Aplicatie practica privind executarea unei misiuni de audit public intern de sistem si regularitate la o entitate publica

APLICATIE PRACTICA PRIVIND EXECUTAREA UNEI MISIUNI DE AUDIT PUBLIC INTERN DE SISTEM SI REGULARITATE LA O ENTITATE PUBLICA

1 Prezentarea actiunii de audit public intern la institutia X

Auditul de sistem reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora. Auditul intern s-a dezvoltat, in evolutia sa fireasca, pe auditul de regularitate (conformitate), in mod traditional auditorul verificand daca regulile si procedurile sunt bine aplicate, daca se respecta organigramele, sistemele de informare etc.

Auditul de regularitate are ca scop compararea realitatii cu sistemul de referinta propus.

Dimensiunea entitatii este deosebit de importanta in alegerea numarului de auditori interni care sa raspunda necesitatilor entitatii. In cazul nostru, vorbim despre o institutie publica de dimensiuni relativ mari, al carei conducator este ordonator secundar de credite, subordonata ierarhic unui minister la nivelul caruia activitatea de audit intern a fost organizata prin constituirea unei structuri centrale specializate unice, Directia Audit Intern, cu sectiile subordonate. Directia Audit Intern se subordoneaza nemijlocit ministrului si isi exercita atributiile in conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, Normelor privind exercitarea activitatii de audit public intern in ministerul respectiv, precum si actelor normative specifice in vigoare.

Unitatea auditata prezinta particularitati ale tipului de finantare si organizare, avand o larga paleta de atributii si responsabilitati, asigurand din punct de vedere material un numar important de structuri centrale ale ministerului si desfasurand activitati cu finantare de la bugetul de stat, finantantare din venituri proprii si subventii, finantare din venituri proprii.

Obiectivele fundamentale ale auditului public intern in ministerul caruia ii apartine institutia auditata sunt:

asigurarea obiectiva si consilierea conducerii ministerului si structurilor auditate pentru imbunatatirea calitatii sistemelor si activitatilor desfasurate;

sprijinirea indeplinirii obiectivului ministerului si structurilor subordonate printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii.

2 Studiu de caz privind Raportul de audit public intern de sistem si regularitate la institutia X

Structura auditata Entitatea publica X

Tipul de audit: audit de sistem si de regularitate

Baza legala a misiunii

Legea 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare

Planul de audit public intern pe anul 2007 si Planificarea misiunilor de audit public intern ale Sectiei Audit Intern in luna iunie 2007;

A.P.I.-1 "Norme privind exercitarea activitatii de audit public intern in ministerul . " aprobate prin Ordinul ministrului . nr. M 87/2003, modificat si completat prin Ordinul ministrului . nr. M 93/2004;

Ordinul de serviciu seria DC nr. 0351101 emis la data de 01.02007 de directorul Directiei Audit Intern    .

Echipa de audit public intern: este constituita din auditori din cadrul Directiei Audit Intern a , astfel:

Durata actiunii de audit

Perioada auditata

Scopul misiunii de audit: evaluarea si imbunatatirea sistemelor si activitatilor Entitatii Publice X, cresterea eficacitatii si eficientei acestora, precum si a managementului economico-financiar.

Modul de desfasurare a misiunii de audit public intern: sondaj si documentare.

2.2. OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT

Obiectivele de audit prevazute si tratate in prezentul raport coincid cu cele inscrise in notificarea transmisa unitatii anexata la ordinul de serviciu si vizeaza:

asigurarea obiectiva si consilierea structurii de conducere, in vederea imbunatatirii sistemelor si activitatilor pe care aceasta le gestioneaza;

sprijinirea structurii in indeplinirea obiectivelor stabilite, printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii.

2.3. METODOLOGIA UTILIZATA

Tehnicile si instrumentele de audit public intern utilizate pentru atingerea obiectivelor misiunii sunt cele prevazute in Anexa nr. 13 din A.P.I.-1 "Norme privind exercitarea activitatii de audit public intern in Entitatea publica", astfel:

2.3.1. Principalele tehnici de audit intern utilizate:

Verificarea, in scopul asigurarii validarii, confirmarii si acuratetei documentelor si declaratiilor, precum si concordantei acestora cu legile si regulamentele aplicabile.

Comparatia unor documente si informatii din doua sau mai multe surse;

Examinarea, prin urmarirea in special a detectarii erorilor si iregularitatilor;

Recalcularea unor documente prezentate, din punct de vedere al calculelor matematice; Confirmarea informatiilor si documentelor justificative din mai multe surse independente, inclusiv prin obtinerea unor explicatii verbale din partea persoanelor responsabile;

Punerea de acord a doua categorii diferite de inregistrari, operatiuni sau documente.

Garantarea, respectiv verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate, prin examinarea documentelor de la articolul inregistrat spre documentele justificative;

Urmarirea, respectiv verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul inregistrat.

Observarea fizica, prin care membrii echipei de audit si-au format o parere proprie in legatura cu obiectivele auditate.

Intervievarea persoanelor cu atributii in domeniile care au facut obiectul misiunii de audit, de la care s-au obtinut explicatii verbale, acestea fiind validate prin documentele solicitate de membrii echipei de audit si puse la dispozitie de conducerea institutiei auditate.

Analiza obiectivelor misiunii s-a facut prin descompunerea acestora in elemente distincte, in scopul identificarii, cuantificarii si masurarii.

2.3.2 Principalele instrumente de audit intern utilizate:

Chestionarul de luare la cunostinta, cuprinzand intrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea institutiei auditate;

Chestionarul de control intern, utilizat in activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestora;

Chestionarul lista de verificare, utilizat pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare domeniu auditabil;

Fisa de identificare si analiza a problemelor, intocmita pentru fiecare disfunctie constatata.

2. CONSTATARILE SI RECOMANDARILE AUDITULUI

In conformitate cu reglementarile interne ale Ministerului Entitatii Publice, Entitatea Publica X are aprobat ca domeniu de competenta asigurarea logistica, principalele atributii fiind:

asigurarea aprovizionarii, depozitarii si distributiei echipamentului ;

asigurarea administrativa si intretinerea spatiilor din constructiile atribuite in responsabilitate.

Asa cum rezulta din documentul de infiintare a Entitatii X , prin restructurarea propusa s-au realizat obiectivele stabilite in Strategia de transformare a Entitatii Publice pentru remodelarea structurilor de suport logistic, in concordanta cu cerintele structurilor pe care le deservesc, realizandu-se astfel degrevarea completa a entitatilor active de sarcini administrative.

Prin misiunile si responsabilitatile deosebit de complexe pe care le are, indeosebi in urma reorganizarii din anul curent, Entitatea Publica X este o structura unicat in Ministerului Entitatii Publice, care gestioneaza resurse materiale si umane semnificative, avand in organica sau in subordine numeroase unitati, cu o dispersie teritoriala foarte mare.

De asemenea, structura auditata are, in opinia noastra, o importanta deosebita in cadrul ministerului, prin paleta larga de responsabilitati si competente.

Prezentam in continuare constatarile si recomandarile auditului structurate conform obiectivelor prevazute in mandatul misiunii. Detalii privind disfunctiile si deficientele constatate sunt cuprinse in Fisele de Identificare si Analiza a Problemei, denumite in continuare FIAP, care sunt anexate la prezentul raport si fac parte integranta din acesta.

2.1. ANGAJAMENTELE BUGETARE SI LEGALE DIN CARE DERIVA DIRECT SAU INDIRECT OBLIGATII DE PLATA

Problema 1: Organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale (FIAP nr. A/1)

Constatari:

Contabilitatea analitica a angajamentelor legale se tine in cadrul Sectiei Financiar-Contabile pe titluri, articole si alineate in cadrul fiecarui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat, insa nu in toate situatiile s-a urmarit actualizarea angajamentelor legale, astfel incat sa fie asigurat controlul angajarii si utilizarii creditelor numai in scopurile pentru care au fost aprobate.

La finele anului, nu a fost inregistrat in creditul contului 960 'Angajamente legale' totalul platilor efectuate in cursul anului in contul angajamentelor legale incheiate, prin preluarea totalului platilor efectuate in contul angajamentelor legale din contul 700 'Finantarea bugetara privind anul curent', astfel incat soldul contului la finele anului sa reprezinte totalul angajamentelor neachitate.

Cauze:

a) persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv nu a supravegheat actualizarea evidentei angajamentelor legale;

b) pe parcursul anului nu s-a urmarit ca platile de casa sa fie efectuate in limita fiecarui angajament legal incheiat.

Consecinte:

Evidenta angajamentelor legale nu furnizeaza informatii in orice moment si pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exercitiul bugetar curent cu privire la platile efectuate in contul fiecarui angajament legal aprobat de ordonatorul de credite.

Recomandari si solutii propuse:

Organizarea evidentei angajamentelor legale astfel incat sa fie asigurata angajarea si utilizarea creditelor numai in scopurile pentru care au fost aprobate.

Problema 2: Respectarea prevederilor legale cu privire la organizarea si tinerea evidentei contabile pentru operatiunile cuprinse in sfera de aplicare a taxei pe valoare adaugata (FIAP nr. A/2)

Constatari:

Pentru activitatile economice de natura prestarilor de servicii desfasurate , Entitatea Publica X este inregistrata ca platitor de taxa pe valoarea adaugata, in conformitate cu prevederile Legii 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.

Potrivit prevederilor legale in vigoare, orice persoana impozabila inregistrata ca platitor de taxa pe valoarea adaugata are dreptul de deducere a taxei pe valoarea adaugata aferenta bunurilor care i-au fost livrate sau urmeaza sa ii fie livrate, si pentru prestarile de servicii care i-au fost prestate ori urmeaza sa ii fie prestate de o alta persoana impozabila, daca bunurile si serviciile achizitionate sunt destinate utilizarii in folosul operatiunilor sale taxabile.

In perioada auditata au fost realizate venituri in suma de 1.000.000 lei, taxa pe valoarea adaugata aferenta serviciilor prestate, fiind de 159.664 lei, insa nu a fost exercitat dreptul de deducere al taxei pe valoarea adaugata, aceasta virandu-se integral la bugetul statului.

Cauze:

Nu au fost respectate in totalitate prevederile art. 156 din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, cu privire la obligatia din punct de vedere al evidentei operatiunilor impozabile a persoanelor impozabile, inregistrate ca platitori de taxa pe valoarea adaugata sa tina evidenta contabila astfel incat sa poata determina taxa pe valoarea adaugata deductibila aferenta achizitiilor.

Achizitiile de bunuri si servicii destinate exclusiv realizarii de operatiuni care dau drept de deducere, inclusiv de investitii destinate realizarii de astfel de operatiuni, nu au fost inscrise intr-un jurnal pentru cumparari, intocmit separat pentru aceste operatiuni, astfel incat sa poata fi determinata taxa pe valoarea adaugata deductibila aferenta.

Consecinte:

Taxa pe valoarea adaugata datorata bugetului de stat ar fi putut fi diminuata cu valoarea taxei pe valoare adaugata deductibila aferenta bunurilor si serviciilor achizitionate, unitatea auditata avand astfel posibilitatea de a utiliza resurse suplimentare pentru finantarea unor activitati.

Recomandari si solutii propuse:

Organizarea si tinerea evidentei contabile potrivit legii, astfel incat sa poata fi determinata baza de impozitare si taxa pe valoarea adaugata colectata pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii efectuate, precum si cea deductibila aferenta achizitiilor.

Problema 3: Disfunctii privind acordarea unor drepturi banesti personalului entitatii (FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si A/9)

Constatari:

In urma verificarilor efectuate asupra modului de stabilire si plata a unor categorii de drepturi banesti personalului entitatii auditate, au fost constatate urmatoarele disfunctii:

stabilirea incorecta a salariilor de baza pentru functiile indeplinite pana in momentul primei reincadrari , pentru doi functionari publici ;

acordarea eronata a sporului de vechime corespunzator vechimii in munca pentru trei functionari publici;

plata eronata a indemnizatiei de conducere pentru un functionar public care nu este incadrat pe functie de conducere;

Cauze:

a) neaplicarea intocmai a prevederilor legale pentru stabilirea coeficientilor de ierarhizare pentru unele functii din structurile Entitatii ale caror state de functii intra in vigoare in perioada 2005-2006, cu modificarile si completarile ulterioare si a prevederilor art. 2 din Anexa la Dispozitia conducatorului Entitatii nr. 11/02.10.2006 - Metodologie privind aplicarea unitara a unor prevederi ale acestora ;

b) aplicarea, apreciem eronata, a prevederilor art. 11, 12 si 44 din Legea 251/2001 cu privire la salarizarea si alte drepturi ale personalului din institutiile publice ;

Consecinte:

Calculul si plata eronata a drepturilor salariale pentru functionarii publici mentionati in FIAP si riscul existentei unor situatii similare pentru alte categorii de personal, pentru care nu au putut fi consultate pe timpul misiunii de audit documentele de evidenta personala (carti de munca, fise de evidenta etc.);

Recomandari si solutii propuse:

a) dispunerea masurilor legale ce se impun pentru rectificarea prin ordin de zi pe unitate a disfunctiilor constatate, acordarea sumelor cuvenite si neacordate, respectiv pentru recuperarea sumelor acordate necorespunzator personalului mentionat in FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si A/9

b) verificarea existentei unor spete similare celor constatate in FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si A/9.

Problema 4: Fundamentarea Programului anual al achizitiilor publice pe anul 2007 (FIAP nr. A/10 si E/15)

Constatari:

La nivelul structurii auditate nu este implementata o procedura formalizata de colectare, verificare si centralizare a necesarului de aprovizionat pentru entitatile aflate in asigurare.

Astfel, pentru anul 2007, necesarele de aprovizionat au fost inaintate Biroului Plan, Achizitii si Contracte, fiind preluate, centralizate si inscrise in Programul anual al achizitiilor publice, fara ca datele din aceste cereri sa fie verificate si validate de catre sefii structurilor de specialitate.

De asemenea, situatiile inaintate de structurile aflate in asigurare nu cuprind baze de calcul si nu ofera elemente suficiente sefilor structurilor de specialitate ( drepturi conform normelor, existent) pentru verificarea corectudinii cererilor intocmite.

Pe de alta parte, structura de logistica a Entitatii Publice X nu tine evidenta statistica la principalele grupe de bunuri materiale existente in cele 53 de structuri din asigurare, cu toate ca emite ordine de distributie pentru miscarea unor categorii de bunuri intre unitati, pentru acoperirea unor necesitati stringente, in baza unor informatii obtinute telefonic la momentul respectiv.

In ceea ce priveste intocmirea programului referitor la partea de lucrari, nu s-a executat controlul periodic al cladirilor, constructiilor speciale, instalatiilor aferente acestora, amenajarilor si imprejmuirilor din constructiile aflate in evidenta contabila si administrarea Entitatii Publice X, anual si ori de cate ori situatia o impune, obligatoriu inaintea datei cand se planifica fondurile pentru anul urmator. De asemenea, nu s-a intocmit planul anual de lucrari de reparatii si intretinere insotit de documentatiile tehnice din care sa rezulte lucrarile necesare si oportune, cantitatile de materiale necesare, estimarea valorii acestora si modul de executie (cu forte proprii sau in antrepriza).

Cauze:

a) inexistenta unei proceduri formalizate care sa stabileasca circuitul situatiilor cu nevoile de asigurare inaintate de structurile subordonate;

b) intocmirea cererilor de materiale fara baze de calcul, care sa le fundamenteze;

c) subdimensionarea statului de functii al biroului logistic, raportat la necesarul de activitati ce trebuie executate, ceea ce determina posibilitati limitate de verificare;

d) nerespectarea prevederilor ordinului nr. 30/1984 al ministrului entitatii publice pentru aprobarea "G 22 - Normativ tehnic de intretinere si reparatii curente pentru constructiile din administrarea entitatii publice.";

e) neexecutarea controlului intern la nivelul entitatii, prin structura de specialitate din subordine, privind modul de administrare si intretinere a cazarmilor.

Consecinte:

a) achizitii de bunuri materiale peste necesarul calculat conform normelor, crearea de stocuri excedentare si posibile deprecieri ale bunurilor aprovizionate peste prevederile legale;

b) achizitii de bunuri care sa nu satisfaca in totalitate nevoile reale ale structurilor subordonate;

c) posibilitati limitate de realizare a regularizarilor de stocuri de materiale;

d) riscul de a nu se fundamenta corect Programul Anual al Achizitiilor Publice si bugetul de venituri si cheltuieli, la nivelul entitatii auditate, prin reflectarea eronata a cantitatilor de materiale de constructii, instalatii si a lucrarilor de reparatii curente, intretinere, reparatii capitale si investitii propuse;

e) deteriorarea prematura a starii tehnice a constructiilor si instalatiilor aferente, a sigurantei in exploatare a acestora, ca urmare a imposibilitatii de interventie datorita necuantificarii si nealocarii fondurilor necesare.

Recomandari si solutii propuse:

a) implementarea unui flux informational adecvat, pentru colectarea datelor si informatiilor referitoare la necesarul, existentul, deficitul si excedentul bunurilor materiale din gestiunea structurilor aflate in asigurare materiala inainte de intocmirea Programului anual al achizitiilor publice;

b) instiintarea scrisa a structurilor aflate in asigurare materiala pentru atasarea bazelor de calcul la viitoarele cereri de materiale ce se vor intocmi pentru fundamentarea Programului anual al achizitiilor publice;

c) stabilirea si implementarea unei proceduri formalizate, care sa permita verificarea necesarului de aprovizionat transmis de catre unitatile militare aflate in asigurare materiala, de catre sefii structurilor de specialitate, inainte de centralizarea acestora in Programul anual al achizitiilor publice;

d) crearea unei baze de date in format electronic care sa permita accesarea in timp util a datelor si informatiilor referitoare la necesarul, existentul, deficitul si excedentul la principalele categorii de bunuri materiale din gestiunea structurilor aflate in asigurare financiara;

e) efectuarea controlului periodic al cladirilor din fiecare cazarma, intocmirea documentelor prevazute la pct.14 din G-22/1984 si fundamentarea P.A.P.-lui si a bugetului de cheltuieli pe baza datelor furnizate de administratorii de cazarmi prin documentele prevazute la alineatul precedent.

2.2. PLATILE ASUMATE PRIN ANGAJAMENTE BUGETARE SI LEGALE, INCLUSIV DIN FONDURILE COMUNITARE

Problema 1: Managementul activitatii logistice (FIAP nr. B/1)

Constatari:

In perioada auditata, logistica Entitatii Publice X a fost coordonata si condusa de catre Biroul Logistic, din cadrul Serviciului Planificare, Coordonare si Asigurare Materiala.

Pentru implementarea managementului logistic, Serviciul Planificare, Coordonare si Asigurare Materiala a Entitatii Publice X a stabilit, pentru biroul logistic, obiective si domenii de competenta.

Cu toate acestea, testele efectuate au demonstrat faptul ca nu au fost implementate proceduri si nu a fost stabilit un flux informational adecvat pentru colectarea informatiilor referitoare la necesarul de bunuri materiale al structurilor aflate in asigurare si centralizarea acestuia pentru intocmirea planului de aprovizionare.

Unul din obiectivele importante ale structurii a fost efectuarea inventarierii patrimoniului si stabilirea eventualelor pierderi determinate de perisabilitati. Analizand prin sondaj modalitatea aplicarii scazamintelor procentuale de perisabilitati, la bunurile materiale din sticla si portelan, am constatat ca acestea nu s-au incadrat in pierderile normale prevazute de legislatia in vigoare, fapt ce a obligat structura auditata sa efectueze cercetari administrative. O analiza atenta a proceselor verbale de cercetare administrativa scoate in evidenta superficialitatea de care au dat dovada membrii comisiilor de cercetare administrativa, care nu au consemnat suficiente date si informatii in sprijinul celor relatate.

Biroul Logistic a avut ca obiectiv coordonarea cantinelor. Rapoartele zilnice de gestiune care contin date si informatii referitoare la valoarea produselor alimentare aflate la formatiuni, precum si cele decontate la casieria unitatii, nu au fost verificate si validate prin semnatura de catre seful Biroului Logistic.

Structura auditata asigura lunar distributia de produse alimentare din compunerea Normei 17 N - alimentatie de protectie - pentru un numar de 15 structuri aflate in asigurare. Alimentele se distribuie in natura, o singura data, la inceputul lunii in curs pentru luna expirata, pe baza documentelor justificative care atesta prezenta persoanelor la program. Produsele din compunerea acestei norme de hrana ar fi trebuit asigurate zilnic, la locul de munca, pentru a fi consumate in ziua desfasurarii activitatii, in vederea diminuarii efectelor nocive ale noxelor asupra personalului Mentionam ca Ordinul ministrului entitatii publice 43/2003, art. 90, alin. 2 interzice acordarea retroactiva a Normei 17 N- alimentatie de protectie. Din datele si informatiile colectate si interviurile realizate am constatat ca posibilitatile de asigurare zilnica a produselor alimentare din compunerea Normei 17 N - alimentatie de protectie - sunt limitate din motive obiective (stat de organizare subdimensionat, personal insuficient, etc.).

Utilizarea unor documente justificative de scadere din contabilitate care nu respecta intotdeauna prevederile OMFP 1850/2004 si Ordinului ministrului entitatii publice nr. 8/1999 (detalii in FIAP nr. B/1).

Structura auditata s-a reorganizat, incepand cu 01.07.2006, transformandu-se in Entitatea publica X . In urma analizei actualului stat de functii si a interviurilor realizate cu personalul cu functii de raspundere, am constat faptul ca nu este prevazuta structura de logistica care sa gestioneze in mod unitar activitatile ce se desfasoara la nivelul Entitatii Publice X.

Cauze:

a) statul de functii al Entitatii Publice X a fost subdimensionat si neechilibrat, nepermitand desfasurarea adecvata a activitatilor logistice;

b) pregatirea insuficienta a membrilor comisiilor de cercetare administrativa;

c) neaplicarea, in totalitate, a prevederilor M165/11.10.2005 si OMFP nr. 946/2005 referitoare la standardele de management si control intern;

d) calculul drepturilor de echipament in natura nu este prevazut de ordinul 168/2003, in situatia cand cota valorica se achita ulterior;

e) posibilitatile limitate de asigurare zilnica a produselor alimentare din compunerea normei 17 N - alimentatie de protectie - pentru structurile aflate in asigurare;

f) inexistenta obiectivelor de verificare, control si indrumare a activitatii la sera floricola;

g) nerespectarea in totalitate a prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 1850/2005 si Ordinului ministrului entitatii publice nr. 8/1999 referitoare la intocmirea formularelor financiar contabile;

h) inexistenta, in actualul stat de organizare, a unei structuri specializate pe domeniul logistic, care sa gestioneze in mod unitar toate procesele din sistem, atat la nivelul Entitatii Publice X si la nivelul structurilor subordonate.

Consecinte:

a) posibilitati limitate de cunoastere a necesarului, existentului, deficitului si excedentului de materiale pentru structurile aflate in asigurare de catre biroul logistic;

b) cheltuieli neeconomicoase determinate de posibilitatea scaderii in contul statului a unor cantitati de bunuri materiale din sticla si portelan din cauze imputabile;

c) risc de nedepistare in timp util a unor disfunctii ce pot determina efectuarea unor cheltuieli neeconomicoase la sera floricola.

Recomandari si solutii propuse:

a) implementarea unui flux informational adecvat pentru colectarea datelor si informatiilor referitoare la necesarul, existentul, deficitul si excedentul de bunuri materiale al structurilor aflate in administrare;

b) instruirea comisiilor de cercetare administrativa referitor la modul de intocmire si continutul obligatoriu al procesului verbal, in conformitate cu Ordonanta Guvernului nr. 129/1999 privind raspunderea materiala a personalului entitatii publice si Ordinul ministrului entitatii publice nr. 5/1999;

c) aplicarea coeficientilor de perisabilitate pentru structurile care manipuleaza cantitati reduse de bunuri materiale din sticla si portelan;

d) intocmirea planului cu principalele obiective de controlat specifice domeniului logistic, precum si activitatile ce se urmaresc pe timpul controlului, conform OMFP nr. 946/2005;

e) analizarea posibilitatii de asigurare a produselor alimentare din compunerea Normei de hrana 17 N - alimentatie de protectie, conform prevederilor Ordinului entitatii publice nr. 43/27.02000, art. 90 alin. (2);

g) aplicarea in totalitate a Ordinului ministrului finantelor publice nr. 1850/2005 si Ordinului ministrului entitatii publice nr. 8/1999 care precizeaza modalitatea utilizarii formularelor de evidenta financiar contabila (intocmirea BPTR-urilor pentru distributia alimentelor necesare prepararii hranei militarilor in termen );

h) analizarea posibilitatii de armonizare a statului de organizare la cerintele actuale prin crearea unei structuri care sa coordoneze in mod unitar logistica Entitatii Publice X si a structurilor subordonate.

Problema 2: Activitatea cantinelor (FIAP nr. B/2)

Constatari:

Potrivit atributiilor functionale in vigoare la data efectuarii auditului, seful biroului logistic are obligatia organizarii si indrumarii activitatilor la cantinele de deservire.

Cu toate acestea, din datele si informatiile puse la dispozitie am constatat ca activitatea nu a fost periodic verificata, in perioada ianuarie 2005 - mai 2007 fiind materializat doar un singur control in registrul unic al entitatii.

De asemenea, retetarele intocmite in anii 2005, 2006 si 2007 in baza carora a fost stabilit pretul unitar al felurilor de mancare nu au fost verificate de catre seful structurii logistice, iar in unele situatii nu a fost posibila efectuarea unei confruntari intre datele inscrise in retetare cu cele inscrise in Notele de predare-primire intrucat unele retetare din anii anteriori nu au putut fi prezentate.

Datele si informatiile inscrise in retetare nu sunt validate de catre persoana care le-a intocmit si cea care le-a verificat, iar la linia de autoservire nu sunt afisate cantitatile nete ale produselor de baza din compunerea meniurilor prezentate spre vanzare.

Cauze:

Stat de functii subdimensionat si neechilibrat in raport cu atributiile functionale stabilite pentru structura logistica;

Posibilitati limitate de efectuare ritmica a controlului intern de catre seful structurii logistice cauzata de multiplele sarcini aparute prin prelucrarea altor structuri;

Neaplicarea in totalitate a prevederilor O.G. 21/21.08.1992 privind protectia consumatorului.

Consecinte:

Aparitia unor eventuale nemultumiri ale clientilor referitor la serviciul prestat de catre formatiune;

Posibilitati limitate de efectuare a unor verificari ulterioare asupra corectitudinii preturilor felurilor de mancare stabilite intr-o perioada anterioara;

Posibile necorelari intre platile efectuate de clienti si valoarea reala a felurilor de mancare vandute.

Recomandari si solutii propuse:

Analiza posibilitatii de dimensionare a statului de organizare a structurii logistice, in functie de atributiile si sarcinile multiple de revin acesteia;

Stabilirea unei proceduri de control intern prin care se va preciza modul de intocmire, verificare, avizare, pastrare si arhivare a documentelor prin care se stabileste pretul felurilor de mancare distribuite la liniile de autoservire;

Planificarea si executarea unor controale periodice la toate punctele de desfacere (cantine, bufete) pentru verificarea activitatilor ce se desfasoara privind modul de intocmire, aprobare, indosariere si pastrare a retetarelor;

Aplicarea legislatiei in vigoare cu privire la protectia consumatorilor si analiza posibilitatii de implementare a unei proceduri prin care acestia pot intra in posesia unor informatii asupra felurilor de mancare servite;

Inventarierea periodica a alimentelor aflate la cantine si bufete.

Problema 3: Acordarea asistentei medicale primare (FIAP nr. B/3)

Constatari:

In statul de functii al unitatii este prevazuta structura de cabinet medical , structura incadrata cu un medic medicina generala si un medic stomatolog precum si cu doua functii asistent medical si o functie asistent medical de stomatologie.

In cadrul cabinetului medical de unitate se acorda asistenta medicala primara numai personalului angajat precum si altor categorii de persoane validate ca asigurati ai Casei de Asigurari de Sanatate a Apararii, Ordinii Publice, Sigurantei Nationale si Autoritatii Judecatoresti (CASAOPSNAJ), in conformitate cu art. 5 din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 89 din 17.07.2006 privind organizarea si finantarea asistentei medicale primare in Ministerul Entitatii Publice.

In cadrul entitatii se acorda asistenta medicala de urgenta si altor persoane, asigurati in cadrul CASAOPSNAJ sau in cadrul altor case de asigurari de sanatate, proveniti din alte structuri , care nu sunt prevazute cu medic in statul de functii, caz prevazut de altfel de art. 4 din Ordinul ministrului entitatii publice mai sus mentionat. Aceste consultatii nu sunt raportate catre CASAOPSNAJ in vederea decontarii.

Mai mult decat atat, din discutiile purtate cu medicul sef , a rezultat faptul ca desi CASAOPSNAJ deconteaza toate activitatile de medicina primara raportate, reprezentantii Spitalului Clinic de Urgenta (SCU) nu au asigurat medicamentele, materialele sanitare, inclusiv trusa de urgenta, necesare functionarii cabinetului medical de unitate, asa cum prevede art. 5 din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 68 din 12.06.2006 pentru finantarea activitatilor de medicina primara desfasurate in cabinete medicale si cu fonduri din sistemul asigurarilor sociale de sanatate.

Cauze:

a) Lipsa unui cadru oficial de reglementare a activitatilor de asistenta medicala primara acordate personalului structurilor care nu sunt prevazute cu medic in statul de organizare.

b) Absenta unor comunicari formale intre reprezentantii structurii auditate si reprezentantii SCU, in calitate de reprezentanti legali ai acestora in relatia cu CASAOPSNAJ.

c) Nerespectarea art. 11 din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 89 din 17.07.2006 privind organizarea si finantarea asistentei medicale primare in Ministerul Entitatii Publice, care prevede ca medicii sefi de la toate structurile vor inainta, pe cale ierarhica, la Directia Medicala, trimestrial, in prima luna pentru trimestrul anterior, analize, concluzii si propuneri referitoare la asistenta medicala primara.

Consecinte:

a) Alocarea insuficienta a fondurilor necesare desfasurarii in conditii corespunzatoare a activitatilor de medicina primara.

b) Imposibilitatea elaborarii cu deplina acuratete de catre structura de specialitate a sintezelor trimestriale referitoare la analiza, concluziile si propunerilor referitoare la asistenta medicala primara in Ministerul Entitatii Publice.

Recomandari si solutii propuse:

a) Contactarea tuturor structurilor aflate in aceeasi locatie, care nu au asigurate prin statul de organizare functia de medic, in vederea clarificarii modalitatilor de acordare a asistentei medicale primare si adresarea unui raport catre ministrul entitatii publice, prin care sa se solicite arondarea acestor unitati la cabinetul medical al entitatii auditate.

b) Intocmirea si transmiterea trimestriala catre structura de specialitate medicala a unui documentar referitor la modul de acordare a asistentei medicale, care sa cuprinda analize, concluzii si propuneri referitoare la modul in care se acorda asistenta medicala primara, atat in cadrul cabinetului medical de unitate cat si in cadrul structurilor subordonate.

c) Comunicarea, prin Spitalul Clinic de Urgenta , catre CASAOPSNAJ a datelor referitoare la toate activitatile de asistenta medicala primara care se desfasoara in cabinetul medical .

d) Intocmirea si supunerea spre avizare structurii medicale de specialitate a unor nomenclatoare specifice entitatii, in vederea acordarii asistentei medicale primare prin cabinetul medical .

e) Solicitarea, catre Spitalul Clinic de Urgenta , de achizitionare, din fondurile alocate de CASAOPSNAJ, a tuturor medicamentelor si materialelor sanitare care intra in competentele de achizitie ale acestuia, inclusiv a trusei de urgenta necesare functionarii cabinetului medicale de unitate.

Problema 4: Modul de gestionare a carburantilor si lubrifiantilor (FIAP nr. B/5 si B/6)

Constatari:

In urma verificarilor, prin sondaj, a documentelor justificative aferente gestiunii C.L., am constatat urmatoarele:

inregistrarea motorinei nu se face in functie de sortul/tipul acesteia (exemplu motorina -15 sau motorina -25), existand doar un cont comun "motorina";

nu exista, la depozitul C.L. al entitatii auditate, registrul de masuratori prevazut in Ordinul ministrului entitatii nr.149/11.10.2004, pentru aprobarea "L-8/4, Instructiuni privind manipularea si depozitarea carburantilor-lubrifiantilor, lichidelor speciale si a tehnicii de resort" (detalii in FIAP B/6);

au fost receptionate de la diverse structuri similare, produse petroliere fara documente care sa ateste calitatea acestora;

a fost calculat eronat consumul de ulei pentru tractoarele rutiere cu numerele de inmatriculare B 07 FGB, B 07 MCV, B 09 PCV, prin folosirea unei formule diferite de cea indicata in normativele in vigoare, rezultand astfel consumuri nejustificate de ulei M20 W40, estimate la aproximativ 94 l.

Cauze:

a) nerespectarea prevederilor art. 23, 44, 85 ,129 si 133 din Ordinul ministrului entitatii publice nr..149

b) nerespectarea prevederilor art.15 pct. c) din "Normativele privind exploatarea autovehiculelor FG 500" si art. 53, pct. c) din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 139/109.2004 pentru aprobarea "L 5/8, Norme de calcul al consumului de carburanti - lubrifianti si lichide speciale pentru functionarea si mentenanta tehnicii militare".

Consecinte:

a) neconcordante intre stocurile petroliere fizice si cele scriptice din evidenta contabila, din punct de vedere al calitatii produselor;

b) riscul neconcordantei, din punct de vedere al cantitatii, dintre stocurile fizice si cele scriptice;

c) cheltuieli nejustificate cu uleiul de motor.

Recomandari si solutii propuse:

a) Intocmirea registrului de masuratori si consemnarea operatiunilor prezentate in FIAP B/6;

b) Efectuarea unei analize pentru a stabili existenta eventualelor diferente cantitative si/sau calitative, ca urmare a receptionarii produselor fara documente care sa le ateste calitatea si regularizarea evidentei contabile, daca este cazul;

c) Solicitarea/transmiterea documentelor care atesta calitatea produselor petroliere la fiecare caz de receptie/predare.

d) Recalcularea foilor de parcurs pentru tractoarele rutiere VR 445 (B 07 FGB, B 07 MCV, B 09 PCV) si U650 (B 09 PCV), pentru perioada auditata, stabilirea consumurilor nejustificate si luarea masurilor legale ce se impun.

2.3. CONSTITUIREA VENITURILOR PUBLICE, RESPECTIV MODUL DE AUTORIZARE SI STABILIRE A TITLURILOR DE CREANTA, PRECUM SI A FACILITATILOR ACORDATE LA INCASAREA ACESTORA

ALOCAREA CREDITELOR BUGETARE

Problema 1: Constituirea, incasarea, virarea si inregistrarea in contabilitate a veniturilor bugetare realizate de Entitatea publica X (FIAP nr. C/1 si C/2)

Constatari:

Entitatea Publica X asigura din punct de vedere financiar si material, pe langa alte unitati, si camine .

Incasarea veniturilor bugetare reprezentand contravaloarea cazarii in camine se efectueaza de catre persoanele imputernicite de la fiecare structura in parte, se emite chitanta de incasare si se depune suma respectiva in contul de venituri bugetare deschis la trezoreria din teritoriu, de unde este virata la bugetul de stat, conform prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002.

Extrasul de cont eliberat de unitatea de trezorerie, in care este evidentiat cuantumul sumei depuse si virate, este ridicat de catre persoana imputernicita (de regula, administratorul caminului) si, dupa cum rezulta din explicatiile oferite de reprezentantii unitatii auditate, este arhivat impreuna cu celelalte documente justificative la structura in cauza.

Periodic, de regula lunar, administratorul caminului transmite Sectiei Financiar-Contabile o copie a extrasului de cont. Pe baza acestei copii, Biroul Buget, Finantare si Contabilitate Centrala efectueaza inregistrarea in contabilitate a sumelor respective, fara alte documente justificative.

Mentionam faptul ca, desi nu exista o procedura formalizata in acest sens, totusi, in cazul structurilor din municipiul Bucuresti sau al unor unitati din tara, persoanele imputernicite depun la structura financiar-contabila atat contravaloarea sumelor incasate, cat si un borderou in care sunt inscrise seria, numarul si suma aferente chitantelor eliberate, fara a se specifica si data acestora.

In urma verificarii prin sondaj a modului de constituire, incasare, depunere si virare a veniturilor bugetare incasate de catre Entitatea publica X prin casieria proprie, am constatat ca in perioada auditata nu au fost respectate intotdeauna prevederile pct. 5.5.2 si 5.6.1 din Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1235 din 19 septembrie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobata cu modificari prin Legea nr. 201/2003 referitoare la incasarea si depunerea veniturilor bugetare in prima zi lucratoare de la incasare.

Astfel, sumele aferente veniturilor realizate (venituri bugetare din inchirieri, concesiuni, taxe intretinere, cazare, s.a.) sunt incasate pe baza de chitanta la punctele de incasari si sunt depuse cu borderou la casieria Entitatii Publice X la termene care depasesc, in numeroase cazuri, termenul maxim de o zi lucratoare prevazut de legislatia in domeniu.

Cauze:

a) Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X, dispersia teritoriala mare a unitatilor subordonate si insuficienta personalului;

b) Lipsa unei proceduri care sa reglementeze in mod unitar toate operatiunile aferente constituirii, incasarii, depunerii virarii si inregistrarii in contabilitate a veniturilor bugetare realizate, conform prevederilor art. 4 alin. (2) pct. b) din OG 119/1999, republicata, privind controlul intern si controlul financiar preventiv, respectiv art. 2 alin. (1), Anexa 1 pct. ,,Procedurile" si Standardul 17 ,,Proceduri" din OMFP 946/007.2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;

c) Neaplicarea in totalitate, in opinia noastra, a prevederilor art. 6 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata si a prevederilor pct. 5.5.2 si 5.6.1 din Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1235 din 19 septembrie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobata cu modificari prin Legea nr. 201/2003

e) Necuprinderea in Cadrul specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, inregistrat la nr. 30/03.01.2007, a tuturor proiectelor de operatiuni aferente constituirii, incasarii, depunerii si virarii veniturilor bugetare si proprii realizate (exemplu: borderoul de incasare a veniturilor realizate, desi se vizeaza in numeroase cazuri pentru CFPP, nu este cuprins in cadru si, pe cale de consecinta, nu exista continuitate in exercitarea vizei).

Consecinte:

Riscul ca inregistrarile din contabilitate sa nu reflecte realitatea, in lipsa unor documente justificative care sa stea la baza acestora.

Riscul semnificativ ca unitatea auditata sa intre sub incidenta art. 50 din Decretul 209/05.07.1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa.

Recomandari si solutii propuse:

Intocmirea si difuzarea unei proceduri care sa reglementeze in mod unitar modul de constituire, incasare, depunere, virare si inregistrare in contabilitate a veniturilor bugetare realizate, astfel incat sa se asigure respectarea intocmai a legislatiei in domeniu.

2. SISTEMUL CONTABIL SI FIABILITATEA ACESTUIA

Problema 1: Corelarea preluarilor de sarcini si patrimoniu din perioada auditata cu evolutia numarului de posturi al structurii financiar-contabile (FIAP nr. E/2)

Constatari:

In perioada auditata, Entitatea publica X a preluat, inclusiv din punct de vedere al finantarii si patrimoniului, un numar foarte mare de structuri. (detalii in FIAP nr. E/2).

Din datele puse la dispozitie de catre Biroul Contabilitate de Gestiune rezulta ca in perioada auditata au fost preluate in patrimoniul unitatii active in valoare totala de 2.935.871 lei, din care:

Active fixe: 623.610 lei;

Obiecte de inventar: 2.263.332 lei;

Materiale: 48.929 lei.

Pe langa acestea, in perioada auditata au fost preluate si sarcini suplimentare.

Desi au avut loc preluari semnificative de sarcini si patrimoniu, acestea nu au fost insotite intotdeauna si de modificari ale statului de organizare a structurii financiar-contabile, in sensul suplimentarii numarului de posturi pentru personalul institutiei.

Aceasta situatie a avut drept consecinta, in majoritatea cazurilor, o crestere a volumului de informatii ce trebuie procesate in sistemul economico-financiar al unitatii auditate, in conditiile mentinerii unui numar sensibil egal de functii.

Cauze:

a) Evolutia crescatoare a complexitatii operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X, insuficienta personalului si dispersia teritoriala mare a subunitatilor subordonate.

b) Constrangerile de ordin bugetar, ce limiteaza posibilitatea suplimentarii numarului de posturi.

Consecinte:

a) Incarcarea suplimentara a fluxurilor informationale in cadrul entitatii auditate, precum si cresterea volumului de munca si responsabilitatilor individuale ale persoanelor din cadrul structurii financiar-contabile.

b) Riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme

Recomandari si solutii propuse:

Analizarea gradului de corelare a resurselor umane din cadrul Sectiei Financiar-Contabile cu atributiunile structurii si, in functie de rezultatele acestei analize, adoptarea masurilor ce se impun, inclusiv prin luarea in considerare a suplimentarii numarului de posturi, daca este cazul

Problema 2: Organizarea si conducerea contabilitatii analitice a debitorilor, furnizorilor si clientilor (FIAP nr. E/1)

Constatari:

In cadrul Entitatii Publice X, contabilitatea este organizata astfel:

contabilitatea de gestiune, in cadrul Biroului Contabilitate de Gestiune.

contabilitatea financiara, in cadrul Biroului Buget, Finantare si Contabilitate Generala.

In urma verificarii modului de detaliere in analitic a unor conturi, conform prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, am constatat urmatoarele:

a) pentru conturile 117 ,,Rezultatul reportat", 411 ,,Clienti - venituri proprii", 4423 ,,TVA de plata", 4427 ,,TVA colectata", 425 ,,Avansuri acordate personalului", 426 ,,Drepturi de personal neridicate", 461 ,,Debitori", 482 ,,Decontari intre institutii subordonate", 552 ,,Disponibil pentru sume de mandat si in depozit", 562.07 ,,Disponibil al activitatilor finantate din venituri proprii - Cercuri Militare" si 708 ,,Venituri din activitati diverse", detalierea in analitic se realizeaza manual, de catre persoane din cadrul Biroului Buget, Finantare si Contabilitate Generala;

b) pentru conturile 401 ,,Furnizori" si 411 ,,Clienti - buget" evidenta analitica este organizata cu ajutorul unor module ale programului informatic utilizat pentru contabilitatea de gestiune (CONTAB) si nu prin programul informatic de contabilitate financiara (difuzat de structura informatica specializata a entitatii).

In opinia noastra, aceasta situatie in care operatiunile aferente unui cont sintetic sunt inregistrate de o persoana intr-un program informatic, iar aceleasi operatiuni, dar aferente detalierii in analitic a contului respectiv sunt inregistrate de o alta persoana manual sau intr-un alt program informatic, determina riscuri financiare si operationale, in special cele de eroare si neconcordanta intre contul sintetic si conturile analitice (am constatat, de exemplu, existenta unor sume care sunt inregistrate in contul sintetic, dar nu se regasesc in detalierea analitica, sau invers, precum si faptul ca in fisa analitica a furnizorului nu exista o corespondenta cronologica intre numarul facturii emise si data inregistrarii acesteia).

De asemenea, din sondajele realizate a mai rezultat faptul ca nu exista consecventa in ceea ce priveste inregistrarea tuturor operatiunilor privind achizitiile de bunuri, lucrari executate si servicii prestate in contabilitatea furnizorilor. Astfel, in principal operatiunile aferente achizitiilor de servicii si achizitiilor cu numerar nu sunt inregistrate in conturile furnizori si conturi asimilate, ci direct in contul de finantare prin care se realizeaza plata.

Cauze:

a) Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X si insuficienta personalului;

b) Neaplicarea in totalitate a prevederilor pct. 3.1.1 ,,Furnizori si conturi asimilate" din Ordinul ministrului finantelor publice (OMFP) nr. 1917/12.12.2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, modificat cu OMFP 556/07.02006 si art. 16 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata

c) Lipsa unor proceduri unitare in domeniul contabilitatii, conform prevederilor art. 4 alin. (2) pct. b) din OG 119/1999, republicata, privind controlul intern si controlul financiar preventiv, respectiv art. 2 alin. (1), Anexa 1 pct. ,,Procedurile" si Standardul 17 ,,Proceduri" din OMFP 946/007.2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

Consecinte:

a) Contabilitatea entitatii nu asigura decat partial, in opinia noastra, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor si datoriilor, asa cum este prevazut la art. 2 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata si nu este in deplina concordanta cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. c) din acelasi act normativ, potrivit caruia contabilitatea publica cuprinde si contabilitatea generala, ,,bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si patrimoniale, precum si a excedentului si deficitului patrimonial".

b) Neconcordante intre inregistrarile din contul sintetic si cele din analiticele sale.

c) Incarcarea nejustificata a fluxurilor informationale in cadrul Sectiei Financiar-Contabile, prin ,,fragmentarea" contabilitatii analitice si sintetice a unui cont intre mai multe persoane si mai multe programe informatice.

Recomandari si solutii propuse:

Analizarea oportunitatii organizarii unitare a contabilitatii sintetice si analitice a creantelor si obligatiilor unitatii, inclusiv din punct de vedere al programului informatic utilizat.

Problema 3: Efectuarea formala sau neefectuarea unor operatiuni privind organizarea si desfasurarea activitatii de inventariere (FIAP nr. E/3 si E/14)

Constatari:

Relativ la modul de efectuare a inventarierilor si de intocmire al documentelor s-au constatat urmatoarele:

inventarierea nu s-a efectuat, in toate situatiile, pe stari calitative;

pe listele de inventariere a unor bunuri materiale nu este precizat daca aceste bunuri sunt in termenul de valabilitate;

nu sunt inventariate pe liste separate bunurile aflate la starea pentru ,,casat" si cele cu miscare lenta (atipice);

din documentele intocmite nu rezulta ca s-a inventariat pe serii si loturi bunurile materiale a caror evidenta se tine in acest mod;

la solicitarea echipei de audit, nu s-au pus la dispozitie documente din care sa rezulte ca s-au inventariat materialele date in prelucrare la atelierul entitatii precum si cele aflate in folosinta individuala (scule, unelte, etc), precum si a celor aflate in custodie.

printre documentele prezentate, nu am identificat procesele verbale de inventariere pentru inventarierile care s-au efectuat lunar;

declaratiile de inventariere au fost datate si semnate de gestionar, dar nu si de comisia de inventariere care atesta ca declaratia a fost data in prezenta sa;

inventarierea, atat cea lunara cat si cea anuala, nu s-a efectuat pe stari calitative;

Cauze:

a) nerespectarea intocmai a prevederilor Ordinului nr. 128/1999 pentru aprobarea "Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului din administrarea ministerului entitatii.", Ordinului 159/23.09.2005 pentru aprobarea "Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului din administrarea entitatii.", OMFP nr. 2388/15.12.2005 si OMFP nr. 1753/22.11.2004;

b) nerespectarea prevederilor art. 3 (3) din Dispozitia S.T.-3, potrivit carora "buteliile pentru oxigen" admise in urma verificarilor in cadrul "activitatii de inventariere vor fi luate pe serii si an de fabricatie si vor fi marcate orizontal in zona postamentului cu inscriptia admis S.T.-3 de dimensiuni 40x40x499 mm";

Consecinte:

a) riscul utilizarii in procesul de productie a unor bunuri materiale necorespunzatoare calitativ (cu termenul de valabilitate expirat);

b) riscurile schimbarii/disparitiei unor bunuri sau crearii de plusuri/ minusuri in gestiune;

c) necunoasterea de catre managementul entitatii a nivelului stocurilor pentru bunurile de casat, depreciate sau cu miscare lenta.

Recomandari si solutii propuse:

a) mentionarea pe listele de inventariere, in functie de situatie, a bazelor tehnice de calcul pe baza carora se determina cantitatile de bunuri inventariate, calitatea/starea bunurilor, seriile identificate/anul de fabricatie;

b) inventarierea tuturor bunurilor inclusiv a celor aflate pe locuri de folosinta (ateliere, lucrari), in custodie si a celor aflate in folosinta individuala;

c) inventarierea pe liste separate a bunurilor "pentru casare", a celor depreciate si a celor cu miscare lenta;

Problema 4: Achizitionarea si folosirea unor produse pentru mentinerea curateniei, care nu se regasesc in normele aprobate ; neutilizarea formularelor prevazute de actele normative pentru transferul de bunuri materiale intre depozitele de materiale de constructii si formatiunile de lucru (FIAP nr. E/8 si E/12)

Constatari:

In urma verificarii, prin sondaj, a cantitatilor si a modului de utilizare a materialelor de curatenie achizitionate in perioada supusa auditului si consumate in localurile administrate de entitatea publica, comparativ cu normele maximale de consum stabilite prin Instructiunile 21/1991, am constatat ca majoritatea bunurilor materiale folosite la curatenie nu se regasesc ca denumire in normele tehnice.

Entitatea auditata a argumentat folosirea acestor materiale prin faptul ca aceste materiale nu existau pe piata la data intrarii in vigoare a normativului, respectiv anul 1991.

Detalii privind gama produselor consumate si incadrarea acestora in normele de consum se regasesc in balantele de consum materiale pentru mentinerea curateniei si iluminat pe anii 2004 si 2005, anexate la FIAP E/12.

In urma verificarilor efectuate prin sondaj asupra documentelor contabile apartinand gestiunilor depozitelor de materiale de constructii am constatat ca predarea materialelor necesare executarii lucrarilor de reparatii curente si intretinere catre formatiunile de lucru s-a facut pe baza bonurilor de consum, neexistand, in contabilitate, deschise partizi pe devize aprobate. In fapt, bonurile de consum au fost operate in evidenta contabila ca si bonuri de predare transfer restituire.

In opinia auditorilor, operatiunile de transfer a acestor bunuri materiale ar trebui sa se faca folosind bonuri de predare transfer restituire, asa cum este prevazut in Anexa nr. 2 din OMFP 1850 din 112.2004 privind registrele si formularele financiar-contabile

Cauze:

a) neactualizarea normelor tehnice de consum de materiale de curatenie, in sensul includerii in acestea si a produselor care sunt disponibile in mod curent in oferta distribuitorilor sau a echivalarii cantitatilor intre produsele prevazute in norme si cele achizitionate in mod curent de entitatea auditata;

b) nerespectarea in totalitate a prevederilor OMFP 1850 din 112.2004 privind registrele si formularele financiar-contabile

c) nerespectarea prevederilor art. 232 din Instructiunea 8/1999, in sensul ca in evidenta contabila se deschid partizi pe devizele aprobate.

Consecinte:

a) Prin folosirea unor produse pentru mentinerea curateniei care nu se regasesc in normele tehnice si a caror justificare se face prin asimilare cantitativa, exista riscul unor consumuri supranormate si, implicit, a unor cheltuieli nejustificate.

b) Avand in vedere faptul ca, in conformitate cu prevederile OMFP 1850 din 112.2004, bonul de consum serveste pentru scaderea bunurilor din evidenta contabila, prin folosirea acestora pentru transferul materialelor de la depozitele de materiale de constructii la formatiunile de lucru, poate exista riscul ca respectivele materiale sa fie scazute din evidenta contabila fara alte documente care sa justifice consumurile, fapt ce poate conduce la crearea unor eventuale prejudicii.

Recomandari si solutii propuse:

a) initierea, prin compartimentul de specialitate, a activitatii de actualizare a normelor tehnice , cap.V, pct. c) - materiale de curatenie, cu o gama variata de produse specifice fiecarei suprafete de curatat care sa asigure un climat si ambient optim pentru desfasurarea activitatilor si care vor fi supuse procedurilor de avizare si aprobare, ministrului ;

b) utilizarea formularelor, conform destinatiei acestora, privind gestionarea si evidenta bunurilor materiale, potrivit prevederilor OMFP nr. 1850 din 112.2004

c) deschiderea de partizi pe devizele aprobate in evidenta contabila pentru materialele cu destinatia lucrari de reparatii curente si intretinere cladiri, distribuite din depozit la meseriasi.

Problema 5: Modul de intocmire si utilizare a unor formulare privind activitatea financiar-contabila la gestiunile Auto si Carburanti-Lubrifianti (FIAP nr. E/4, E/5, E/6 si E/7)

Constatari:

In urma verificarilor efectuate prin sondaj, la gestiunile auto si C.L., am constatat urmatoarele:

inexistenta inventarelor anexate la actele de primire, intocmite dupa exemplarul nr. 1, ca documente justificative de scadere sau de inregistrare in evidenta contabila, la predarea/primirea activelor fixe grupate pe complete intre structuri;

majoritatea actelor de primire nu sunt semnate de seful de compartiment pentru certificarea verificarii operatiunilor care au avut loc, iar unele acte de primire nu sunt semnate de gestionar;

o mare parte din matcile bonurilor valorice folosite pentru achizitia carburantului nu sunt completate cu pretul produselor;

existenta unor foi de parcurs care nu aveau completat numarul de kilometri existent la bordul autovehiculul la plecare si sosire, precum si verificarile personalului de serviciu;

la anumite autovehicule pentru alimentarea carora s-au folosit bonuri valorice, foile de parcurs corespunzatoare nu sunt completate cu cantitatea de combustibil, in litri, cu care s-au alimentat acestea;

intre foaia de parcurs cu seria B nr. 11000/26.11.2006 si tabelul fisa de eliberare si justificare a bonurilor valorice exista o contradictie, in sensul ca in foaia de parcurs se precizeaza folosirea a doua bonuri valorice, iar in tabel se justifica utilizarea a trei bonuri;

exista comenzi deschise in care nu sunt mentionate defectiunile constatate la primirea tehnicii in reparatie, iar aproximativ 90% din comenzile efectuate nu au semnatura organului C.T.C. care atesta calitatea lucrarilor efectuate;

la unele comenzi exista neconcordanta intre tipul de lucrari, aferent constatarilor facute la primirea autovehiculului in reparatie si materialele consumate;

in urma confruntarii perioadelor de imobilizare a tehnicii in reparatie prevazute in Registrul comenzilor si in formularele de comenzi intocmite cu perioadele in care tehnica a circulat, conform Registrului cu evidenta iesirii-inapoierii tehnicii din si in parc, am constatat cazuri de autovehicule care, pe timpul efectuarii reparatiei, efectuau si misiuni de transport;

pentru fiecare autovehicul introdus in reparatie, din cele verificate, starea tehnica la plecare si inapoiere din cursa, a fost consemnata de personalul de serviciu pe parc "buna".

Cauze:

a) nerespectarea art. 164, 195, 196 si 197 din Ordinul ministrului 8/27.01.1999 pentru aprobarea "Instructiunilor privind organizarea si conducerea evidentei cantitativ-valorice a bunurilor aflate in administrarea entitatii", pct. 2 si 3 din Ordinul ministrului nr. 93/1999 pentru aprobarea "Normelor metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor specifice privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora";

b) nerespectarea prevederilor anexei nr. 18 din "Regulamentul asigurarii tehnice de autovehicole grele -1/1992".

Consecinte:

a) riscul existentei diferentelor nejustificate dintre cuprinsul inventarului de complet in momentul intrarii in gestiune a activelor fixe respective si cuprinsul inventarelor de complet intocmite la o data ulterioara;

b) riscul nereflectarii cu fidelitate in evidenta a cantitatilor de carburant achizitionate si riscul efectuarii unor cheltuieli nejustificate;

c) riscul executiei unor lucrari care nu indeplinesc toti parametri de calitate si riscul deschiderii si executarii formale a unor comenzi de reparatii auto.

Recomandari si solutii propuse:

a) intocmirea inventarelor valorice pentru toate activele fixe din administrare;

b) analiza tuturor operatiunilor prevazute in actele de primire emise la gestiunile Auto si C.L., in perioada auditata si, in functie de rezultat, luarea masurilor ce se impun conform prevederilor legale;

c) stabilirea unei comisii pentru a analiza pretul carburantilor achizitionati cu bonurile valorice care nu sunt completate cu pretul produselor, si, in functie de rezultat, luarea masurilor ce se impun;

d) stabilirea unei comisii pentru a analiza corectitudinea datelor inscrise in foile de parcurs in cazul carora carburantii au fost achizitionati cu bonuri valorice, in perioada auditata, confruntarea acestora cu informatiile din tabelele fisa de eliberare si justificare a bonurilor valorice, si, in functie de rezultat, remedierea celor constatate.

e) analizarea de catre o comisie numita in acest sens, pentru perioada supusa auditarii, a tuturor comenzilor efectuate de catre atelierul de Reparatii., pentru a stabili incadrarea lucrarilor in parametrii calitativi corespunzatori, executarea sau neexecutarea comenzilor la autovehiculele care au avut misiuni in perioada de reparatie si, in functie de rezultat, luarea masurilor in consecinta;

f) precizarea reala a starii tehnice a autovehiculelor la inapoierea din cursa, in registrul folosit in acest sens, auditorii recomandand mentionarea la capitolul "Observatii" si a simptomelor identificate de conducatorul auto;

g) urmarirea concordantei intre perioadele de imobilizare in reparatie si cele de iesire in cursa, astfel incat un autovehicul sa nu apara simultan "in reparatie" si "in cursa";

h) intocmirea unei proceduri scrise, la nivelul entitatii auditate, prin care sa se stabileasca modul de intocmire si executie a comenzilor privind reparatiile de autovehicule.

2.5. SISTEMELE DE CONDUCERE SI CONTROL, PRECUM SI RISCURILE ASOCIATE UNOR ASTFEL DE SISTEME

In urma evaluarii documentelor puse la dispozitie de structura auditata, opinia auditorilor este ca in perioada analizata a fost implementat un sistem de control intern si proceduri aferente, care insa s-au dovedit insuficiente in unele situatii, exemplificate prin constatarile si consecintele materializate in fisele de identificare si analiza a problemelor.

Analiza mediului de control intern a reliefat faptul ca in intervalul de timp supus auditarii managementul institutiei s-a bazat pe structuri organizatorice, metode si proceduri unitare, indeosebi in sectorul financiar-contabil, impunandu-se, in opinia noastra, imbunatatirea si generalizarea acestora si in celelalte microstructuri functionale ale unitatii, astfel incat sa asigure indeplinirea obiectivelor generale ale controlului intern.

In acest sens, principalele directii de actiune pe care le consideram prioritare, pentru dezvoltarea unui sistem de control managerial mai eficient ar fi urmatoarele:

a) efectuarea unei analize anuale realiste a riscurilor pe care sa se fundamenteze Planul de control al Entitatii Publice X, in scopul orientarii actiunilor de verificare in zonele sensibile, cu riscuri operationale si financiare majore;

b) inventarierea functiilor sensibile si stabilirea unei politici adecvate de rotatie a persoanelor care ocupa astfel de functii;

c) imbunatatirea coordonarii deciziilor si actiunilor componentelor structurale ale entitatii, inclusiv prin intocmirea si difuzarea unor proceduri interne care sa reglementeze operatiunile, activitatile si evenimentele semnificative;

d) separarea adecvata a atributiilor, astfel incat sa se creeze conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment

Ca o prima etapa in implementarea sistemului de control managerial, recomandam conducerii structurii auditate ca in domeniul controlului intern sa fie valorificata si generalizata experienta Sectiei financiar-contabile, atat in ceea ce priveste planificarea activitatilor de control, cat si executarea efectiva a acestora.

Problema 1: Organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv propriu in cadrul Entitatii Publice X (FIAP nr. G/1)

Constatari:

Controlul financiar preventiv propriu al institutiei auditate este organizat in cadrul structurii contabilului sef, fiind exercitat de 3 persoane.

In urma efectuarii verificarilor prin sondaj asupra modului de exercitare a controlului financiar preventiv propriu, am constatat urmatoarele aspecte, pe care le consideram semnificative pentru conducerea unitatii auditate, in scopul imbunatatirii cadrului actual de organizare si exercitare a controlului financiar preventiv:

1. Cadrul specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu ar trebui actualizat, in opinia noastra, si cu proiectele de operatiuni vizate pentru control financiar preventiv propriu in prezent, dar necuprinse in acesta.

2. Nu au fost intocmite liste de verificare (check-list) pentru toate proiectele de operatiuni cuprinse in Cadrul specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, detalierea prin liste de verificare fiind obligatorie, potrivit prevederilor pct. 2.3 din OMFP 522/16.02003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, asa cum au fost modificate cu OMFP 912/15.06.2004, precum si ale art. 1 din Dispozitia sefului Directiei Financiare nr. A4667/29.07.200

3. Acordarea, in unele situatii punctuale, a vizei de control financiar preventiv propriu, desi nu sunt respectate toate conditiile de forma si fond (detalii in FIAP G/1).

Cauze:

a) Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X, insuficienta personalului si dispersia teritoriala mare a subunitatilor subordonate;

b) Neaplicarea in totalitate a prevederilor actelor normative detaliate la pct. 2 ,,Constatari".

Consecinte:

Riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme

Recomandari si solutii propuse:

a) Analizarea oportunitatii completarii Cadrului specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu cu toate proiectele de operatiuni pentru care se acorda viza de CFPP in prezent.

b) Detalierea obiectivelor verificarii prin liste de verificare (check-list) pentru toate proiectele de operatiuni cuprinse in Cadrul specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu.

2.6. SISTEMELE INFORMATICE

Problema 1: Nerespectarea in totalitate a criteriilor minimale mentionate in OMFP 1850/2004 in ceea ce priveste sistemele informatice de prelucrare a datelor si programele informatice utilizate in activitatea financiar-contabila (FIAP nr. H/1)

Constatari:

In urma verificarilor efectuate de echipa de audit asupra modului de prelucrare a datelor inregistrate in contabilitate, controlul si pastrarea acestora, am constatat ca entitatea auditata utilizeaza in acest sens sisteme informatice de prelucrare automata a datelor, integrate intr-o retea organizata la nivelul Sectiei financiar-contabile, ca o componenta a retelei entitatii.

Din analiza prin sondaj a modului in care sistemele informatice de prelucrare a datelor si programele informatice utilizate in activitatea financiar-contabila respecta criteriile minimale mentionate in OMFP 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile, am constatat urmatoarele:

Nu exista, materializata in documente, o procedura de salvare si arhivare a datelor in scopul reprocesarii ulterioare in conditii de exploatare reconstituite si nu este organizata gestiunea versiunilor, modificarilor, corecturilor si schimbarilor de produs informatic.

Din discutiile purtate cu reprezentantii unitatii auditate a rezultat ca se executa lunar, pe suporti externi, salvarea datelor financiar-contabile de catre fiecare utilizator de produs informatic.

Nu exista, materializat in documente, un plan de securitate al sistemului informatic, care sa cuprinda masurile tehnice si organizatorice care sa asigure indeplinirea cerintelor minimale. Astfel, de exemplu, in cazul aparitiei unor evenimente imprevizibile ce ar conduce la deteriorarea partiala sau totala a datelor contabile, structura auditata nu dispune de proceduri scrise care sa precizeze fara echivoc locatia/locatiile, persoanele si modul de restaurare a informatiilor gestionate de sistemul informatic de prelucrare a datelor.

Nu au fost stabilite prin regulamente interne responsabilitatile ce revin personalului institutiei cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor, conform pct. 45.

Din analiza situatiei dotarii cu tehnica de calcul a Sectiei financiar-contabile, rezulta ca in procent de 50 % calculatoarele au durata de viata indeplinita, in unele cazuri folosindu-se pentru procesarea de note contabile, balante analitice si liste de inventariere, sisteme cu procesoare de frecvente reduse care, in general, nu sunt folosite in administrarea bazelor de date.

Nu exista, la nivelul entitatii auditate, o analiza concretizata intr-un document scris, privind repartizarea tehnicii de calcul in concordanta cu resursele cerute de aplicatiile informatice utilizate si documentele intocmite (utilizarea eficienta a tehnicii de calcul).

Cauze:

a) neaplicarea in totalitate a prevederilor OMFP nr. 1850/2004, pct. G si H referitoare la criteriile minimale privind sistemele si programele informatice utilizate in activitatea financiar-contabila;

b) inexistenta unei strategii unitare privind inzestrarea si repartizarea tehnicii de calcul in concordanta cu resursele cerute de aplicatiile informatice utilizate si documentele procesate.

Consecinte:

a) riscul nedisponibilitatii informatiei financiar-contabile, in timpul cel mai scurt, in cazul deteriorarii partiale sau totale a bazelor de date contabile prelucrate prin sistemele informatice de calcul;

b) riscul utilizarii ineficiente a fondului de timp alocat activitatilor de introducere si prelucrare a datelor contabile datorata procesarii lente a informatiilor sau cresterii timpului de indisponibilitate al acestora.

Recomandari si solutii propuse:

a) intocmirea de proceduri scrise, cu precizarea persoanelor/functiilor responsabile pentru fiecare operatiune/activitate, care sa asigure respectarea criteriilor minimale privind sistemele si programele informatice utilizate in activitatea financiar-contabila, asa cum sunt ele mentionate in OMFP 1850/2004, pct. G si H;

b) efectuarea unei analize la nivelul entitatii auditate, concretizata intr-un document scris, privind repartizarea tehnicii de calcul in concordanta cu resursele cerute de aplicatiile informatice utilizate si documentele intocmite (utilizarea eficienta a tehnicii de calcul). In functie de rezultatul acestei analize entitatea auditata va intreprinde masurile ce se impun in vederea asigurarii in timp oportun a informatiilor prelucrate prin sistemele informatice necesare in procesul de fundamentare a deciziilor;

c) Elaborarea unei strategii privind inzestrarea si repartizarea tehnicii de calcul care sa asigure alocarea optima a resurselor disponibile sau previzionate, in concordanta cu cerintele aplicatiilor informatice utilizate, documentelor procesate si interconectarii la reteaua centrala a entitatii. Auditorii recomanda in special analizarea posibilitatii asigurarii de monitoare TFT (care nu emit radiatii si conduc la o eficienta sporita in asigurarea disponibilitatii informatiei financiar-contabile) pentru posturile in care se administreaza bazele de date financiar-contabile precum si imbunatatirii parametrilor sistemelor cu procesoare de frecvente reduse care sunt folosite in administrarea bazelor de date

CONCLUZII

In urma analizei prin sondaj si documentare a operatiunilor, activitatilor si actiunilor efectuate in cadrul structurii si cuprinse in intervalul controlat apreciem ca informatiile colectate asigura auditorilor o evidenta suficienta si relevanta, oferind o baza rezonabila pentru constatarile si concluziile acestora.

In urma evaluarii documentelor puse la dispozitie de structura auditata, opinia auditorilor este ca in perioada analizata a fost implementat un sistem de control intern si proceduri aferente, care insa s-au dovedit insuficiente in unele situatii, exemplificate prin constatarile si consecintele materializate in fisele de identificare si analiza a problemelor.

Analiza mediului de control intern a reliefat faptul ca in intervalul de timp supus auditarii managementul institutiei s-a bazat pe structuri organizatorice, metode si proceduri unitare, indeosebi in sectorul financiar-contabil, impunandu-se, in opinia noastra, imbunatatirea si generalizarea acestora si in celelalte microstructuri functionale ale unitatii, astfel incat sa asigure indeplinirea obiectivelor generale ale controlului intern. In acest sens, principalele directii de actiune pe care le consideram prioritare, pentru dezvoltarea unui sistem de control managerial mai eficient ar fi urmatoarele:

a) efectuarea unei analize anuale realiste a riscurilor pe care sa se fundamenteze Planul de control al Entitatii Publice X, in scopul orientarii actiunilor de verificare in zonele sensibile, cu riscuri operationale si financiare majore;

b) inventarierea functiilor sensibile si stabilirea unei politici adecvate de rotatie a persoanelor care ocupa astfel de functii;

c) imbunatatirea coordonarii deciziilor si actiunilor componentelor structurale ale entitatii, inclusiv prin intocmirea si difuzarea unor proceduri interne care sa reglementeze operatiunile, activitatile si evenimentele semnificative, asigurandu-se astfel si o mai buna continuitate a activitatii, in pofida fluctuatiei de personal;

d) separarea adecvata a atributiilor, astfel incat sa se creeze conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment

In perioada auditata Entitatea Publica X a cunoscut o serie de transformari structurale.

In general, aceste transformari au avut ca efect cresterea semnificativa a numarului domeniilor de activitate si a volumului activitatilor specifice ale directiei, fara insa a fi insotite, in numeroase cazuri, si de suplimentari ale numarului de posturi din statele de organizare.

Astfel, evolutia crescatoare a volumului si complexitatii responsabilitatilor, in special in domeniul economico-financiar, din ce in ce mai greu de gestionat, a determinat aparitia si mentinerea unor riscuri semnificative de eroare si frauda, dar si de nedetectare operativa a acestora. In opinia noastra, managementul structurii auditate trebuie sa mentina actuale preocuparile privind suplimentarea numarului de posturi din structura financiar-contabila, precum si cele privind proiectarea, realizarea si implementarea unui sistem eficient de control intern, care sa mentina riscurile prezentate la un nivel rezidual minim.

De asemenea, apreciem ca un domeniu sensibil si totodata important de activitate al structurii auditate il reprezinta sistemele informatice, in care eforturile managementului ar trebui orientate, in principal, spre elaborarea unei conceptii unitare de informatizare, avizarea si inregistrarea programelor informatice utilizate in domeniul financiar-contabil, precum si acreditarea si securizarea retelei informatice.

In ceea ce priveste administrarea patrimoniului imobiliar, testele efectuate au relevat existenta a numeroase zone de risc semnificativ, cum ar fi evidentierea eronata in contabilitate a unor active, neactualizarea dosarelor tehnice si neconcordanta acestora cu evidenta contabila.

Opinia auditorilor cu privire la gradul de incredere pe care conducerea ministerului si a structurii auditate il pot avea asupra modului de gestionare a riscurilor semnificative la care unitatea a fost expusa in perioada auditata si impactului acestora asupra imaginii patrimoniale, este urmatoarea:

aprecierea vulnerabilitatii entitatii - redusa;

aprecierea controlului intern - corespunzator;

aprecierea impactului financiar - scazut.

Consideram ca implementarea recomandarilor si solutiilor propuse de auditori cu extinderea si adaptarea acestora si pentru activitatile sau obiectele auditabile care nu au fost selectate in esantioanele analizate pot conduce la diminuarea si monitorizarea riscurilor asociate actiunilor desfasurate de structura auditata intr-o zona acceptabila si rezonabila.

Apreciem ca problematica expusa in prezentul raport de audit public intern se poate constitui intr-o baza reala si rezonabila de analiza din partea conducerii ministerului si structurii auditate, care sa aiba ca finalitate asigurarea conformitatii depline a operatiunilor din domeniul economico-financiar cu legislatia in vigoare, in scopul asigurarii suportului necesar indeplinirii misiunilor stabilite prin actele normative specifice care reglementeaza activitatea Entitatii Publice X.

In acest sens, recomandam conducerii structurii auditate sa pastreze permanent in atentie printre domeniile prioritare de actiune intarirea structurilor organizatorice, metodologiei si procedurilor necesare efectuarii analizei economico-financiare, implementarea unor sisteme eficiente de control intern si de monitorizare a achizitiilor, precum si optimizarea administrarii patrimoniului imobiliar.

Despre implementarea recomandarilor formulate de auditori, structura auditata va informa punctual si detaliat Directia Audit Intern conform termenelor convenite in Fisa de urmarire a recomandarilor, anexata.