Calitatea si evolutia sistemului asigurarii calitatii serviciilor
Pentru servicii, liniile directoare ale unui sistem al calitatii sunt stabilite in standardul ISO 9004-2.
Standardul mentionat imparte caracteristicile serviciului in doua categorii:
. observabile
. susceptibile de a fi evaluate de catre client
"O caracteristica a unui serviciu poate fi cantitativa (masurabila) sau calitativa (comparabila) in functie de modul in care aceasta este evaluata si dupa cum evaluarea este efectuata de catre organizatia prestatoare de servicii sau de catre client " SR-ISO-9004-2.
Tabel nr. 3 - Componentele sistemelor calitatii in servicii
Nr. curent Componentele sistemelor calitatii in servicii
1. Managementul aspectelor sociale ale serviciului
2. Considerarea interactiunilor umane ca un element important al calitatii serviciului.
3. Acordarea importantei convenite asupra realizarii, culturii si imaginii de marca a organismelor de servicii.
4. Motivarea personalului si ridicarea capacitatii acestuia de a raspunde asteptarilor clientului.
Exigentele unui serviciu trebuie definite in mod clar, in termenii unor caracteristici observabile si susceptibile a fi evaluate de catre client.
Acelasi lucru se aplica si pentru procesele de prestare de servicii, care trebuie, de asemenea definite in termenii unor caracteristici ce influenteaza direct executarea serviciului cu toate ca asemenea caracteristici nu sunt totdeauna observabile si susceptibile.
O caracteristica a serviciului sau a prestarii acestuia poate fi cantitativa (masurabila) sau calitativa (susceptibila de comparatie) in functie de felul in care ea e evaluata si de cel care efectueaza evaluarea (furnizorul clientului sau clientul).
In cea mai mare parte din cazuri controlul caracteristicilor serviciului si pastrarii serviciilor nu pot fi obtinute decat stapanind procedeul care furnizeaza serviciul.
Masura si controlul rezultatelor procedeului sunt esentiale pentru obtinerea si mentinerea calitatii cerute a serviciului.
De regula, nu este posibil sa se recurga la o inspectie finala pentru a influenta calitatea serviciului in contact cu clientul cu toate ca o actiune corectiva e uneori posibila pe durata prestarii serviciului.
Prestarea serviciului poate varia intre o automatizare puternica (transmiterea unui document prin telefax) pana la o personalizare puternica (punerea unui diagnostic medical).
Cu cat procedeul e mai usor de definit cu atat oportunitatea de a aplica principiile de structurare si disciplina ale unui sistem de asigurare a calitatii sunt mai mari.
In cazul instituirii unui sistem al calitatii in domeniul serviciilor, clientul constituie punctul de convergenta al tuturor actiunilor preconizate.
Din aceasta cauza, e recomandabil sa se puna la punct si sa consemneze in scris politica asupra calitatii.
Tabel nr. 4 - Coordonatele politicii calitatii
Nr. curent Coordonatele politicii calitatii
1. Nivelul serviciului care trebuie furnizat
2. Imaginea si renumele furnizorului de servicii
3. Obiectivele calitatii serviciului
4. Modul de lucru pentru atingerea obiectivelor calitatii
5. Rolul personalului insarcinat cu punerea in aplicare a politicii referitoare la calitate.
Directiunea furnizorului de servicii trebuie sa se asigure ca informatiile politicii referitoare la calitate sunt difuzate, ca aceasta politica e inteleasa, pusa in aplicare si mentinuta.
Obiectivele care se degaja dintr-o corecta politica referitoare la calitate trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele aspecte:
. Satisfactia clientului in legatura cu calitatea serviciului
. Masura in care activitatile de servicii tin seama de protectia mediului inconjurator si a societatii in general
. Eficacitatea furnizarii/prestarii serviciilor.
In legatura cu resursele pe care sistemul calitatii se bazeaza, se constata ca in domeniul serviciilor, personalul constituie principala resursa.
Motivarea personalului devine in asemenea imprejurari un element vital.
Pentru a stimula in asemenea momente motivatia personalului, evolutia sa, facultatea sa de comunicare si de actiune, conducerea trebuie sa actioneze astfel:
. Sa selectioneze personalul in functie de aptitudinea de a raspunde criteriilor din descrierea postului avut in vedere
. Sa ofere fiecarui om din cadrul organismului posibilitatea de a se realiza gratie unor metode de lucru coerente si creative, oferind posibilitati largi de participare
. Sa furnizeze conditiile de lucru care sa stimuleze excelenta si relatiile stabile de lucru
. Sa se asigure de buna intelegere a serviciilor de indeplinit, a obiectivelor de atins si a modului in care ele afecteaza calitatea
. Sa verifice ca tot personalul se simte implicat si ca are o influenta asupra calitatii serviciului furnizat clientilor
. Sa recunoasca si sa acorde consideratia potrivita oricarei actiuni care contribuie la imbunatatirea calitatii
. Sa evalueze periodic factorii care contribuie la stimularea personalului in a realiza calitatea serviciului
. Sa puna in aplicare planul de evolutie profesionala pentru tot personalul organismului furnizor de servicii.
Lucrul in echipa, de exemplu in cadrul cercurilor calitatii, poate fi un mijloc eficient de imbunatatire a comunicarii intre membrii personalului si de favorizare a unei atitudini cooperante si participative in rezolvarea problemelor.
