Configurarea unei baze de date Access

Cuvinte importante:

  - baza de date, baza de date relationala, tabela, sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD);

  - descrierea generala a produsului informatic Access 2000: ecranul de lucru;

  - configurarea unei baze de date Access, salvarea componentelor unei baze de date, deschiderea unei baze de date;

  - etape in proiectarea unei baze de date relationale.

Baza de date, baza de date relationala, tabela, sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD)

Baza de date este o colectie organizata de date care descrie formalizat si firesc obiecte (entitati) ale lumii reale ce sunt de interes, precum si relatiile dintre aceste obiecte.

Organizarea datelor in baze de date este preferata peste tot acolo unde se lucreaza cu colectii mari de date.

Baza de date poate fi memorata pe disc in unul sau mai multe fisiere.

O baza de date relationala este o colectie de tabele legate intre ele pentru stocarea si manipularea (vehicularea) datelor.

Tabela descrie o entitate din lumea reala, pe baza atributelor (caracteristicilor) care intereseaza a fi stocate, in vederea realizarii obiectivului pentru care se creaza o baza de date.

Entitatea este un obiect cu semnificatie din lumea reala despre care se doreste sa se obtina informatie.    

De exemplu: "cursul de apa" este o entitate din lumea reala, "sectiunea de control" este o entitate de la care se pot obtine diversi parametrii care caracterizeaza cursul de apa.

O tabela este alcatuita din

  - linii ("record") care contin valori stocate pentru toate atributele (caracteristicile) entitatii; se mai numesc si inregistrari (record);

  - coloane care contin toate valorile stocate pentru fiecare atribut (caracteristica) al (a) entitatii;

  - campuri ("fields") care contin valori aflate la intersectia intre linie si coloana.

Structura unei tabele a bazei de date defineste atributele (caracteristicile) care descriu o entitate din lumea reala in functie de obiectivul pentru care se realizeaza o baza de date.

Configurarea structurii unei tabele inseamna:

• atribuirea de nume pentru coloanele tabelei (stabilirea semnificatiei coloanelor);
• determinarea tipului de date pentru valorile stocate in fiecare coloana (numerice, texte, date calendaristice, imagini etc.);
• alocarea unor lungimi maxime pentru datele stocate in fiecare coloana;
• alte proprietati ale coloanelor care controleaza datele introduse in acestea (reguli de validare la nivel de camp, la nivel de inregistrare etc.)

Cheia primara a unei tabele este o coloana sau un set de coloane ce distinge, prin valorile continute in ea (in ele), o linie de alta linie a tabelei.

Cheia primara identifica in mod unic fiecare linie (inregistrare) din tabela. Doua linii ale tabelei nu pot avea aceleasi valori in coloana care reprezinta cheia primara.

Cheia primara se stabileste odata cu structura tabelei.

Sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este mediul de dezvoltare pentru aplicatii informatice care creaza baze de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date este un sistem specializat de programe care asigura crearea si gestiunea (inserarea, modificarea, stergerea, selectia, securitatea si integritatea datelor) bazei de date.

Exista o multitudine de SGBD-uri, dintre care mentionam (fara a le epuiza): Access, FoxPro, Paradox, dBase, Oracle, SQL Server, MySQL etc.

ACCESS este un sistem destinat crearii si gestionarii unor baze de date relationale si face parte din pachetul de programe MS - Office.

O baza de date in Access poate contine 7 tipuri de componente specifice:

• TABLES (tabele), folosite pentru a stoca datele din baza de date;
• QUERIES (cereri sau interogarii), folosite pentru selectarea datelor dorite dintr-una sau mai multe tabele ale bazei de date si pentru vizualizarea selectiva a datelor intr-o fereastra (form) sau intr-un raport (tiparit la imprimanta)
• FORMS (ferestre sau formulare), folosite pentru afisarea si editarea datelor din tabele sau interogari (cereri) pe ecranul calculatorului;
• REPORTS (rapoarte), folosite pentru afisarea datelor, din tabele sau interogari (cereri) sub forma unor liste (rapoarte) care pot fi tiparite la imprimanta;
• PAGES (pagini WEB), folosite pentru afisarea datelor din tabele sau interogari (cerei) sub forma unor pagini Web, care pot fi incluse intr-un site Web.
• MACROS (macrocomenzi), folosite pentru operatii de gestiune a bazelor de date fara a apela la scrierea de programe;
• MODULES (proceduri), folosite pentru a pastra cod-sursa scris in limbajul Access Basic care permite gestionarea si perfectionarea aplicatiei informatice cu baza de date creata.

Nota:

Componentele unei baze de date Access, descrise mai sus, sunt stocate pe disc intr-un fisier cu extensia .mdb.

Configurarea unei baze de date Access

Configurarea bazei de date inseamna crearea fisierului  (cu extensia .mdb) in care se vor stoca toate componentele bazei de date (tabele, interogari, form-uri, rapoarte, pagini web de acces la datele din tabelele bazei).

Configurarea bazei de date se poate face prin doua modalitati:

la lansarea produsului Access, folosind fereastra StartUp;

dupa lansarea produsului Access, folosind optiunea New a meniului File (sau butonul New de pe bara de instrumente standard).

Salvarea componentelor unei baze de date si deschiderea unei baze de date Access

Salvarea componentelor (tabelelor, interogarilor, rapoartelor etc.) bazei de date poate fi realizata prin alegerea optiunii Save sau Save As din meniul File. Aceste optiuni sunt active numai cand componenta respectiva este selectata si pe ecran apare fereastra corespunzatoare componentei.

Deschiderea unei baze de date se poate face prin doua modalitati:

la lansarea produsului Access, folosind fereastra "StartUp" (optiunea: "Open an existing file");

dupa lansarea produsului Access, folosind optiunea Open a meniului File (sau butonul Open de pe bara de instrumente standard).

Etape in proiectarea unei baze de date relationale

1. Stabilirea scopului realizarii bazei de date, in functie de care se stabileste ce tipuri de informatii se vor stoca in baza de date si care este structura tabelelor bazei de date;

2. Identificarea tabelelor bazei de date si stabilirea structurii acestora, care se realizeaza prin cateva reguli care trebuie respectate:

  - informatiile se separa in asa fel incat fiecare tabela sa aiba o structura informationala cat mai omogena si sa reflecte caracteristici (atribute) ale unei singure entitati (cum ar fi: clienti, angajati, etc);

  - gasirea unei coloane care prin datele continute identifica in mod unic fiecare linie a tabelei (adica, aflarea cheii primare pentru tabela);

3. Identificarea legaturilor (asocierilor) dintre tabele. Aplicarea tehnicii de legare a tabelelor permite combinarea datelor din mai multe tabele, in interogari, pe form-uri, in rapoarte sau pagini web de acces; legaturile (asocierile) dintre tabele, astfel stabilite, sunt specifice unei baze de date relationale.

4. Crearea structurii tabelelor bazei de date si a legaturilor (asocierilor) dintre tabele, folosind SGBD Access, si introducerea catorva inregistrari (linii) in fiecare tabela; se verifica daca rezultatul este cel dorit si se fac eventuale modificari, daca este necesar.

Cuvinte importante:

  - crearea structurii unei tabele a bazei de date ACCESS: modul de vizualizare Design;

  - proprietatile coloanelor (campurilor) unei tabele;

  - chei primare si chei primare "surogat";

  - legaturi (asocieri) intre tabele: cheia straina (foreign key); tipuri de legaturi intre tabele; crearea unei legaturi (asocieri) de tip One-To-Many; crearea unei legaturi (asocieri) de tip One-To-One;

  - introducerea si vizualizarea datelor din mai multe tabele legate;

  - prezentarea regulilor de validare: implementarea validarii la nivel de camp; implementarea validarii la nivel de inregistrare;

  - bazele integritatii referentiale si functionarea integritatii referentiale.

Crearea structurii unei tabele a bazei de date se poate face prin trei metode:

• folosind utilitarul Table Wizard;
• folosind modul de vizualizare Datasheet ("foaie de date");
• folosind modul de vizualizare Design ("proiectare").

Crearea structurii unei tabele folosind modul de vizualizare Design se face prin:

- alegerea elementului Create table in Design View din fereastra specifica obiectului Tables;

- alegerea butonului New din bara de instrumente a ferestrei specifice obiectului Tables.

Pe ecran se deschide fereastra cu numele "Design Table" (de proiectare).

Proprietatile coloanelor (campurilor) unei tabele

1. Numele campului (FieldName) - precizeaza numele unui camp al tabelului. Numele unui camp poate avea lungimea maxima de 64 de caractere si poate contine orice combinatie de litere, numere, spatii si caractere speciale. Caracterele nepermise sunt punctul, semnul exclamarii, accentul si parantezele.

2. Tipul datelor (DataType) - specifica tipul de date continute in campul respectiv. In tabelul de mai jos sunt descrise tipurile de date folosite de Access.

3. Dimensiunea campului (Field Size) - specifica dimensiunea maxima pe care o poate avea o valoare de tip Text sau de tip Number; pentru coloanele cu tipul de date Text, dimensiunea indica numarul maxim de caractere ce pot fi introduse intr-un camp; pentru coloanele cu tipul de date Number, dimensiunea este specifica categoriei de valori numerice, precizate in tabelul prezentat (Integer, Long Integer, Single, Double etc).

4. Formatul coloanei (Format) - specifica modul in care se vor afisa datele introduse intr-un camp; in functie de tipul de date, se poate selecta unul din formatele predefinite care au fost precizate si la descrierea produsului Excel (General, Scientific, Fixed etc. pentru numere).

 De asemenea, pot fi specificate formate personalizate ca si in Excel:  caracterele "0" si "#", ".", "," pentru numere, caracterele "<" , ">" pentru texte.

5. Masca de intrare (Input Mask) - specifica un sablon (model) de introducere a datelor intr-un camp, de catre utilizator, si ce tip de date pot fi introduse in camp, altul nefiind permis. Iata o lista cu unele caractere utilizate in caseta Input Mask a ferestrei Table, si semnificatia utilizarii lor in sablonul de introducere:

11. Indexarea unei coloane (Indexed) - specifica daca este creat un index pentru campul respectiv; produsul Access mentine liste ascunse de intrari care ii permite sa proceseze mai rapid interogari (cereri), cautari si sortari bazate pe aceasta coloana. Pot fi create doua tipuri de index.Unul permite introduceri duplicate, iar celalalt nu accepta duplicate.

Chei primare si chei primare "surogat"

Cheia primara a unei tabele este o coloana sau un set de coloane ce distinge, prin valorile continute in ea (in ele), o linie de alta linie a tabelei.

Scopul unei chei primare este dublu:

  - de a identifica in mod unic o linie (inregistrare);

  - de a servi drept "liant" intre tabele inrudite; cheia primara este preluata intr-o alta tabela cu scopul de a lega intre ele cele doua tabele.

Stabilirea cheii primare in ACCESS se realizeaza astfel:

  - se intra in modul DesignView al tabelei respective;

  - se plaseaza cursorul de editare in campul care se doreste a fi cheie primara;

  - se executa clic cu butonul drept al mouse-ului si din meniul scurt vertical se alege optiunea Primary Key.

Cheia primara "surogat" este folosita pentru a inlocui cheia primara compusa din mai multe coloane.Cheia primara surogat este o coloana cu valori generate in ordine secventiala, folosind un dispozitiv de incrementare. In Access este utilizat in acest scop tipul de camp autonumeric (autonumber).

Cheile surogat sunt numite chei fara semnificatie, deoarece din valoarea acestora nu sunt obtiunute informatii privind inregistrarile (liniile) pe care le identifica.

Legaturi (asocieri) intre tabele

Dupa crearea tabelelor care alcatuiesc baza de date este necesar sa se defineasca sistemul de legaturi (asocieri sau relationships) dintre tabele, astfel incat, pe baza lor, sa se combine informatiile din mai multe tabele in form-uri (formulare), in interogari, in pagini web de acces la date si in rapoarte.

Cheia straina (foreign key) este o coloana sau un set de coloane care permite legarea datelor dintr-o tabela la datele dintr-o alta tabela.

Cheia straina dintr-o tabela este asociata cu o coloana ce reprezinta cheia primara dintr-o alta tabela. Cheia straina dintr-o tabela reprezinta, de fapt, un duplicat al cheii primare dintr-o alta tabela.

Cheia straina dintr-o tabela are urmatoarele caracteristici:

• tipul de date al cheii straine trebuie sa fie acelasi cu cel al cheii primare, din alta tabela, cu care se leaga;
• lungimea (dimensiunea) cheii straine trebuie sa fie aceeasi cu cea a cheii primare, din alta tabela, cu care se leaga;
• semnificatia cheii straine trebuie sa fie aceeasi cu cea a cheii primare, din alta tabela, cu care se leaga.

Legatura (asociere sau relationship) intre doua tabele descrie corespondenta, prin valori de date, intre o cheie primara dintr-o tabela si o cheie straina din tabela corelata.

In cadrul legaturii, valorile din cheia straina dintr-o tabela legata nu este necesar sa fie unice, dar fiecare valoare trebuie sa se regaseasca printre  valorile din cheia primara a tabelei cu care este legata.

Exista trei tipuri principale de legaturi intre doua tabele:

• One-To-Many (una la mai multe) - o inregistrare (linie) care este unica intr-o tabela poate avea mai multe inregistrari (linii) corespunzatoare in alta tabela;
• One-To-One (una la una) - o inregistrare (linie) care este unica intr-o tabela este unica si in cealalta tabela; acest tip de relatie este rar utilizat;
• Many-To-Many (mai multe la mai multe) - o inregistrare (linie) care este unica intr-o tabela poate avea mai multe inregistrari (linii) corespunzatoare in alta tabela si viceversa.

Stergerea unei legaturi intre tabele se realizeaza, in fereastra Relationships, astfel:

  - se selecteaza legatura care se doreste a fi stearsa;

  - se alege optiunea Delete din meniul scurt vertical.

Vizualizarea legaturilor intre tabelele bazei de date se realizeaza prin alegerea butonului Relationships de pe bara cu instrumente standard.

Introducerea si vizualizarea datelor din mai multe tabele legate

Introducerea si vizualizarea datelor din mai multe tabele legate se realizeaza prin deschiderea tabelei "parinte" care are o legatura de tip "una la mai multe" cu o alta tabela "copil".

Tabela "parinte" are o coloana suplimentara (mai ingusta) in partea stanga, care contine semnul plus (+). Semnul plus indica existenta unor date din alta tabela, la un nivel ierarhic inferior, la fel ca si semnul plus din Windows Explorer.

Se efectueaza clic pe semnul plus (+) din stanga fiecarei inregistrari si astfel se deschide subfoaia de date din  tabela "copil" care este legata de inregistrarea respectiva.

Prezentarea generala a regulilor de validare

Bazele de date suporta reguli de validare la doua niveluri:

  - la nivel de camp;

  - la nivel de inregistrare.

Implementarea validarii la nivel de camp

Regulile de validare la nivel de camp sunt implementate prin intermediul unor proprietati ale campurilor tabelelor.

1. Proprietatea Required este aplicata daca este obligatorie introducerea unei valori intr-un camp.

2. Proprietatea Input Mask controleaza forma in care sunt introduse datele intr-un camp (ce caractere sunt introduse si in ce mod). Proprietatea Input Mask poate fi configurata manual sau generata cu o aplicatie wizard.

Masca (sablonul) de intrare reprezinta un model pe care trebuie sa-l respecte toate datele introduse intr-un camp. Access foloseste o lista de caractere alfanumerice pentru constituirea mastii de introducere. Proprietatea Input Mask este alcatuita din trei parti despartite prin punct si virgula (;):

  - masca de intrare propriu-zisa;

  - partea care specifica daca sunt stocate si eventuale caractere ale modelului de introducere sau sunt stocate numai datele esentiale; in prima varianta se foloseste cifra 0 care arata ca si caracterele modelului vor fi introduse in baza de date; de exemplu: 99/99/0000;0;_  sau 99/99/0000;;_

  - partea care specifica  inlocuitorul (placeholder) pentru spatiu la introducerea datelor.

3. Proprietatea Default Value (valoare implicita) specifica valoarea care este introdusa automat intr-un camp la crearea unei noi intregistrari.

4. Proprietatea Validation Rule care specifica o conditie sau un grup de conditii de validare la nivel de camp.

Proprietatea Validation Rule permite formularea de reguli de validare prin lansarea aplicatiei "Expression Builder".

5. Proprietatea Validation Text, precizeaza textul care va fi afisat cand este incalcata o regula de validare stabilita in proprietatea Validation Rule.

Implementarea validarii la nivel de inregistrare (la nivel de tabel)

Daca sunt satisfacute regulile de validare la nivel de camp, Access verifica indeplinirea regulilor de validare la nivel de inregistrare (uneori, denumite reguli la nivel de tabel) si apoi permite salvarea inregistrarii.

Regulile de validare la nivel de inregistrare sunt utile cand trebuie sa se compare mai multe campuri pentru a determina daca sunt indeplinite sau nu anumite conditii.

Pentru stabilirea regulilor de validare la nivel de inregistrare se intra in modalitatea de vizualizare "Design View" si se alege butonul Properties de pe bara de instrumente standard. Pe ecran apare fereastra "Table Properties" care permite specificarea mai multor proprietati la nivel de tabel.

In fereastra "Table Properties" se alege proprietatea Validation Rule in care vor fi specificate conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca mai multe campuri din tabela.

Proprietatea Validation Rule permite formularea de reguli de validare prin lansarea aplicatiei "Expression Builder".

Proprietatea Validation Text permite crearea de mesaje de avertizare catre utilizator, atunci cand nu este respectata o conditie de validare stabilita la nivel de inregistrare.

Bazele integritatii referentiale

Integritatea referentiala (referential integrity - RI) este un sistem de reguli (restrictii) care asigura mentinerea validitatii (corectitudinii) legaturilor dintre tabele.

Functionarea integritatii referentiale

Exista patru tipuri de restrictii privind integritatea referentiala:

  - stergerile restrictionate;

  - introducerea restrictionata a datelor;

  - stergerile in cascada;

  - actualizarile in cascada.

Stabilirea regulilor de integritate referentiala

1. Definirea relatiilor dintre tabelele bazei de date reprezinta primul pas pentru a da bazei de date capacitatea de a impune integritatea referentiala.

2. Activarea integritatii referentiale se realizeaza pentru fiecare legatura existenta intre doua tabele astfel:

  - se intra in fereastra "Relationships", apoi in fereastra "Edit Relationships";

  - se bifeaza optiunea "Enforce Referential Integrity".

3. Stergerile restrictionate

Acest tip de restrictii inseamna ca o inregistrare "parinte" nu poate fi stearsa daca exista una sau mai multe inregistrari "copil". Pentru a suporta stergerile restrictionate, caseta de validare "Cascade Delete Related Records" din fereastra "Edit Relationships" trebuie sa nu fie bifata.

4. Introducerea restrictionata a datelor

Introducerea restrictionata a datelor inseamna ca o inregistrare "copil" nu poate referi o inregistrare "parinte" inexistenta. Inregistrarile "copil" care refera un "parinte" inexistent sunt denumite si inregistrari "orfane". Introducerea restrictionata a datelor este obligatorie pentru integritatea referentiala.

5. Stergerile in cascada

Stergerile in cascada inseamna ca, daca este stearsa o inregistrare "parinte" atunci toate inregistrarile "copil" sunt sterse automat. Daca se incearca stergerea unei inregistrari "parinte" Access va genera o caseta de dialog care informeaza ca vor fi sterse si inregistrarile "inrudite".

Pentru a activa stergerile in cascada, caseta de validare "Cascade Delete Related Records" din fereastra "Edit Relationships" trebuie sa fie bifata.

6. Actualizarile in cascada

Actualizarile in cascada inseamna ca daca se modifica cheia primara a unei inregistrari "parinte" este actualizata si cheia straina a tuturor inregistrarilor "copil".

Pentru a activa actualizarile in cascada, caseta de validare "Cascade Update Related Records" din fereastra "Edit Relationships" trebuie sa fie bifata.

Cuvinte importante:

  - importul/exportul datelor din/catre alte surse externe;

  - crearea formularelor ("forms") pentru introducerea si vizualizarea datelor dintr-o tabela;

  - crearea de formulare ("forms") pentru introducerea si vizualizarea datelor din mai multe tabele legate - adaugarea de subformulare;

  - personalizarea (modificarea) formularelor create cu utilitarul Form Wizard: macheta de proiectare a unei ferestre in modul de vizualizare "design view";

  - utilizarea instrumentelor "controls wizard" pentru adaugarea de controale (obiecte grafice) pe un form (fereastra proiectata): adaugarea butoanelor de comanda; folosirea controlului Combo Box si cautare de tip "lookup";

  - crearea unui formular de tip meniu principal folosind utilitarul "Switchboard Manager".

Importul/exportul datelor din/catre alte surse externe

Importul datelor din alte surse externe

SGBD Accesss ofera posibilitatea de a prelua definitii de tabele dintr-o sursa externa (cum ar fi o alta baza de date din Access, un fisier de tip Excel sau un fisier de tip text) in scopul folosirii acestora ca tabele ale propriei baze de date Access.

Pentru importul datelor din surse externe se alege optiunea (meniului principal) File, apoi optiunea Get External Data si apoi optiunea Import.

In functie de tipul fisierului care se doreste a fi importat se activeaza un instrument de tip Wizard care realizeaza cu usurinta conversia sursei de date externe intr-un tabel al bazei de date Access.

De exemplu, importul datelor dintr-un fisier Excel se realizeaza, folosind instrumentul Import Spreadsheet Wizard, in 6 pasi.

Exportul datelor catre alte surse externe

SGBD Accesss ofera posibilitatea de a transforma (converti) tabele ale bazei de date Access in alte tipuri de fisiere specifice unei surse externe de date (cum ar fi o alta baza de date din Access, un fisier de tip Excel sau un fisier de tip text).

Pentru exportul datelor catre surse externe se alege optiunea (meniului principal) File si apoi optiunea Export.

De exemplu, figura de mai jos ilustreaza transformarea (exportul) unei tabele a bazei de date Access intr-un fisier de tip Excel:

Componenta FORMS a bazei de date: crearea formularelor pentru introducerea si vizualizarea datelor dintr-o tabela sau din mai multe tabele legate

Pentru introducerea datelor in tabele s-a prezentat modalitatea directa (vizualizarea "datasheet view") oferita de produsul informatic Access.

Insa, pentru preluarea datelor in tabelele bazei de date se recomanda utilizarea formularelor (form-urilor sau machetelor) care ofera o modalitate mai flexibila si mai prietenoasa pentru un utilizator care poseda cunostinte reduse despre produsul informatic Access.

Crearea si vizualizarea formularelor (machetelor) se realizeaza prin folosirea componentei FORMS a bazei de date Access.

Intrarea in componenta FORMS a bazei de date se realizeaza prin clic cu butonul stang al mouse-ului pe obiectul FORMS al ferestrei principale Database.

A. Crearea unui formular (macheta) pentru introducerea si vizualizarea datelor dintr-o tabela se poate face prin mai multe metode dintre care se mentioneaza:

•  folosind instrumentul Form Wizard;
•  folosind modul de vizualizare Design ("proiectare");
•  folosind utilitarul Chart Wizard pentru vizualizarea grafica a informatiilor;
•  folosind trei tipuri de formulare automate: Columnar, Tabular, Datasheet.

Pentru utilizarea uneia din metodele prezentate mai sus se efectueaza clic pe butonul New din bara de instrumente a ferestrei specifice obiectului Forms.

Pe ecran se deschide fereastra cu numele "New Form".

Folosirea instrumentului Form Wizard

Dupa alegerea din lisata a instrumentului "Form Wizard" pe ecran se deschide fereastra cu numele "Form Wizard" ("asistent pentru crearea de formulare") care ne asista in crearea unui formular pentru introducerea si vizualizarea datelor dintr-o tabela, prin parcurgerea a patru pasi de lucru.