite in propria activitate cu ajutorul unor sisteme de indicatori pentru sensibilizarea angajatilor institutiilor publice fata de realizarea intereselor publice generale.

Pentru determinarea cetatenilor sa respecte si sa execute deciziile administrative, statele democratice pot oferi conditii: politice, juridice, economice, sociale, in concordanta cu normele statului de drept (metoda cointeresarii si convingerii) sau metoda constrangerii cand este cazul. In prezentarea politicilor economice si sociale sunt necesare campaniile de informare.

B) Metodele de organizare si functionare

Consideram ca este util sa facem o prezentare sumara a cinci metode de organizare folosite in administratia de stat:

• metoda organizarii rationale a activitatilor administrative;
• metoda sedintei;
• metoda conducerii eficiente;
• metoda valorificarii experientei in munca;
• metoda structurarii corespunzatoare a programului functionarilor publici.

Mentionam ca metoda sedintei se foloseste si la nivelul administratiei locale ori de cate ori este necesar (durata sedintei poate varia de la 15 minute la 2-4 ore in raport de problemele dezbatute; numarul participantilor depinde de metoda utilizata si tipul deciziilor adoptate).

Calitatea deciziilor depinde de acuratetea utilizarii metodelor. Pentru desfasurarea unor activitati eficiente de catre administratorii publici acestia trebuie sa cunoasca foarte bine:

• activitatea pe care o desfasoara;
• realitatea sociala;
• interesele sociale;
• legile specifice;
• oamenii cu care colaboreaza.

Metoda structurarii programului functionarilor publici conduce la sporirea eficacitatii muncii lor prin :

• confort,
• climat organizational deschis,
• dotare tehnica adecvata,
• etc.

C) Metodele de cercetare

Impun analiza - diagnostic prin :

• documentare / investigare domeniu care e abordat,
• analiza cauzala date / informatii folosindu-se diagrama cauza-efect,
• identificare deficiente si aspecte pozitive,
• formulare propuneri de perfectionare.