Detectarea potentialelor capcane

Detectarea potentialelor capcane

Proiectul are succes numai daca se ajunge la rezultate cu incadrare in bugetul si resursele proiectului. Proiectele esueaza din motive comune. Recunoasterea si anticiparea situatiilor de risc ajuta sa evitam esecul.

Urmatoarele situatii pot provoca esuarea proiectului:

Neimplicarea persoanelor cheie interesate: nu se identifica persoanele care pot influenta succesul proiectului sau nu sunt implicate efectiv si oportun.

Obiective vagi: este nevoie de specificarea tintelor de indeplinit pentru a stabili daca rezultatele au fost realizate.

Definirea rolurilor si responsabilitatilor este vaga sau lipseste: nu se stabileste clar modul in care vor lucra membrii echipei pentru activitati comune.

Desfasuratorul, nevoile de resurse sunt incomplete sau inexacte: activitati lipsa, estimari nerealiste a duratei lor, nu se tine cont de interdependenta activitatilor, nevoi de calificari neidentificate, consum de munca incorect estimat.

Neidentificarea si neimpartasirea ipotezelor cheie ale proiectului: informatiile considerate corecte pot fi false, credeti ca ceilalti cunosc situatia si nu mai este nevoie sa fie comunicata.

Nu se noteaza informatiile cheie: informatiile cheie si acordurile se comunica verbal, nu se confirma in scris.

Monitorizarea inadecvata ori intarziata: nu se inregistreaza cheltuielile cu personalul sau cele financiare, datele la care incepe si se finalizeaza fiecare activitate; nu se partajeaza la timp informatiile cu membrii echipei.

Nu se tine evidenta realizarilor oamenilor: nu exista recompense sau consecinte pentru indeplinirea sau neindeplinirea angajamentelor proiectului.

Lipsa anticiparii riscurilor si incertitudinilor: nu se identifica ce poate merge prost, nu se dezvolta planuri eventuale pentru anticiparea problemelor, nu se comunica informatiile despre intamplarile neanticipate.

Comunicare slaba in echipa: intentionat sau neprevazut nu se comunica informatiile importante membrilor echipei sau se face cu intarziere.

Lider de echipa slab: lipsa viziune clara, articulata a proiectului, se neglijeaza incitarea implicarii oamenilor pentru obtinerea de rezultate, lipseste sustinerea de a ajunge la rezultatele dorite; lipsesc  motivatiile individuale.

Sprijinul conducerii superioare este inconsistent: lipseste asigurarea ca persoanele desemnate vor continua sa se ocupe de proiect, lipsa de sprijin in rezolvarea conflictelor privind termenele si resursele, se folosesc sisteme si proceduri inadecvate pentru sprijinirea organizarii si monitorizarii proiectului.

Lipsa responsabilitatii membrilor echipei pentru succesul proiectului: lipsa responsabilitate personala pentru a indeplini angajamentele.

Pentru ca proiectul sa se incheie cu succes trebuie efectiv sa controlati:

Oamenii: membrii echipei, managementul organizatiei, alte persoane care sprijina sau influenteaza proiectul.

Procesele: Planificarea, organizarea si controlul activitatilor, adoptarea deciziilor, rezolvarea conflictelor, comunicare.

Sistemele: procedurile si sursele de informatii care afecteaza indeplinirea activitatilor proiectului, alocarea si urmarirea resurselor folosite.

Se indeplinesc aceste lucruri asigurand urmatoarele:

Informatii clare, oportune si complete: sprijinirea planificarii, monitorizarea permanenta a performantelor, aprecierea gradului de indeplinire.

Comunicatii clare si consistente: impartasirea deschisa si oportuna a tuturor informatiilor cu oamenii in cauza.

Responsabilitati pentru succes: angajamentul membrilor echipei ca se realizeaza rezultatele convenite la timp cu incadrarea in buget.