Organizarea structurala a departamentului de vanzare

Organizarea structurala a departamentului de vanzare

Organizarea ca notiune se foloseste in doua sensuri: in sensul de actiune si in sensul de rezultat al ei.

Structura organizatorica a firmei reprezinta ansamblul compartimentelor de munca, modul cum acestea sunt constituite si grupate, precum si principalele legaturi ce se stabilesc intre ele, in vederea realizarii in cat mai bune conditii a obiectivelor strategice si tactice ale activitatii economice si sociale a acesteia.

Elementele constitutive ale structurii organizatorice sunt: infrastructura sau elementele de ordin material, elementul uman, cadrul legaturilor, circuitelor informationale, rezultate din desfasurarea activitatii.

Structura organizatorica reprezinta sistemul de baza pe care sunt grefate toate celelalte structuri (economice, tehnice, sociale) intr-o intreprindere.

Structura organizatorica ca subsistem important al sistemului de management cuprinde:

a) structura de conducere sau functionala. Aceasta reuneste ansamblul persoanelor, al compartimentelor si al relatiilor organizationale, astfel constituite si plasate incat sa asigure conditiile economice, tehnice si de personal necesare desfasurarii procesului managerial si al proceselor de executie;

b) structura operationala sau de productie care este alcatutita din ansamblul persoanelor, compartimentelor si relatiilor organizationale constituite in vederea realizarii directe a obiectului de activitate al firmei.

Structura organizatorica a unei firme poate fi caracterizata prin: posturi/locuri de munca, sfera de autoritate a managerilor. Compartimente, niveluri ierarhice si relatii interumane.

Structura functionala poate fi utilizata, cu bune rezultate, in firmele mici si mijlocii cu o singura afacere, in care activitatile "cheie" sunt bine definite prin scopuri si arie de specializare. Poate fi aplicata si in firmele integrate vertical, care sunt dominant orientate spre productie.

Structura geografica este specific firmelor cu o scara larga de activitate, a caror nevoi strategice difera de la o arie geografica la alta. Este aplicata in companiile de energie electrica, ciment, lanturile de restaurante sau unele activitati de posta si telecomunicatii.

Structura pe unitati descentralizate de profit (divizii) presupune gruparea activitatilor pe afaceri si linii de productie. Acest tip de structura, folosita pentru prima data de catre Du Pont si General Motors in, anul 1920, este aplicata in prezent in peste 60% din firmele americane mari. Acest tip de structura permite implementarea strategiei prin gruparea activitatilor-cheie impreuna cu alte afaceri sub acelasi acoperis functional.

Structura pe unitati strategice de afaceri permite reunirea diviziilor in grupuri mai mari, numite unitati strategice de afaceri, pe baza unor considerente strategice.

Structura matriceala, ca forma specifica de organizare, are doua sau mai multe canale de comanda, doua sau mai multe linii de autoritate bugetara si doua sau mai multe surse de apreciere a performantelor si recompenselor salariatilor. Matricea organizationala este un sistem de solutionare, prin negociere a conflictului dintre strategie si prioritatile operative ale firmei.

Printr-o astfel de organizare, toate categoriile de manageri (de produs, functionali, de arii geografice, la nivel de afaceri) pot primi responsabilitati de importanta strategica, ce por varia de la o perioada la alta, in functie de prioritatile firmei.

Structura de tip conglomerat - Adesea, marile companii, cu o productie diversificata, utilizeaza o structura de tip conglomerat, in care sunt folosite, pe diferite niveluri ierarhice mai multa principii de constituire a designului structural.

Principalul avantaj al unei astfel de structuri consta in adaptabilitatea organizarii la specificul activitatii fiecarei unitati componente.

Structura organizatorica a intreprinderii reprezinta cadrul de stabilire a liniilor de autoritate si responsabilitate al personalului si compartimentele intreprinderii specificand decidentii si realizatorii anumitor activitati distincte.

Principalele forme organizatorice intalnite in activitatile practice de marketing sunt urmatoarele:

a) Desfasurarea activitatii de marketing in cadrul compartimentelor traditionale: vanzari (desfacere), productia, planificare, organizare - rolul principal revenind celui de vanzari. In acest caz unele activitati de marketing lipsesc in totalitate (cercetare, strategie, programare) iar altele sunt impuse de necesitati imediate (publicitate, promovare). Marketingul are un rol minor, fiind dispersat in mai multe compartimente, avand pozitie subalterna.

b) Gruparea majoritatii activitatii de marketing in unul din compartimentele traditionale - de regula cel de vanzari. Marketingul are tot pozitie inferioara. Aceasta forma se aplica atunci cand sunt utilizatori industriali putini.

c) Constituirea unui compartiment specializat de marketing, subordonat direct conducerii. In acest caz marketingul este recunoscut ca o activitate importanta.

d) Crearea de directii de marketing. Acest caz se intalneste in special in tarile dezvoltate. Directiile pot fi functionale sau operationale.

Structura functionala este specifica intreprinderii ce comercializeaza prin reteaua de distributie, iar cea operationala se foloseste in cazul vanzarilor directe catre utilizatori industriali sau institutionali.

e) "Intreprinderea de marketing". In acest caz compartimentul de marketing are un rol coordonator si integrator al tuturor activitatilor, detinand o pozitie cheie in procesul luarii deciziilor, urmarind mentinerea echilibrului oprim in intreprindere- mediu extern.

Un compartiment de marketing poate fi organizat functional, pe produs, segmente de consumatori, geografic sau mixt.

a) Organizarea functionala presupune ca toate sectoarele sunt subordonate direct sefului (vicepresedinte de marketing) si este indicata la firmele mici, cu personal redus deoarece coordonarea este dificila.

Fig. nr. 3.1 Tip de structura functionala

b) Organizarea pe produs. Sectoarele sunt specializate in conceperea si desfasurarea tuturor activitatilor de marketing specifice fiecarui produs (categorii de produse). Ea este indicata la firmele cu produse4 diferite, clientela distincta, canale de distributie specifice.

Fig. nr. 3.2 Tip de organizare pe produs

c) Organizarea dupa segmentele de piata (clienti) este similara celei pe produse in care locul produsului este luat de segmentele de piata (barbati, femei, copii)

d) Organizarea geografica este o varianta a organizarii dupa segmentele geografice de piata.

Fig. nr. 3.3  Tip de organizare geografica

e) Organizarea dupa criteriul mixt presupune combinarea structurii pe functii cu cea pe produse.

Promovare

Distributie

Promovare marketing

Cercetare de marketing

Sef compartiment

Fig. nr. 3.4 Tip de organizare mixta

Personalul din compartimentul de marketing trebuie sa fie posesorul unor temeinice cunostinte de specialitate, dublate de numeroase calitati si care sunt oglindite in profesiograma specialistului de marketing.

Organizarea personalului de vanzari incearca sa impace principiile crearii unei structuri optime de organizare cu nevoile dinamice ale pietei.

Forma folosita  in organizarea compartimentului de desfacere se prezinta in figura urmatoare:

Fig. 3.5 Organizarea departamentului de vanzari.

O importanta deosebita prezinta modul de repartizare a activitatilor, atributiilor si sarcinilor care urmeaza a se realiza la nivelul fiecarui post si functii componente ale compartimentului de desfacere. La repartizarea acestora se are in vedere volumul de munca necesar indeplinirii fiecarei atributii, gradul de complexitate al acestora, nivelul de pregatire solicitat pentru executie.