Cum sa gestionam performanta slaba a angajatilor

Una dintre cele mai dificile provocari cu care se confrunta aproape toti managerii la un moment dat in cariera lor este gestionarea angajatilor slabi. Imposibilitatea de a gestiona angajatul cu performanta slaba poate avea ca rezultat mari probleme pentru manageri, deoarece reduce credibilitatea lor si pot deraia cariera lor. Slaba performanta are efecte asupra moralului echipei, credibilitatea managerului si, in cele din urma, asupra succesului companiei.

Fiecare situatie este diferita si ar trebui sa fie examinate in mod individual, dar exista unele linii directoare care pot ajuta managerii sa imbunatateasca performanta fiecarui angajat.

Dificultate: provocatoare

De ce anume veti avea nevoie:

.Departamentul Resurse Umane , daca aveti unul;

. O buna intelegere a orientarii companiei dumneavoastra ;

. Timpul - nu poti gestiona oameni fara a iti rezerva timp ;

Pasul 1

Luati legatura cu partenerul  HR sau consilierul juridic, daca este posibil. Angajatii pot fi protejati de legile federale sau de stat care ar putea avea un impact asupra modului vostru de a le gestiona. In plus, este posibil sa aveti angajati in cadrul unui contract de negociere colectiva (sindicat) si circumstante speciale care se pot aplica.

Pasul 2

Purtati o conversatie privata, sincera cu angajatii cu privire la deficientele lui sau ei de performanta.

Va trebui sa fiti foarte specifici cu persoana si sa ii oferiti exemple .

Descrieti atunci cand ati observat comportamentul, exact ce comportament a fost si efectele comportamentului, fara avertisment ; va ajuta angajatul sa inteleaga. Daca nu puteti face acest lucru bine, poate fi necesar sa reganditi , daca angajatul are o problema de performanta.

Pasul 3

Lucrati cu angajatul pentru a stabili modalitati ca el sa se poata corecta pentru deficiente.

Aveti o sansa mai buna de a obtine un rezultat mai bun de la un angajat care considera ca acestea fac parte dintr-o solutie.

Sfaturi & Avertismente

. documentati discutia cu un e-mail sau scrisoare inclusiv motivele pentru discutia voastra si rezultate convenite pentru a obtine o solutie.

. Stabiliti un program de intalniri regulate cu angajatul pentru a analiza progresul lui. Trimite un e-mail, dupa aceste discutii cu un scurt rezumat, sefului tau.

. Odata ce comportamentul  angajatului s-a schimbat, nu uitati sa recunoasteti succesul lui in particular.

In cazul in care performantele angajatului nu se imbunatatesc , luati in considerare dezbaterea unui plan oficial de imbunatatire a performantei pentru ei cu  departamentul de resurse umane sau consilierul juridic. Se recomanda sa faceti acest pas cu un profesionist instruit pentru a va asigura ca nu va asumati riscuri inutile.

Motivatie versus deficit de compententa

Lipsa de motivatie si metode manageriale de motivatie!

Am hotarat abordarea acestei teme putin diferit, in sensul ca inainte de a discuta de metode cheie de motivare trebuie sa identificam corect daca avem de-a face cu lipsa de motivatie sau cu un deficit de competenta profesionala !

In acest articol vom stabili exact cum anume putem pune un diagnostic corect pe problema: deficit de competenta sau lipsa de motivatie. Totodata, in termeni de solutii voi prezenta care sunt acele metode prin care putem rezolva fiecare din cele doua probleme. Subiectul este foarte important intrucat lipsa motivatiei sau deficitul de compententa sunt generatori imediati de neperformanta, lucru pe care probabil ni-l dorim cel mai putin!

Este bine cand dorim sa motivam angajatii, dar mai inainte de asta trebuie sa aflam daca acestora le lipseste intr-adevar motivatia!

Analizand cazul in care salariatii obtin performante scazute trebuie sa avem in vedere daca performanta scazuta este rezultatul unei competente profesionale scazute sau este cauzata de lipsa motivatiei. Astfel in cele doua situatii atitudinea adoptata de manager trebuie sa fie total diferita.

Competenta profesionala scazuta se observa mai ales in cazul in care fiind pus in fata unor sarcini dificile, angajatul poate dovedi o 'insuficienta' a competentei profesionale, ale carei cauze pot fi:

- cunostinte de specialitate reduse,

- lipsa de experienta,

- atitudine nepotrivita a angajatului (fata de munca, fata de echipa, fata de superiori),

- abilitate redusa in domeniul in care performanta nu a atins nivelul asteptat.

Cum punem diagnosticul corect?

Pentru a se stabili ca, intr-o anumita situatie concreta, este vorba despre competenta profesionala scazuta, trebuie sa se ia in considerare felul in care a actionat salariatul in trecut fata de sarcini asemanatoare. In cazul in care in perioadele trecute acesta a facut fata cu succes unor sarcini similare, inseamna ca este vorba de o lipsa de motivatie.

De asemenea se va lua in considerare si dificultatea sarcinii care a generat lipsa de performanta. Daca avem de-a face cu sarcini care nu presupun un 'consum' sporit de cunostinte si deprinderi, lipsa oricarui progres in realizarea sarcinii dovedeste lipsa de interes, deci lipsa de motivatie.

Un alt punct care trebuie luat in seama este observarea reactiei salariatului in fata neindeplinirii sarcinii. Daca acesta manifesta dezinteres fata de nerealizarea adecvata a sarcinii, este din nou un semn al lipsei de motivatie.

Cum imbunatatim competentele?

In situatia in care se stabileste in mod clar ca nu lipsa de motivatie a cauzat nivelul redus de performanta, se va stabili impreuna cu salariatul un plan de imbunatatire a competentei profesionale dupa cum urmeaza:

- se va stabili ce curs de perfectionare trebuie sa urmeze salariatul,

- se vor identifica procedurile de lucru care-i sunt neclare angajatului,

- se vor revizui aceste proceduri

- se va explica inca o data cum trebuie urmata procedura de lucru pentru sarcina in care angajatul a dovedit competenta profesionala scazuta.

Indicatori fermi ai lipsei de motivatie:

Odata ce am stabilit ca nu avem de-a face cu deficit de compententa profesionala se trece la analiza motivatiei acestuia. Lipsa motivatiei unui salariat se poate recunoaste prin faptul ca acesta:

- nu coopereaza atunci cand este nevoie de un efort suplimentar,

- intarzie,

- pleaca mai devreme,

- isi ia zile libere fara a da explicatii satisfacatoare,

- lungeste cat se poate de mult pauzele pentru a ramane cat mai putin timp de lucru,

- nu se ofera niciodata sa efectueze ore suplimentare,

- nu respecta termenele limita,

- nu-si asuma raspunderea pentru lucrurile care merg prost

- nu urmeaza instructiunile care i se dau.

CE METODE MANAGERIALE DE STIMULARE A MOTIVATIEI AVEM LA INDEMANA?

Mai jos va voi prezenta patru metode de stimulare a motivatiei utile mai ales managerilor HR, dar utile si acelor angajati care vor sa-si imbunatateasca motivatia interna!

1. Comunicarea in procesul de motivare

Comunicarea in procesul de motivare a angajatilor se va face in functie de nevoile acestuia, de factorii care il stimuleaza spre a lucra mai bine precum si de ceea ce-l determina sa doreasca sa obtina rezultate mai bune.

Momentele alese pentru a efectua comunicarea sunt:

- inainte, pentru a preintampina lipsa performantei,

- in fiecare moment, deci permanent pentru a urmari realizarea performantei si

- dupa, pentru a analiza impreuna cu salariatii ceea ce s-a realizat comparativ cu ceea ce s-a propus si pentru a aduce la cunostinta recompensele si sanctiunile stabilite.

Prin discutii individuale, fise de stabilire a standardelor de performanta se realizeaza informarea salariatilor cu privire la standardele de performanta stabilite si impreuna cu acestia se hotarasc recompensele, dar si sanctiunile care vor fi aplicate in cazul nerealizarii performantei, personalul avand astfel posibilitatea de a intelege consecintele actiunilor lor.  

Periodic, prin sistemul de monitorizare a performantelor se va explica angajatilor unde anume gresesc si cum se pot indrepta, oferindu-le solutii si accentuand impactul nerealizarii performantei asupra echipei de lucru. Mai inainte de toate este foarte important a nu se trece cu vederea efectul unei munci bine facute si se vor incuraja salariatii sa-si aprecieze singuri performanta pentru a gasi apoi impreuna principalele modalitati de a o imbunatati.

Analizand impreuna cu salariatii ceea ce s-a realizat comparativ cu ceea ce s-a propus se va conduce discutia astfel incat salariatului sa-i fie clar ce a facut bine si ce a gresit, recompensele si sanctiunile care se impun fiind comunicate in timp util si aplicate exact asa cum s-a convenit initial.

2. Managementul prin obiective

Managementul prin obiective este una dintre cele mai utilizate metode moderne  de stimulare a motivatiei, pentru aplicarea careia se va tine seama de urmatoarele masuri:

- incadrarea obiectivelor compartimentului in obiectivele generale ale organizatiei;

- stabilirea obiectivelor fiecarui salariat;

- alinierea obiectivelor angajatilor la obiectivele organizatiei

- consultarea angajatilor la stabilirea obiectivelor, a modalitatilor prin care acestea vor fi atinse, precum si cu privire la fixarea termenelor de lucru;

- stabilirea impreuna cu salariatii a libertatii de actiune pe care acestia o vor avea, precum si supervizarea necesara;

- decizia cu privire la modul de masurare a performantelor si la tipul de recompense si sanctiuni aplicate.

Managementul prin obiective conduce la rezultate foarte bune in procesul de stimulare a motivatiei daca se indeplinesc o serie de conditii cumulative:

- salariatii cunosc obiectivele;

- obiectivele sunt realiste, posibil de atins si precis descrise;

- termenele sa fie posibil de atins si corelate intre ele;

- salariatii sunt instruiti in ceea ce priveste acest sistem de management;

- sistemul sa fie in permanenta monitorizat si corectat cand este cazul;

- corectiile sa fie cunoscute de salariati in cel mai scurt timp.

Avantajele acestei metode in planul motivarii si performantelor salariatilor sunt urmatoarele:

- performanta ceruta este precis delimitata;

- fiecare salariat cunoaste cu precizie ce anume se asteapta de la el in indeplinirea unei sarcini;

- fiecare salariat stie ce are de facut pentru atingerea performantei cerute.

- fiecare salariat cunoaste cum trebuie sa actioneze, cand trebuie sa actioneze si ce resurse are la dispozitie;

- recompensele si sanctiunile sunt acordate in concordanta cu atingerea obiectivelor stabilite;

- masurarea performantelor si acordarea recompenselor se face in functie de gradul de realizare a obiectivelor individuale.

3. Delegarea

O alta metoda de stimulare a motivatiei, eficienta si usor de aplicat, este delegarea. In aplicarea careia se impun urmatoarele masuri:

- stabilirea clara a sarcinilor ce pot fi delegate;

- stabilirea clara a persoanelor carora le pot fi delegate sarcini si ce fel de sarcini pot fi delegate acestor persoane;

- stabilirea, prin consultare cu salariatul, a standardelor de performanta, a rezultatelor asteptate si a perioadei delegarii;

- acordarea unei depline libertati de actiune salariatului caruia ii este delegata o sarcina;

- atribuirea, odata cu sarcina, a autoritatii necesare salariatului pentru buna indeplinire a acesteia.

Ca metoda de stimulare a motivatiei, delegarea va fi reusita in momentul cand se vor indeplini cumulativ urmatoarele conditii:

- sarcina este  atribuita pe o perioada limitata de timp;

- atribuirea sarcinii are  un caracter formal (sa fie oficializata);

- salariatul caruia i s-a delegat o sarcina se bucura de increderea superiorilor sai;

- sarcina delegata corespunde profilului persoanei careia ii este atribuita.

 Ca avantaje ale delegarii asupra motivarii si performantelor salariatilor se poate nota ca salariatul primeste dovada increderii in capacitatile sale si performanta asteptata este precis descrisa.

Managementul participativ

Realizarea unor motivatii de mobilizare, de implicare, specifice intrepriderilor performante se afla in legatura directa cu aplicarea unui management participativ.

Primele domenii in care salariatii au participat la activitatile de organizare si gestionare ale companiilor au fost: imbunatatirea conditiilor de lucru, largirea sarcinilor la nivelul unor compartimente, conducerea prin obiective etc, in prezent fiind aplicate in tarile dezvoltate o serie de metode participative care duc la imbunatatirea folosirii resurselor umane si cresterea gradului de motivare a angajatilor.

Putem concluziona ca primul si totodata cel mai important lucru pe care il putem face este un "reality check" , sa discutam cu angajatul in privat , sincer si la obiect,sa punem intrebari si sa ne oferim sprijinul pentru a ajuta angajatul.

Trebuie sa stabilim apoi daca este vorba de lipsa de motivatie sau deficit de performanta,

Diagnosticul corect il punem comparand problema cu situatii asemanatoare din trecut si daca atunci s-a descurcat cu succes , este vorba de lipsa de motivatie sau analizand reactia salariatului in fata neindeplinirii sarcinii;daca acesta manifesta dezinteres, avem de-a face cu lipsa de motivatie, sau: intarzie, pleaca mai devreme,nu isi asuma responsabilitatea, nu urmeaza instructiunile etc.

Daca este vorba de deficit de performanta facem impreuna un plan de dezvoltare si stabilim intalniri lunare pentru o analiza a progresului facut de angajat.Recunoasterea succesului este un pas important in derularea corecta a procesului de perfectionare ,nerealizarea acestui lucru putand duce la concluzia angajatului ca managerului si companiei nu ii pasa de el si de munca lui , adancind si mai mult lipsa de motivatie a angajatului .

Avem 4 metode eficiente de stimulare a motivatiei si anume:

Comunicarea in procesul de motivare ;aceasta se va face inainte , dupa si in fiecare moment, deci permanent,prin discutii individuale si fise de stalibire a standardelor de performanta.

Periodic se va explica salariatului unde greseste si cum se poate indrepta , oferindu-i solutii pentru indeplinirea sarcinei.

Managementul prin obiective este unul din cele mai bune instrumente de masurare a motivatiei si a coeficientului de performanta deoarece ne asiguram ca salariatii cunosc obiectivele si se implica in realizarea acestora, cerand ajutor sau anumite resurse cand au nevoie pentru realizarea sarcinii.

Delegarea este ideala pentru angajatul propus pentru avansare deoarece prin ea ne asiguram ca salariatul vrea si este capabil sa realizeze sarcina, se bucura de increderea superiorilor , i se acorda timp si resurse pentru indeplinire si i se atribuie autoritatea necesara indeplinirii acesteia.

Managementul participativ , folosit in urmatoarele domenii:largirea sarcinilor la nivel de departament si imbunatatirea conditiilor de lucru, deoarece angajatiii sunt direct implicati si afectati, si ei observa cel mai usor unde anume este nevoie de imbunatatire.

Inchei spunand ca doar prin implicarea angajatului in anumite procese si sarcini putem observa nivelul de motivatie si de performanta al angajatului si putem construi un plan de dezvoltare si perfectionare sau , in functie de rezultatele angajatului il putem propune pentru avansare, realizand un plan de dezvoltare care trebuie sa contina abilitatile si nivelul de performanta al mpostului pentru care este propus.