Consemnarea si culegerea informatiilor contabile. Documentele contabile - rol, structura, clasificare.

Consemnarea si culegerea informatiilor contabile. Documentele contabile - rol, structura, clasificare.

Una dintre cerintele contabilitatii este fundamentarea si justificarea tuturor datelor sale pe baza de documente. Caracteristic pentru contabilitate, ca tehnica aplicativa, este faptul ca informatiile consemnate privind fenomenele si procesele economice au o importanta deosebita pentru conducerea entitatii. Pentru a fi utilizate in procesul de conducere, informatiile generate de obiectul contabilitatii trebuie consemnate in documente, primind forma care sa le permita vehicularea, prelucrarea, prezentarea, valorificarea si pastrarea lor ulterioara. Din aceasta cauza, consemnarea informatiilor privind fenomenele si procesele este organizata dupa criterii precise, bine stabilite pe baze stiintifice si in functie de necesitatile practice, constituind baza intregului sistem de evidenta din entitati[1]. In acest sens, Ministerul Finantelor, in cadrul reglementarilor referitoare la actualul sistem de contabilitate, a elaborat un nomenclator privitor la modelele registrelor si formularelor contabile tipizate specifice activitatii financiare si contabile.

In efectuarea lucrarilor ei, contabilitatea respecta obligatoriu doua principii: nici o operatie economica fara document si nici o inregistrare contabila fara document.

Documentele sunt acte scrise, cuprinzand informatii letrice si numerice, in etalon valoric, natural sau de munca, care se intocmesc la locul si in momentul infaptuirii operatiilor economice.

Documentele contabile, fiind numeroase si avand caracter complex, sunt clasificate in functie de rolul pe care il indeplinesc in cadrul sistemului informational contabil:

- documente justificative - asigura datele de intrare in sistemul informational contabil;

- documente de evidenta contabila (registre contabile) - realizeaza inregistrarea si stocarea datelor in structura proprie contului si sistemului de conturi;

- documente de sinteza si raportare - centralizeaza si transmit informatiile.

Indiferent de categoria din care fac parte, documentele pot fi tipizate si netipizate.

a) Documentele tipizate se caracterizeaza prin continut, forma si format unitare, stabilite de catre directia de resort din cadrul Ministerului Finantelor. Ele se folosesc pentru operatii cu acelasi continut si sunt obligatorii pentru toate entitatile.

Continutul este definit de informatiile consemnate, acestea fiind grupate in fixe si variabile. Informatiile fixe au un caracter repetitiv si general, fiind, de regula, tiparite. Informatiile variabile sunt specifice conditiilor concrete in care se produc operatiile economice.

Forma se concretizeaza in gruparea si asezarea informatiilor fixe, precum si a spatiilor destinate informatiilor variabile ce vor fi completate de utilizatori. Informatiile pot fi repartizate sub forma de chestionar, tabel, prin grupare etc.

Formatul exprima marimea suportului de hartie sau carton, folosindu-se astfel dimensiunile standardizate si simbolurile acestora.

Tipizarea documentelor contribuie la usurarea completarii, verificarii si prelucrarii automate a datelor pe care le contin. 

b) Documentele netipizate nu au continut, forma si format unitare, acestea  stabilindu-se la nivelul fiecarei entitati in functie de necesitatile proprii de informare.

Documentele justificative au o aplicabilitate generala in toate lucrarile de contabilitate. Ele reflecta operatiile legate de existenta si miscarea mijloacelor, proceselor si surselor economice in cadrul fluxului de exploatare al entitatii, precum si de relatiile de drepturi si obligatii generate de aceste operatii. Legea Contabilitatii nr. 82/1991, republicata, prevede in mod expres (la art. 6) ca "orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind, astfel, calitatea de document justificativ".

Importanta documentelor justificative consta in[2]:

- prin datele pe care le contin ele fac dovada infaptuirii operatiilor economice, constituind baza inregistrarilor, avand o influenta directa asupra exactitatii datelor, organizarii contabilitatii si operativitatii obtinerii informatiei contabile;

- prin intermediul lor se infaptuieste controlul economic si financiar pentru protejarea averii entitatii, constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli in gestiunea entitatii;

- avand caracter justificativ, sunt folosite ca mijloc de proba in justitie pentru stabilirea adevarului in cazul litigiilor;

- stabilesc raspunderea materiala a celor ce gestioneaza mijloacele economice ale entitatii.

Continutul documentelor justificative consta in diferite elemente care, in functie de modul de completare si de importanta pe care o au, se delimiteaza in comune si specifice[3].

Elementele comune se refera la datele de identificare si la asigurarea responsabilitatilor pentru intocmire, verificare si aprobare: denumirea, numarul si data documentului; denumirea si sediul entitatii; compartimentul organizatoric emitent; semnaturile persoanelor care participa la efectuarea operatiei si ale persoanelor care poarta raspunderea pentru efectuarea operatiei si intocmirea documentului, pentru avizare, aprobare etc.

Elementele specifice sunt cele care caracterizeaza operatia economica ce s-a consemnat in documentul justificativ respectiv: continutul operatiei; datele cantitative; preturile unitare si valorile sau numai datele valorice; diferite coduri ce ajuta la prelucrarea automata a datelor etc.

Clasificarea documentelor justificative se realizeaza in functie de mai multe criterii, data fiind complexitatea operatiilor economice pe care le justifica.

a) Dupa modul de intocmire, documentele justificative sunt: documente primare si documente centralizatoare.

Documentele primare sunt cele care consemneaza pentru prima oara operatiile economice. Documentele centralizatoare sunt cele care cumuleaza si centralizeaza datele din documentele primare care cuprind operatii de acelasi fel (centralizatorul vanzarilor, centralizatorul consumurilor, borderoul achizitiilor etc.). Acestea se pot intocmi zilnic, saptamanal, decadal, lunar si ajuta la simplificarea inregistrarilor in contabilitate.

b) Dupa locul de intocmire, documentele justificative sunt: documente interne si documente externe.

Documentele interne sunt cele care se intocmesc in cadrul entitatii, pentru operatiile economice referitoare la activitatea ei. Unele raman in cadrul entitatii (bon de consum, bon de predare - transfer - restituire, nota de receptie si constatare de diferente etc.) iar altele circula catre terti, in afara entitatii (factura fiscala de vanzare, ordinul de plata etc.).

Documentele externe sunt cele care s-au intocmit in alte entitati dar care ajung in interiorul acesteia ca urmare a relatiilor economice ce se stabilesc (factura fiscala de la furnizor, chitanta de la furnizor, ordinul de plata de la client etc.).

c) Dupa regimul de tiparire si utilizare, documentele justificative sunt: documente cu regim special si documente fara regim special.

Documentele cu regim special sunt cele pentru care exista dispozitii speciale de tiparire, numerotare, utilizare, circulatie si pastrare (factura fiscala, chitanta, cecul, avizul de insotire a marfii, monetarul etc.). Pentru aceste documente se organizeaza o evidenta operativa speciala. Documentele fara regim special se folosesc respectandu-se normele generale de intocmire, circulatie si pastrare.

d) Dupa functia pe care o indeplinesc, documentele justificative sunt: documente de dispozitie, documente de executie si documente mixte.

Documentele de dispozitie sunt cele prin care se transmite ordinul de a se executa o operatie economica, precum si indicatiile necesare efectuarii ei (bilet la ordin, ordin de plata, dispozitia catre casierie, dispozitia de livrare etc.).

Documentele de executie sunt cele care fac dovada executarii operatiei consemnate (factura fiscala, chitanta, procesul - verbal de receptie etc.).

Documentele mixte reunesc caracteristicile documentelor de dispozitie si de executie (fisa limita de consum, ordinul de deplasare etc.).

e) In functie de natura operatiilor pe care le reflecta, documentele contabile se impart in: documente privind imobilizarile, documente privind bunurile de natura stocurilor, documente privind mijloacele banesti si decontarile, documente privind salariile si alte drepturi cuvenite salariatilor, documente privind vanzarile, documente de contabilitate generala.

Documentele privind imobilizarile

- procesul - verbal de receptie - document justificativ intocmit la intrarea in entitate a imobilizarilor corporale;

- registrul numerelor de inventar - document de inregistrare a imobilizarilor corporale in functie de numarul de inventar pe care il primesc la intrarea in entitate;

- fisa mijlocului fix - document de inregistrare a existentei si miscarii imobilizarilor corporale (se deschide cate o fisa pentru fiecare bun in parte);

- procesul - verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe / de declasare a unor bunuri materiale - document justificativ intocmit la iesirea imobilizarilor corporale din entitate, prin casare si dezmembrare.

Documentele privind bunurile de natura stocurilor

- nota de receptie si constatare de diferente - document justificativ intocmit la intrarea stocurilor in entitate;

- bonul de consum - document justificativ intocmit la iesirea bunurilor din entitate prin consum in procesul de productie;

- bonul de predare - transfer - restituire - document justificativ intocmit la obtinerea din fabricatie a produselor, la transferul sau la restituirea la magazie a unor active circulante;

- fisa de magazie - document de inregistrare la magazie a existentei si miscarii stocurilor (se deschide pentru fiecare stoc in parte);

- fisa de cont analitic pentru valori materiale - document de inregistrare la contabilitate a existentei si miscarii stocurilor (se deschide pentru fiecare stoc in parte);

- fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta - document de inregistrare la contabilitate a existentei si miscarii materialelor de natura obiectelor de inventar (se deschide pentru fiecare stoc in parte);

- lista de inventariere - document justificativ pe baza caruia se inregistreaza diferentele la inventariere; contine informatii privind stocurile scriptice si faptice;

- registrul stocurilor - document de inregistrare a stocurilor, grupate in functie de destinatia lor.

Documentele privind mijloacele banesti si decontarile:

- chitanta - document justificativ al operatiunilor de incasari / plati in numerar;

- dispozitia de plata/incasare catre casierie - document justificativ pentru operatiuni de incasari si plati prin casierie;

- registrul de casa - document de inregistrare in care se inscriu toate incasarile si platile zilnice cu numerar;

- ordinul de plata - document justificativ pentru operatiuni de incasari si plati prin contul curent;

- extrasul de cont - document de inregistrare in care se inscriu toate incasarile si platile efectuate prin contul curent pe parcursul unei zile; se intocmeste de catre banca.

Documentele privind salariile si alte drepturi de personal

- statul de salarii - document justificativ pe baza caruia se inregistreaza datoriile salariale si datoriile sociale aferente;

- lista de avans chenzinal - document justificativ pe baza caruia se efectueaza plata avansului chenzinal;

- ordinul de deplasare - document justificativ pentru platile efectuate de catre salariatul care se afla in deplasare.

Documentele privind vanzarile:

- factura si factura fiscala - documente justificative pe baza carora se inregistreaza vanzarile de bunuri, prestarile de servicii, executarile de lucrari;

- avizul de insotire a marfii - document justificativ pe baza caruia se inregistreaza vanzarile de bunuri, urmand sa se intocmeasca factura;

- monetarul - document justificativ care centralizeaza vanzarile zilnice de marfuri cu amanuntul.

Documente de contabilitate generala

- nota de contabilitate (nota contabila) - document de inregistrare a unor operatiuni economice pentru care nu se intocmesc documente justificative;

- jurnalul de cumparari - document de inregistrare care asigura evidenta operativa a taxei pe valoarea adaugata aferenta operatiilor de cumparare de bunuri si servicii;

- jurnalul de vanzari - document de inregistrare care asigura evidenta operativa a taxei pe valoarea adaugata aferenta operatiilor de vanzari de bunuri si servicii;

- fisa de cont pentru operatii diverse - document de inregistrare a existentei si miscarii fiecarui element bilantier;

- documentul cumulativ - document care serveste la centralizarea documentelor primare, obtinandu-se documentele centralizatoare;

- balanta de verificare - document contabil de sinteza care centralizeaza toate miscarile conturilor pe o perioada de timp.

Intocmirea documentelor justificative se realizeaza, in principiu, la locul de munca in cadrul caruia se produce operatia economica sau participa la infaptuirea ei. Completarea se face manual sau cu tehnica de calcul.

Prelucrarea documentelor justificative consta in efectuarea mai multor operatii necesare pregatirii acestora pentru inregistrarea in contabilitate[4]: sortarea si gruparea documentelor pe operatii, exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice, cumularea mai multor documente justificative si obtinerea documentelor centralizatoare, verificarea si inregistrarea in contabilitate.

Cu privire la verificare, trebuie mentionat ca aceasta vizeaza forma, calculele si fondul. Verificarea formei are ca scop sa constate daca s-a utilizat documentul justificativ corespunzator operatiei economice efectuate, daca s-au respectat normele de intocmire, daca s-au completat toate spatiile, daca este intocmit clar, citet, fara corecturi, daca este semnat de persoanele in drept. Verificarea aritmetica are in vedere verificarea cantitatilor, calculelor, a sumelor inscrise in documente. Verificarea de fond consta in verificarea realitatii (daca operatia consemnata este reala si daca a avut loc), a necesitatii (daca operatia consemnata este utila entitatii), a oportunitatii (daca operatia consemnata s-a efectuat in momentul potrivit) si a legalitatii (daca operatia consemnata a respectat legislatia in vigoare).

Corectarea erorilor constatate la intocmirea si verificarea documentelor justificative se realizeaza prin taierea cu o linie orizontala a textului sau sumei gresite, in toate exemplarele, si scrierea deasupra a textului sau sumei corecte. Corectura trebuie sa se confirme prin semnatura persoanei care a intocmit documentul justificativ, mentionandu-se data efectuarii acesteia. Exista, insa, documente justificative in care nu sunt admise corecturi, orice eroare ducand la intocmirea unui nou document. Acestea sunt documentele justificative privind mijloacele banesti (primirea, justificarea, eliberarea numerarului), listele de inventariere s.a. Documentele eronate se anuleaza, pastrandu-se la cotorul carnetului, fara a fi detasate.

In vederea inregistrarii in contabilitate, trebuie efectuata analiza si contarea documentelor justificative. Contarea documentelor consta in indicarea simbolurilor conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare. Inregistrarile se fac cronologic, respectandu-se succesiunea documentelor, dupa data de intocmire sau de intrare in unitate, si sistematic in registrele deschise pe feluri de conturi. Inregistrarile se realizeaza document cu document sau pe baza documentelor centralizatoare, utilizandu-se din ce in ce mai mult, in prezent, mijloace de prelucrare automata a datelor. 

Pentru a-si indeplini rolul in cadrul sistemului informational contabil, documentele justificative trebuie sa parcurga un drum cat mai scurt intre momentul intocmirii sau intrarii lor in entitate si cel al arhivarii lor. "Traseul" care trebuie parcurs de documente in cadrul entitatii trebuie bine stabilit, cu o anumita succesiune a opririlor si stationarilor la diferitele compartimente. Operativitatea circulatiei documentelor justificative impune respectarea unui grafic de circulatie care cuprinde: documentele ce trebuie intocmite in fiecare compartiment, persoanele care le intocmesc, termenele de executare, compartimentele la care se transmit etc.

Punctul final al circulatiei este pastrarea documentelor justificative, care consta in clasarea si arhivarea acestora. Clasarea se refera la operatia de asezare a documentelor intr-o ordine stabilita in scopul gasirii lor cu usurinta atunci cand este necesar. Se realizeaza fie dupa natura operatiilor economice, fie cronologic, fie alfabetic dupa denumirea entitatilor la care se refera, fie geografic dupa localitatea in care se regasesc corespondentii. Pastrarea documentelor din cursul exercitiului financiar se realizeaza in arhiva curenta a compartimentelor din cadrul entitatii. Dupa expirarea exercitiului financiar si aprobarea Situatiilor financiare anuale, documentele se predau la arhiva generala a entitatii. Conditiile de pastrare a documentelor sunt speciale, trebuind sa se asigure integritatea acestora o perioada mai lunga de timp. Termenele de pastrare sunt diferite, in functie de natura, destinatia si categoria din care fac parte. Documentele justificative si registrele de contabilitate se pastreaza 10 ani, exceptand statele de salarii si Situatiile financiare anuale care se pastreaza 50 de ani.