DIAGRAME RETEA - CAND DORTI SA FIE GATA?

In acest capitol:

Dezvoltarea si analiza unei diagrame retea;

Estimarea duratei activitatii;

Incadrarea in lista constrangerilor;

Prezentarea listei voastre.

Sarcinile proiectului au intotdeauna termene limita. Nu puteti fi sigur cand o sa va indepliniti proiectul, dar vreti sa stiti cand trebuie terminat. Din nefericire, adesea dupa ce aflati, reactia imediata este ca nu aveti timp destul!

Adevarul este ca atunci cand primiti pentru prima data sarcina de a face un proiect nu stiti cat timp va va lua ca sa-l faceti. Primele reactii sunt de obicei bazate mai mult pe frica si anxietate decat pe fapte, in special daca incercati sa jonglati cu multiplele responsabilitati si proiectul este destul complex.

Aveti nevoie de o abordare organizata pentru a clarifica modul cum va propuneti sa indepliniti activitatile proiectului, ce termene sunt acceptabile pentru inceput si puteti face pentru a va incadra in termenele limita ce initial pareau a fi nerealizabile. Acest capitol te ajuta sa-ti construiesti planurile care sunt realizabile si sa raspunda schimbarilor care se intampla in viata proiectului tau.

Analizarea termenelor posibile

Timpul total cerut de indeplinirea unui grup de activitati depinde de urmatoarele elemente:

Durata: cat tine fiecare activitate in parte;

Succesiune: ordinea in care indepliniti activitatile.

Exemplu: Presupunem ca v-a fost repartizat sa faceti un proiect compunandu-se din 10 activitati fiecare necesitand o saptamana pentru realizarea sa. Cat v-ar lua sa terminati proiectul? Adevarul este ca nu puteti spune. Proiectul vostru ar trebui sa fie terminat intr-o saptamana daca ati putea efectua toate activitatile in acelasi timp si ati avea suficiente resurse s-o faceti. Pe de alta parte proiectul va poate lua 10 saptamani daca ar trebui sa faceti activitatile una cate una in ordine secventiala. Sau proiectul va poate lua intre una si 10 saptamani daca ar trebui sa faceti cateva activitati in paralel si cateva succesive.

Luati in considerare durata activitatilor si interdependentele cand dezvoltati o lista (de activitati) pentru un proiect mic. Pentru proiecte cu mai mult de 15 - 20 de activitati, din care puteti face in acelasi timp mai multe activitati, aveti nevoie de o metoda care sa va ghideze in analiza voastra.

Desenarea diagramelor retea

O diagrama retea este un grafic care ilustreaza ordinea in care veti indeplini activitatile in proiectul dumneavoastra. Ganditi-va la diagrama retea ca la un test de laborator: va da o sansa sa sustineti diferite strategii chiar inaintea executarii lucrarii.

Diagrama retea include trei elemente:

Evenimentul - o intamplare semnificativa in viata proiectului dumneavoastra: cateodata numita "jalon" sau "reper" Evenimentul nu necesita timp si nu consuma resurse; ele se intampla instantaneu. Ganditi-va la ele ca la indicatoarele de directie ce inseamna ca ati ajuns la un anume punct in excursia voastra pentru terminarea proiectului. Evenimentul marcheaza startul sau sfarsitul unei activitati sau a unui grup de activitati. Exemple de evenimente sunt: "schita de proiect aprobat" si "inceperea design-ului produsului". Poti vedea cuvantul "eveniment" folosit diferit in alte contexte decat cum a fost definit in aceasta lucrare. Presupunem ca cititi ca primul eveniment social a unui an post-electoral a fost balul prezidential de inaugurare. In conditiile planului de management, balul inaugural este mai degraba o activitate decat un eveniment deoarece consuma timp si o gramada de resurse!

Activitatea - operatiune necesara pentru trecerea de la un eveniment catre urmatorul in proiectul vostru. Activitatile necesita timp, consuma resurse si sunt descrise de verbe de actiune. Exemple de activitati sunt: "schiteaza formatul raportului" si "identifica nevoile pentru un produs nou".

Durata in timp: timpul necesar pentru a fi terminata o activitate; de asemenea se numeste si "durata" sau "timp scurs". Cantitatea de efort ceruta, disponibilitatea oamenilor si faptul ca doi sau mai multi oameni pot munci la aceeasi activitate in acelasi timp influenteaza durata in timp. Capacitatea (de exemplu viteza de procesare a calculatorului si paginile scoase pe minut de un fotocopiator) si disponibilitatea resurselor nesalariale afecteaza de asemenea perioada de timp. Intelegand fundamentul perioadei de timp va ajuta sa pricepeti caile de reducere a lui daca este necesar. Ca un exemplu presupunem ca trebuie sa testezi un pachet software pe care tocmai l-ai cumparat. Estimati ca trebuie sa se incarce 24 ore pe un computer pentru terminarea testului. Daca va este permis sa folositi calculatorul pentru doar sase ore pe zi perioada de timp pentru terminarea testului este de 4 zile. Presupunem ca doriti sa scurtati durata testului la jumatate. Dubland numarul de oameni stabiliti pentru activitate nu vei reusi, dar luand aprobare pentru folosirea calculatorului 12 ore pe zi veti reusi. Unitatile de timp sunt folosite sa descrie doua caracteristici inrudite ale activitatilor. Durata in timp arata durata; efortul de munca este numarul de ore a unei persoane care ar trebui sa munceasca intr-o activitate pentru a o termina sau indeplini.

Presupunand ca 4 oameni trebuie sa lucreze norma intreaga, timp de 5 zile pentru a termina o activitate. Durata in timp timp a activitatii este de 5 zile. Efortul de munca cerut este 20 zile-om (4 persoane x 5 zile).

Pentru intarziere puteti de asemenea sa adaugati o perioada de timp. Presupunem ca seful vostru trebuie sa aprobe un proiect pe care l-ati scris. Puneti in mapa raportul pentru seful vostru si sta acolo timp de 4 zile si sapte ore. Apoi seful il ia, il citeste timp de o ora si il semneaza. Durata in timp pentru aceasta activitate este de 5 zile, efortul depus este de o ora.

Nu conteaza cat de complex este proiectul vostru, diagrama retea a lui este formata din aceleasi trei elemente.

Folosirea uneia din cele doua forme a diagramelor retea

Puteti schita diagramele retea intr-una din cele doua forme:

Activitate tinta: numita si abordarea clasica sau traditionala;

Activitate in asteptare: numita si abordarea activitate incipienta.

Aceste doua forme sunt interschimbabile: orice activitate poate fi reprezentata si intr-una si in cealalta dintre diagrame. Singura diferenta dintre cele doua forme consta in simbolurile folosite sa reprezinte cele trei elemente.

Avantajele definirii corecte a activitatilor si evenimentelor

Cu cat definiti mai bine activitatile si evenimentele cu atat:

puteti estima timpul necesar si resursele cu mai multa acuratete;

cu atat mai usor este sa atribuiti sarcini catre altcineva pentru a le executa;

cu atat mai semnificativ va deveni supravegherea (desfasurarea activitatii).

De asemenea puteti intalni urmatorii termeni ca fiind folositi pentru graficul activitatilor corespunzatoare proiectului dumneavoastra:

Diagrama prioritara: alt termen pentru diagrama retea in abordarea activitate in asteptare;

Diagrama dependenta: alt termen pentru o diagrama retea in orice format;

Grafic PERT: se refera la o diagrama retea in formatul activitatii tinta.

PERT este un acronim pentru Programul de Evaluare si Revizie Tehnica. PERT a fost creat in 1950 pentru a planifica design-ul sistemului de arme Polaris si dezvoltarea lui. PERT este o tehnica de analiza care va permite sa stabiliti optimist, pesimist si probabil durata timp a unei activitati cand nu va asteptati ca realizarea activitatii va va lua acelasi timp in functie de conditiile de mediu. Aceasta tehnica foloseste teoria probabilitatii pentru a determina posibilitatea de incadrare in timp a activitatilor individuale si in general posibilitatea ca durata proiectului se va incadra in limitele precizate.

Folosirea diagramei format activitatea tinta

Abordarea activitatii tinta foloseste simboluri distincte pentru a descrie fiecare din cele trei elemente ale diagramei:

un patrulater reprezinta un eveniment;

o linie cu un cap sageata reprezinta o activitate;

litera "t" reprezinta perioada de timp.

Fiecare activitatea incepe si se termina cu un eveniment. Figura 4.1 reprezinta un exemplu simplu. Cand ajungeti la Evenimentul A (reprezentat prin careul din stanga) puteti desfasura activitatea 1 (reprezentata prin sageata). Estimati ca activitatea 1 va va lua 2 saptamani pentru desfasurare (descrisa de titlul din josul sagetii). Dupa terminarea activitatii 1, ajungeti la evenimentul B (reprezentat de careul din dreapta).

Figura 4.1 Cele trei simboluri folosite intr-o diagrama retea de tip activitate tinta

In mod surprinzator poate, lungimea sagetii reprezentand o activitate nu este proportional cu perioada de timp a activitatii.

Ocazional un al patrulea simbol este folosit in schema diagramei retea, si anume activitatea falsa care este o activitate cu perioada de timp zero ce este folosita sa reprezinte o dependenta necesara intre evenimente. Presupunem ca Marinescu si Multescu trebuie sa aprobe amandoi planul sistemului vostru inainte sa-l puteti considera un plan complet si sa incepeti implementarea lui. Veti reprezenta acest lucru intr-o diagrama retea definita de doua evenimente separate: "Primirea aprobarii lui Marinescu" si "Primirea aprobarii lui Multescu" si aveti o activitatea falsa pentru evenimentul "Planul sistemului generalizat terminat".

Folosirea diagramei format activitate in asteptare

Abordarea activitatii "in asteptare" foloseste doar doua simboluri sa descrie cele trei elemente ale diagramei:

o cutie reprezinta atat un eveniment cat si o activitate; iti poti da seama daca o cutie reprezinta un eveniment sau o activitate dupa perioada de timp. Daca perioada de timp este zero este un eveniment. In plus cutiile reprezentand evenimente, sunt cateodata scoase in evidenta ingrosandu-se, dublandu-se liniile lor sau sunt puse in prim plan.

litera "t" reprezinta perioada de timp.

O ilustrare simpla este cea din figura 4.2. Cand ajungeti la evenimentul A (reprezentat prin cutia din stanga) puteti desfasura activitatea 1 (reprezentata prin casuta din mijloc). Dupa terminarea Activitatii 1 ajungeti la evenimentul B (reprezentat de casuta din dreapta). Sagetile indica directia fluxului muncii.

Figura 4.2. Cele doua simboluri folosite intr-o diagrama retea de tip activitate in asteptare

Figura 4.2. ilustreaza cum puteti folosi abordarea activitatii "in asteptare" pentru a reprezenta evenimentele si activitatile in acest mod; folosirea evenimentelor este optionala, puteti avea o activitate care sa conduca direct la o alta fara vreun eveniment intre ele.

Alegerea unui format pentru desemnarea diagramei retea

Cele doua forme ale diagramei sunt interschimbabile, nici o activitate nu poate fi reprezentata in una dintre diagrame fara a putea fi reprezentata in cealalta. Oricare ar fi formatul diagramei, luati in considerare urmatoarele:

Abordarea activitatea tinta prezinta fiecare element cu un simbol unic. Aceasta va este de ajutor daca tocmai ati invatat diagrama retea deoarece nu veti fi tentat sa confundati activitatile si evenimentele;

Abordarea activittatea in asteptare va permite sa va aranjati intregul proiect fara sa definiti nici un eveniment. Abordarea dureaza mai putin timp si ia mai putin spatiu pentru aranjat deoarece nu se cere sa definiti evenimentele daca nu este nevoie;

Cele mai comune programe de gestiune a proiectului folosesc abordarea activitate in asteptare.

Vom folosi abordarea activitate in asteptare pentru restul acestui capitol deoarece este mai simpla de inteles, iar planurile voastre sunt mai usor de integrat intr-un program software de management. La randul vostru ar trebui sa va decideti sa folositi o abordare pentru a sustine planificarea proiectului si controlul acestuia.

Analiza diagramei retea pe care ati intocmit-o

Ganditi-va la proiectul vostru ca si cum ar fi o excursie, voi si cativa prieteni de-ai vostri. Fiecare dintre voi are propria lui /ei masina si veti calatori pe drumuri diferite ca sa ajungeti la destinatia finala. In timpul excursiei doua sau mai multe din rutele voastre se vor intalni in anumite locuri. Intelegerea voastra este ca toti oamenii care sunt programati sa treaca printr-un punct comun, soseasc in acel punct si nu pleaca mai departe inainte ca toti coechipierii sa-si poata continua drumul pana la urmatorul reper al excursiei ei/lui. Excursia este gata cand toti ajung la destinatie.

Cu siguranta nu vreti sa incepeti o excursie asa completa fara sa o planificati pe harta. Planificandu-va excursia pe o harta va puteti permite sa determinati cat timp va ia intreaga excursie, sa identificati dificultatile potentiale pe care le puteti intalni de-a lungul drumului si sa luati in considerare rutele alternative ca sa ajungeti mai repede la destinatie.

Diagrama retea pentru proiectul vostru este harta. Fiecare etapa de voiaj reprezinta activitatile pe care membrii proiectului le vor desfasura iar reperele reprezinta startul sau sfarsitul etapei. O "cale" este o succesiune a activitatilor pe care le desfasurati in timpul proiectului vostru.

Folositi urmatoarele doua reguli sa desenati si interpretati diagrama retea. Dupa ce intelegeti aceste reguli analiza diagramei vine de la sine.

Regula 1: dupa ce terminati o activitate sau ajungeti la un eveniment, puteti trece la activitatea sau evenimentul urmator asa cum este indicat prin sageata care pleaca de la activitatea sau evenimentul in cauza;

Regula 2: pentru a incepe o activitate sau a ajunge la un eveniment trebuie sa desfasurati toate activitatile si sa treceti prin toate evenimentele de la care vin sagetile care intra in activitate de la inceputul evenimentului in cauza.

Figura 4.3. ilustreaza o diagrama retea schitata in formatul activitati in asteptare. Regula 1 spune ca dupa ce incepeti proiectul (adica atunci cand ajungeti la evenimentul numit "start") puteti desfasura Activitatea 1 sau 3. Asta inseamna ca puteti desfasura Activitatea 1 sau Activitatea 3 sau amandoua. Cu alte cuvinte activitatile 1 si 3 sunt independente una de alta.

Figura 4.3 Exemplu unei diagrame retea.

De asemenea inseamna ca puteti alege sa nu faceti nici una din cele doua activitati. Regula 1 este o relatie "permisa" nu o relatie "fortata". Spune ca puteti, daca alegeti, sa lucrati la activitatile la care sagetile incep de la evenimentul numit "start", nu spune ca trebuie sa lucrati la una dintre ele. Desigur, daca nu lucrati la nici una dintre ele, proiectul vostru va fi in intarziere. Asta este alegerea voastra.

Regula 2 spune ca puteti lucra la activitatea 2 imediat ce ati terminat activitatea 1 deoarece sageata de la activitatea 1 are o singura directie respectiv spre Activitatea 2. Regula 2 este o relatie "fortata". Daca sagetile de la trei activitati duc la activitatea 2, diagrama nu indica ca tu poti incepe activitatea 2 daca ati terminat una din cele trei activitati la alegere. Activitatile de la care pornesc cele trei sageti trebuiesc toate desfasurate inainte sa incepeti activitatea 2.

Stabiliti urmatoarele informatii din diagrama retea pentru a intelege ce activitati sunt posibil de indeplinit si cum sa le faceti:

calea critica: o serie de activitati in proiectul vostru, aflate in succesiune si care dureaza cel mai mult timp pentru a fi indeplinite;

calea necritica: o serie de activitati pe care le puteti amana catva timp si  totusi sa terminati proiectul in cel mai scurt timp;

timp mort: perioada maxima de timp cu care poti amana o activitate si totusi sa va terminati proiectul in cel mai scurt timp;

cea mai apropiata data de incepere: data cea mai apropiata la care puteti incepe o activitate;

cea mai apropiata data de sfarsit: data cea mai apropiata la care puteti incheia o activitate;

ultima data de incepere: ultima data cand poti incepe o activitate si sa terminati proiectul in cel mai scurt timp posibil;

ultima data de finalizare: ultima data cand poti sfarsi o activitate si sa terminati proiectul dumneavoastra in cel mai scurt timp posibil.

Lungimea caii critice a proiectului dumneavoastra determina cat timp va va lua sa terminati proiectul. Daca vreti sa terminati proiectul intr-o perioada mai scurta luati in considerare caile de scurtare a duratei in timp a activitatilor situate pe calea critica. Monitorizati indeaproape activitatile in cazul folosirii caii critice in timpul efectuarii proiectului deoarece orice intarziere in desfasurarea activitatilor de pe calea critica va intarzia finalizarea proiectului.

Aduceti-va aminte ca proiectul vostru poate avea doua sau mai multe cai critice in acelasi timp. De fapt fiecare cale din proiectul vostru poate fi critica daca va va lua aceiasi perioada de timp pentru a fi realizata. Aceasta este o situatie de risc ridicat deoarece o intarziere in oricare activitate va cauza imediat intarzierea finalizarii proiectului.

Caile critice pot schimba desfasurarea proiectului dumneavoastra. Cateva activitati in cazul caii critice sunt terminate atat de devreme ca timpul total de terminare a caii critice devine mai mic decat cel cerut pentru terminarea uneia sau mai multor cai necritice, acestea din urma devenind astfel cai critice. Este posibil, de asemenea ca activitatile unei cai care nu este initial critica sa fie asa de intarziate incat sa devina critica.

"Pasul progresiv" determinarea cailor critice, necritice si a datelor celor mai apropiate de incepere si finalizare a proiectului.

Primul pas in analiza diagramei - retea este sa incepeti de la inceputul proiectul dumneavoastra si sa vedeti cat de repede puteti desfasura activitatile de-a lungul fiecarei cai a proiectului dumneavoastra pana cand ajungeti la finalul proiectului. Aceasta analiza inceput - sfarsit este numita "pasul progresiv".

Puteti parcurge in "pas progresiv" diagrama ilustrata in figura 4.3 astfel:

Regula 1 spune ca puteti incepe proiectul cu activitatea 1 sau 3 (asta cand ajungeti la evenimentul numit "Start"). In primul rand luam in calcul calea superioara cuprinzand activitatea 1 si 2:

cel mai apropiat moment de incepere a activitatii este inceputul proiectului;

cel mai repede poti termina activitatea 1 la sfarsitul saptamanii a 5-a (se adauga estimarea perioadei de timp de 5 saptamani la cea mai timpurie data de incepere care este startul proiectului);

regula 2 spune ca cel mai devreme poti incepe activitatea 2 la inceputul saptamanii a 6-a intrucat singura sageata care intra in activitatea 2 este de la activitatea 1;

activitatea 2 poate fi terminata cel mai devreme la sfarsitul saptamanii a 6-a.

Pana acum este bine. Acum consideram calea din josul diagramei cuprinzand Activitatile 3, 4 si 5:

cel mai devreme puteti incepe activitatea 3 la inceputul proiectului;

cel mai devreme puteti termina activitatea 3 la sfarsitul saptamanii 1;

cel mai devreme puteti incepe activitatea 4 la inceputul saptamanii a 2-a;

cel mai devreme puteti termina activitatea 4 la sfarsitul saptamanii a 4-a;

Acum avem de-a face cu ceva diferit. Potrivit regulii 2 cele doua sageti care intra in Activitatea 5 indica ca nu puteti incepe activitatea 5 pana cand nu terminati Activitatea 1 si 4. Chiar daca terminati activitatea 4 la sfarsitul saptamanii 4 nu puteti termina activitatea 1 pana la sfarsitul saptamanii 5. Asadar, cel mai devreme puteti incepe activitatea 5 la inceputul saptamanii 6.

Aceasta situatie ilustreaza urmatoarea regula:

Daca doua sau mai multe activitati precedente conduc la aceeasi activitate, cea mai apropiata data de incepere a activitatii este egala cu cea mai tarzie data din cele mai apropiate date ale sfarsitului activitatilor precedente.

In exemplu, cele mai apropiate date pentru terminarea Activitatii 4 si Activitatii 1 sunt sfarsitul saptamanii 4 respectiv 5. Asadar, cea mai apropiata data de incepere a Activitatii 5 este inceputul saptamanii 6.

Vi se invarte capul ? Lucrurile sunt complicate si pentru ca in explicatia precedenta s-au folosit jocuri de cuvinte relativ greu de urmarit.

cel mai devreme puteti incepe activitatea 5 la inceputul saptamanii 6;

cel mai devreme puteti sfarsi activitatea 5 la sfarsitul saptamanii 7;

cel mai devreme puteti sfarsii activitatea 2 la sfarsitul saptamanii 6; asadar, cel mai devreme puteti termina intregul proiect (sa ajungi la evenimentul numit "Sfarsit") la sfarsitul saptamanii 7.

Pana acum ati aflat urmatoarele informatii despre proiectul vostru:

lungimea caii critice este de 7 saptamani acesta fiind cel mai scurt timp in care proiectul poate fi terminat. Exista o cale critica care dureaza 7 saptamani: ea include evenimentul numit "Start", activitatea 1, activitatea 5 si evenimentul numit "Sfarsit";

activitatea 2, activitatea 3 si activitatea 4 nu sunt situate pe calea critica;

cele mai devreme date la care puteti incepe si sfarsi fiecare activitate din proiectul dumneavoastra sunt trecute in Tabelul 4.1.

Tabelul 4.1: Cele mai apropiate date pentru inceputul si sfarsitul activitatilor pentru Figura 4.3

Pasul inapoi (revizuirea) - determinarea timpilor morti, a datei celui mai apropiat inceput si a datei celui mai apropiat sfarsit

Sunteti la jumatatea drumului. Acum, este necesar sa determinati cat de mult puteti intarzia (amana) activitatile de-a lungul fiecarui cai (piste) a proiectului vostru si totusi sa terminati proiectul cat mai devreme posibil. Aceasta analiza "de la coada la cap" se numeste revizuire (sau pasul inapoi).

Ati aflat din analiza precedenta ca cea mai apropiata data la care puteti ajunge la evenimentul numit "sfarsit" este sfarsitul saptamanii 7. Totusi, regula 2 spune ca nu puteti ajunge la evenimentul numit "sfarsit" pana cand activitatile 2 si 5 nu sunt terminate. De aceea, daca vreti sa incheati proiectul pana la sfarsitul saptamanii 7, cel mai tarziu cand puteti termina activitatile 2 si 5 este sfarsitul saptamanii 7. Tineti seama ca pista inferioara cuprinde activitatile 3,4 si 5.

v    Trebuie sa incepeti activitatea 5 la inceputul saptamanii 6, cel mai tarziu, daca vreti sa terminati la sfarsitul saptamanii 7;

v    Regula 2 spune ca nu puteti incepe activitatea 5 pana cand nu terminati activitatile 1 si 4. Deci, trebuie sa terminati activitatile 1 si 4 la sfarsitul saptamanii 5, cel tarziu;

v    Din acest motiv, trebuie sa incepeti activitatea 4 la sfarsitul saptamanii 3, cel tarziu;

v    Trebuie sa terminati activitatea 3 inainte ca sa puteti lucra la activitatea 4. Deci, trebuie sa terminati activitatea 3 la sfarsitul saptamanii 2, cel tarziu;

v    Trebuie sa incepeti activitatea 3 la inceputul saptamanii 2, cel tarziu;

Sa consideram pista superioara:

v    Trebuie sa incepeti activitatea 2 la inceputul saptamanii 7, cel tarziu;

v    Nu puteti lucra la activitatea 2 pana cand nu terminati activitatea 1. De aceea, trebuie sa terminati activitatea 1 la sfarsitul saptamanii 6, cel tarziu;

Din nou, se observa o mica diferenta. Trebuie sa terminati activitatea 1 la sfarsitul saptamanii 5 pentru a permite lucrul la activitatea 5 pornita la inceputul saptamanii 6 si la sfarsitul saptamanii 6 sa permiteti munca la activitatea 2 ce va pornit la inceputul saptamanii 7. Terminand activitatea 1 la sfarsitul saptamanii 5, veti satisface ambele cerinte. Aceasta situatie ilustreaza urmatoarele:

v    Daca doua sau mai multe sageti pleaca de la aceeasi activitate sau eveniment, cea mai tarzie data la care trebuie sa terminati activitatea sau sa ajungeti la eveniment este cea mai apropiata ultima data la care trebuie sa incepeti activitatea sau sa ajungeti la evenimentul catre care duc aceste sageti.

In acest exemplu, cea mai tarzie data pentru inceperea activitatilor 2 si 5 este inceputul saptamanii 7 si respectiv, inceputul saptamanii 6. Deci, cea mai tarzie data la care trebuie sa terminati activitatea 1 este sfarsitul saptamanii 5. Restul este simplu: trebuie sa incepeti activitatea 1 la inceputul saptamanii 1, cel mai tarziu.

Tabelul 4.2 Datele celui mai tarziu inceput si celui mai tarziu sfarsit pentru figura diagrama retea din figura 4.3.

Uneori simtiti ca v-ati pierdut in calcule. Daca se scrie cea mai apropiata si cea mai tarzie data pentru inceput (CMAI, CMTI) si cea mai apropiata si cea mai tarzie data pentru sfarsit(CMAS,CMTS)deasupra activitatilor, intregul proces se vede mult simplificat, ca mai jos

Figura 4.4. Diagrama retea cu datele celui mai apropiat si celui mai tarziu inceput si sfarsit.

In final se determina timpul mort asociat cu fiecare activitate in unul sau altul din urmatoarele moduri:

v    se scade data celui mai devreme inceput posibil din data celui mai tarziu inceput permis;

v    se scade data celui mai devreme sfarsit posibil din data celui mai tarziu sfarsit permis.

Tabelul 4.3 prezinta timpii morti pentru fiecare activitate. Daca timpul mort al unei activitati este zero activitatea este pe calea critica.

Tabelul 4.3 Timpii morti pentru diagrama retea din Figura 4.3.

Timpul mort este asociat cu o secventa de activitatii decat cu o activitate individuala. Tabelul 4.3. indica faptul ca activitatile 2 si 3, care sunt pe acelasi drum, au timpi morti in prima saptamana. Totusi, daca activitatea 2 este amanata cu o saptamana, activitatea 3 va avea timpul mort zero.

Garnisirea diagramei retea

Pentru a schita diagrama retea a proiectului vostru, trebuie sa decideti ordinea in care veti realiza activitatile proiectului.

Un precursor al activitatii 4 este o activitate pe care trebuie sa o terminati inainte ca sa puteti lucra la activitatea 4. O activitatea este un precursor imediat al activitatii 4 daca intre sfarsitul ei si inceputul activitatii 4 nu aveti de facut nici o alta activitate.

Determinati "precursorul imediat" pentru fiecare activitate in proiectul vostru si veti dispune de toate informatiile necesare pentru a desena diagrama retea a proiectului vostru.

Legaturile dintre activitati se pot baza pe 7 aprecieri:

- legaturi necesare: relatiile care trebuie sa fie observate daca activitatile proiectului sunt indeplinite cu succes.

Cerinte legale: legile sau normele suprastatale, statale sau locale care cer ca anumite activitati sa fie facute inaintea altora. De exemplu, se considera o companie farmaceutica, care a descoperit un nou medicament in laborator si i-a demonstrat siguranta si eficienta prin incercari clinice. Compania ar dori sa inceapa productia si sa vanda medicamentul imediat, dar nu poate. Legea necesita ca firma sa obtina mai intai aprobare de la "Ministerul sanatatii" pentru noul produs inainte ca sa inceapa sa-l vanda.

Cerinte procedurale: politicile si procedurile companiei care cer ca anumite activitati sa fie facute inaintea altora. Sa presupunem ca ati creat un nou program software pentru organizatia voastra. Ati terminat schema logica si vreti sa incepeti programarea software-lui. Totusi, organizatia voastra urmeaza o metodologie pentru sistemele ce vor fi dezvoltate si este necesar un acord al conducerii dupa aprobarea formala de catre comitet a schemei logice, inainte ca sa puteti incepe dezvoltarea sa.

- legaturi discretionare: relatiile pe care le alegeti pentru a se stabili intre activitati.

legaturi logice: cerintele logice implica sa faceti anumite activitati inaintea altora, deoarece simtiti ca asa are sens. Sa presupunem ca scrieti un raport. Intrucat mult din capitolul 3 va depinde de ceea ce scrieti in capitolul 2, decideti sa scrieti capitolul 2 mai intai. Puteti lucra la capitolul 3 inainte sau putetti lucra la ambele capitole in acelasi timp, dar va creste sansa ca sa rescrieti ceva din capitolul 3, dupa ce veti termina capitolul 2.

alegeri manageriale: acestea sunt decizii arbitrare de a lucra la anumite activitati inaintea altora, poate pentru ca ele sunt mai dificile, mai complexe, s.a.m.d;

Decideti precursorul imediat pentru activitatile proiectului vostru in unul din urmatoarele moduri:

v    De la cap la coada:

se aleg mai intai activitatile sau activitatea pe care le veti indeplini de indata ce veti incepe proiectul;

se tine seama de una din aceste activitati si se decide care activitate sau activitati le veti indeplini de indata ce veti termina activitatea aleasa;

se continua in acest fel pentru toate activitatile proiectului vostru;

v    De la coada la cap:

se identifica ultima activitate sau ultimele activitati pe care le veti indeplini inainte ca proiectul sa fie gata;

se alege una din aceste activitati si se decide ce activitati veti indeplini imediat inaintea inceperii activitatii alease;

se continua in aceeasi maniera pana cand veti cuprinde toate activitatile din proiectul vostru.

In ambele cazuri, se noteaza precursorul imediat al proiectului vostruu intr-un tabel simplu precum tabelul 4.4.

Tabelul 4.4. Precursorul imediat al activitatilor din diagrama retea (figura 4.3)

Determinati prioritatea avand la baza natura si cerintele activitatilor si nu resursele care credeti ca vor fi disponibile. Sa presupunem ca Activitatile A si B pot fi facute in acelasi timp; totusi va imaginati ca veti desemna aceeasi persoana ca sa le faca pe amandoua. Nu stabiliti A precursor imediat pentru B, deoarece persoana poate lucra doar la o singura activitate la un moment dat. Aratandu-i ca activitatile pot fi indeplinite in acelasi timp, trebuie sa evaluati impactul asupra proiectului, daca dispuneti, pe neasteptate, de alta persoana care poate sa va ajute la aceasta lucrare.

Vezi capitolul 5 pentru o discutie despre cum afli cand oamenii sunt depasiti de situatie si cum se rezolva aceste cazuri.

Pentru proiecte simple, puteti crea diagrama retea folosind linii pentru reprezentarea activitatilor si evenimentelor, pe care le atasati pe grafic sau pe pereti. Pentru proiecte mai complexe, se foloseste programul integrat pentru gestiunea proiectelor. Vezi capitolul 16 despre modul cum poti utiliza programul in sprijinul planificarii, controlului si verificarii proiectului tau cu Microsoft Project For Dummies de Martin Doucette (IDG Books Worldwide, Inc.).

Folosirea unei diagrame retea pentru a analiza un exemplu simplu

Se considera exemplul de pregatire a unui picnic pentru a demonstra cum puteti utiliza diagrama retea pentru a determina lista posibilitatilor si modalitatile de satisfacere a dorintelor oamenilor. (Nu va sugerez sa va planificati toate picnicurile in acest fel, dar trebuie aratata tehnica!).

Exemplu: este vineri seara dupa o saptamana foarte tensionata. Impreuna cu prietenul vostru va ganditi ce puteti face in acest weekend pentru a va relaxa. Prognoza timpului pentru sambata este vreme insorita si linistita si amandoi va decideti ca ati putea vizita un lac din apropierea localitatii pentru un picnic la lac. Deci, amandoi hotarati sa planificati aceasta iesire cu grija, schitand si analizand o diagrama retea.

Tabelul 4.5. arata 7 activitati pe care ati decis sa le faceti pentru a pregati picnicul si de a merge la lac.

In plus amandoi sunteti de acord cu urmatoarele obligatii:

v    veti incepe toate activitatile acasa, sambata dimineata la ora 8⁰⁰. Nu puteti face nimic inainte;

v    trebuie sa terminati activitatile inainte ca proiectul sa fie facut;

v    nu puteti schimba modul in care trebuie facute diferitele activitati;

v    daca doua lacuri sunt in directii opuse fata de casa voastra, trebuie sa hotarati ce lac veti vizita inainte de a incepe sa conduceti masina.

Tabelul 4.5. Activitati necesare pentru picnicul de la lac

Mai intai, decideti ordinea in care veti realiza aceste activitati diferite. Cu alte cuvinte, determinati precursorul imediat pentru fiecare activitate.

Se remarca urmatoarele interdependente:

v    prietenul vostru trebuie sa fiarba ouale inainte ca el sa faca sandwich-urile cu oua;

v    amandoi trebuie sa decideti ce lac veti vizita inainte de a incepe sa rulati cu masina.

Cum veti face restul activitatilor depinde de voi. Puteti lua in considerare urmatoarele modalitati:

v    de indata ce va veti decide asupra lacului, mergeti la banca pentru a lua banii;

v    dupa ce luati banii de la banca, cumparati benzina;

v    de indata ce veti decide la care lac veti merge, prietenul vostru incepe sa fiarba ouale;

v    Dupa ce ouale s-au fiert, prietenul vostru face sandwich-urile;

v    de indata ce va intoarceti cu benzina si prietenul vostru a terminat de facut sandwich-urile cu oua, incarcati masina;

v    Incepeti sa conduceti spre lac, imediat ce amandoi v-ati suit in masina;

Tabelul 4.6. Relatiile de precursor pentru activitatile definite.

Se schiteaza diagrama retea a proiectului vostru, pornind de la informatiile din acest tabel, dupa cum urmeaza:

incepeti proiectul cu un singur eveniment "Start";

apoi gasiti toate activitatile care nu au precursor imediat - ele pot fi pornite de indata ce incepeti proiectul; in acest caz, activitatea 5 este singura activitate de acest fel;

incepeti diagrama reprezentand aceste relatii. asa cum sunt ilustrate in figura 4.5.

Reprezentati aceasta activitate intr-un dreptunghi si schitati o sageata de la evenimentul numit "Start" spre acest dreptunghi.

Figura 4.5. Inceputul diagramei retea pentru picnicul de la lac

Gasiti toate activitatile care au activitatea 5 ca precursor imediat.

Tabelul nostru arata ca sunt doua, activitatile 2 si 7. Reprezentati-le pe acestea cu dreptunghiuri si desenati sageti de la activitatea 5 spre aceste dreptunghiuri.

Continuati in acelasi mod.

Se observa din tabel ca activitatea 6 este singura activitate care are activitatea 2 ca precursor imediat. Desenati un dreptunghi reprezentand activitatea 3 si schitati o sageata de la activitatea 7 la Activitatea 3. "Diagrama retea in constructie" este ilustrata in figura 4.6.

Figura 4.6. Continuarea diagramei retea pentru picnicul de la lac

Acum realizati ca activitatea 1 are ca precursor imediat atat activitatea 3, cat si activitatea 6. Desenati un dreptunghi reprezentand activitatea 1 si schitati sageti de la activitatea 3 spre activitatea 1 si de la activitatea 6 spre activitatea 1.

Restul este foarte simplu. Activitatea 4 este singura activitate care are ca precursor imediat activitatea 1. De aceea, desenati un dreptunghi reprezentand activitatea 4 si schitati o sageata de la activitatea 1 la activitatea 4. In final, desenati un dreptunghi reprezentand evenimentul numit "Sfarsit". Figura 4.7. arata forma finala a diagramei retea a proiectului vostru.

Figura 4.7. Diagrama retea finala pentru picnicul de la lac in format "activitatea tinta"

Acum o intrebare importanta: Mai intai, cat timp va ia sa ajungi la lac pentru picnic?

v    Calea superioara, cuprinzand activitatile 2 si 6, necesita 15 minute pentru a le termina;

v    Calea inferioara, cuprinzand activitatile 7 si 3 ia 20 minute pentru a fi completa;

v    Deoarece drumul critic este cel mai lung drum de la un capat la celalalt al proiectului tau, calea cuprinzand activitatile 5, 7, 3, 1 si 4 este calea critica. Va ia 57 minute pentru a ajunge la lac daca urmariti planul din diagrama voastra;

Puteti amana (intarzia) una din activitati si totusi sa ajungeti la lac in 57 de minute? Daca este asa, care dintre ele?

v    Calea superioara cuprinzand activitatile 2 si 6 este o cale ne-critica;

v    Diagrama retea arata ca activitatile 5, 7, 3, 1 si 4 sunt pe calea critica si de aceea, nici una nu poate fi amanata daca vreti sa ajungeti la lac in 57 minute.

v    Cu toate acestea, activitatile 2 si 6 pot fi indeplinite in acelasi timp cu activitatile 7 si 3. Activitatile 7 si 3 necesita 20 minute pentru a le indeplini, in timp ce activitatile 2 si 6 doar 15 minute. Deci, activitatile 2 si 6 au mai putin cu 5 minute timp mort.

Figura 4.8. arata diagrama retea pentru acest proiect schitata intr-un format "activitate pe sageata". Evenimentul A este echivalentul lui "Start" (Pornire) si evenimentul I este echivalentul "Finalului" din figura 4.7.

Figura 4.8. Diagrama retea finala "picnic la lac" in format "activitate in cutie"

S-au schitat evenimentele la inceputul si sfarsitul fiecarei activitati in figura 4.8., insa nu au fost denumite deocamdata. Acesta este o posibila modalitate de a tine seama de activitatea pe care tocmai ai terminat-o. De exemplu:

v    evenimentul B, sfarsitul activitatii 5 "Decide lacul" poate fi denumita "Decizie indeplinita";

v    evenimentul C, sfarsitul activitatii 2, "scoate banii" poate fi denumita "Bani obtinuti" si asa mai departe.

Un eveniment simplu este acela care reprezinta indeplinirea unei singure activitati. Definirea evenimentelor simple de la sfarsitul tuturor activitatilor in formatul 'activitatii tinta', face proiectul mai usor de supravegheat si de raportat starea de indeplinire a activitatilor. Daca activitatea are predecesori multiplii, in loc de a avea sageti reprezentand fiecare dintre predecesori venind direct in miezul evenimentului de la care pleaca activitatea 1, se fac urmatoarele:

fiecare dintre predecesori se termina intr-un singur eveniment;

se leaga toate evenimentele intr-un singur utilizand activitati fictive;

astfel Activitatea 1 pleaca de la un singur eveniment.

Aceasta tehnica este ilustrata in figura 4.8. Trebuie sa finalizati activitatea 6, 'Cumpara benzina', si prietenul vostru trebuie sa finalizeze activitatea 3, 'Pregatit sanwiches-uri', inainte ca sa va incarcati masina. Decat sa aveti amandoi activitati care sa va conduca la Evenimentul G, activitatea 6 se termina in Evenimentul D. 'Benzina cumparata', si activitatea 3 se termina in Evenimentul F, 'Sandwiches-uri facute'. Dupa aceea se deseneaza activitati fictive de evenimentul D si F la evenimentul G, care va fi definit ca 'gata de a incarca masina'.

Realizarea desfasuratorului proiectului

Realizarea programarii actuale necesita sa gasiti o combinatie de activitati, resurse si o modalitate de indeplinire secventiala a activitatilor care va ofera mari sanse de a raspunde asteptarilor audientei, cu minim de risc.

Realizarea desfasuratorului initial

Realizati prima voastra tentativa privind desfasuratorul proiectului astfel:

Descrieti obiectivele, restrictiile si ipoteze proiectului.

Detaliati activitatile proiectului.

Identificati precursorii imediati pentru toate activitatile din proiectul vostru.

Estimati durata in timp acordata pentru toate activitatile din proiectul vostru.

Identificati orice data intermediara si finala care trebuie respectata.

Identificati toate activitatile sau evenimentele din afara proiectului care afecteaza indeplinirea activitatilor proiectului vostru.

Desenati diagrama retea a proiectului.

Analizati diagrama retea a proiectului pentru a determina identitatea si lungimea tuturor cailor critice si timpii morti ai cailor necritice.

Daca data de finalizare la care ajungeti pe aceasta cale este acceptabila pentru audienta voastra, ati terminat cu proiectarea. Oricum, daca audienta doreste sa terminati mai repede decat reiese din programarea initiala, analiza dumneavoastra abia incepe.

Evitarea capcanei mersului inapoi" in desfasuratorul vostru

Atentie la realizarea unui desfasurator prin mersul inapoi". Mersul inapoi este procesul de a porni de la sfarsitul proiectului spre inceput, identificand activitatile si estimand durata care in final se va adauga timpului pe care l-ati alocat proiectului. Utilizand aceasta abordare se reduc substantial sansele ca proiectul sa respecte desfasuratorul pe care-l realizati pentru urmatoarele motive:

se poate sa uitati activitatile pentru ca atentia voastra este mai mult dedicata incadrarii in timp decat asigurarii ca ati identificat toate lucrarile necesare;

estimarea timpilor se bazeza pe ce puteti aloca activitatii decat pe ce este necesar cu adevarat;

ordinea in care propuneti sa desfasurati activitatile poate sa fie eronata sau perfectibila.

Analizand planul proiectului domnului Ionescu constatam ca si-a alocat o saptamana pentru ca raportul final sa fie analizat si aprobat. Cand a fost intrebat daca estimarea este realista, domnul Inescu a replicat "cu siguranta nu" dar a trebuit sa o scrie pentru ca intregul plan al proiectului sa mearga ca pe roate. Cu alte cuvinte, el a folosit timpii estimati care totalizati  dadeau timpul pe care a dorit sa-l atinga, decat cel pe care a crezut ca l-ar atinge.

Incadrarea in restrictiile de timp

Sa presupunem ca trebuie sa gasiti o cale de a realiza proiectul in mai putin timp decat v-ati programat. Luati in considerare urmatoarele optiuni pentru toate caile critice ale proiectului:

1. Reverificati timpii estimati initial:

Fiti siguri ca lucrarile fiecarei activitatii sunt bine descrise;

Daca performantele trecute au fost folosite ca un ghid pentru estimarea timpilor, verificati pentru a va asigura ca toate aspectele situatiei actuale sunt asemanatoare cu situatiile pe care sunt bazati timpii estimati.

Intrebati alti experti pentru a analiza si valida estimarile voastre.

Cereti oamenilor care vor face cu adevarat lucrarile in aceste activitati sa analizeze si sa valideze estimarile voastre.

2. Considerati sa folositi mai mult personalul experimentat. Cateodata, personalul mai experimentat poate termina treaba in timp mai scurt. Bineinteles, folosind mai multi oameni experimentati poate costa mai multi bani. De asemenea, nu sunteti singurul din organizatie ce-si va dori acest personal experimentat, de aceea ei nu vor fi mereu disponibili.

3. Luati in considerare strategii diferite pentru realizarea lor. Ca un exemplu, daca ati planificat sa realizati activitatea prin efort intern, luati in discutie contractarea externa. Sau daca ati planuit sa antrenati concurenta prin subcontractare, ganditi-va sa faceti activitatea pe plan intern.

4. Luati in considerare mutarea lor de la calea critica facandu-le in paralel cu una sau mai multe activitati critice. Calea rapida necesita realizarea mai multor activitati in acelasi timp pentru a reduce timpul total de indeplinire a proiectului. Este posibil sa terminati mai repede daca folositi aceasta abordare dar este de asemenea riscant pentru ca exista posibilitatea de a trebui ca uneori sa refaceti parti din munca voastra.

Cum gasiti modalitati de a reduce lungimea cailor critice, monitorizati caile care  initial nu erau critice pentru a va asigura ca ele nu vor deveni critice. Daca una sau mai multe cai devin critice, folositi aceleasi abordari pentru a reduce lungimea lor.

Reducerea timpul necesar

Cum puteti aplica parte din aceste abordari la picnicul vostru de la lac? Daca ajungeti la lac in 57 de minute e OK, analiza voastra e buna. Dar sa presupunem ca impreuna cu prietenul vostru sunteti de acord ca trebuie sa ajungeti in 45 de minute, de la plecarea de acasa. Ce schimbari puteti face in planul initial pentru a salva 12 minute?

Puteti fi tentat sa schimbati timpul estimat pentru a conduce masina de la 30 minute la 18 minute presupunand ca veti conduce mai repede. Din pacate aceasta nu va functiona daca credeti ca mersul cu masina va dura 30 de minute. Amintiti-va ca planul vostru reprezinta o abordare despre care credeti ca are o sansa sa mearga (fara a garanta ca asa se va intampla). Daca va trebui sa conduceti pana la lac cu viteza excesiva de 120 km/h pe un drum cu noroi, reducerea timpului de condus la 18 minute nu are nici o sansa sa functioneze.

Desfasurarea activitatilor in acelasi timp

Trebuie sa fii creativ daca vrei sa fii in stare sa realizezi un plan ce va reduce din timp si sa aiba o sansa de functionare.

presupuneti ca exista un automat bancar langa statia de benzina. Daca cereti un serviciu complet la benzinarie, puteti scoate banii de la automat cat timp angajatul va umple rezervorul masinii cu benzina

daca urmariti aceasta strategie, veti fi in stare sa faceti activitatea 2 si 6 in acelasi timp in 10 minute in loc de 15 minute cat sunt indicate in figura 4.7.

La prima vedere se pare ca puteti reduce timpul total la 52 minute facand aceasta schimbare. Priviti inca o data insa. Aceste doua activitati nu sunt pe calea critica, asa ca reducand timpul necesar pentru realizarea lor nu are nici un impact asupra derularii intregului proiect ci cel mult va creste timpii morti aferenti acestor activitati.

Inapoi la plansa de desenat. Incepeti cu solutia de 57 minute si amintiti-va ca trebuie sa reduceti lungimea cailor critice daca vreti sa salvati timp. Iata o alta idee. Amandoi sunteti in masina pentru a merge la lac dar, doar unul conduce in timp ce celalalt doar sta in masina. Va puteti oferi voluntar pentru a conduce si prietenul vostru sa faca sandwiche-urile in masina in timpul calatoriei spre lac. Aceasta ar putea reduce 10 minute din activitatea unei cai critice. Intrebarea este, totusi, cat timp va economisi aceasta schimbare? Examinati diagrama din figura 4.7 pentru a gasi raspunsul, dupa cum urmeaza:

calea de sus cuprinde activitatile 2 si 6 luand 15 minute si calea de jos cuprinde activitatile 7 si 3 si ia 20 de minute. Intrucat calea de jos este cea critica, mutand 5 minute din aceasta cale va salva 5 minute din timpul total de indeplinire a proiectului. In acest moment sunt doua cai critice, fiecare de cate 15 minute.

luand alte 5 minute din calea de jos, nu salveaza in nici un fel timpul proiectului deoarece calea de sus tot necesita 15 minute. Oricum, ea face sa adauge 5 minute de timp mort la calea de jos.

Figura 4.9 reflecta schimbarea in diagrama retea.

Figura 4-9: Pregatirea sandwiche-urilor in timp ce se conduce la lac

Sa luam in considerare din nou folosirea primei idei si obtinerea de bani de la automat in timp ce un angajat va umple rezervorul cu benzina. Aceasta economiseste 5 minute, pentru ca acum calea de sus este cale critica.

In final puteti decide ce lac sa vizitati si sa incarcati masina in acelasi timp, ceea ce va salva un timp suplimentar de 2 minute. Diagrama retea pentru solutia finala de 45 minute este ilustrata in figura 4-10.

Figura 4-10: Mersul la picnicul de la lac in 45 de minute.

	Calea critica (linii ingrosate) - 45 minute			Timpii sunt in minute

Sa ne gandim la o situatie in care trebuie sa indepliniti doua sau mai multe activitati inainte de a lucra in alte doua sau mai multe noi activitati. Reprezentati aceasta in diagrama voastra prin definirea unui eveniment ce reprezinta indeplinirea celor doua sau mai multe activitati si desenati sageti de la aceste activitati la eveniment iar dupa aceea desenati sageti de la eveniment la alte activitati care se pot desfasura.

Aceasta situatie este ilustrata in figura 4-10. Odata ce  realizati activitatile "Scoate banii", "Cumpara benzina" si "Fierbe ouale", puteti derula actiunile "Incarca masina" si "Decide lacul". Reprezentati aceasta desenand sageti de la fiecare dintre primele trei activitati la un nou eveniment definit, "Gata pentru incarcat masina" si sageti de la evenimentul acesta la activitatea "Incarca masina" si "Decide lacul".

Deci, daca vreti sa scurtati derularea proiectului:

Gasiti calea critica si reduceti timpul acesteia pana cand cea de-a doua cale devine critica;

Continuati scurtarea celor doua cai  critice prin aceeasi metoda pana ce cea de-a treia cale devine critica;

Continuati scurtarea celei de a treia cai prin aceeasi metoda pana cand cea de-a patra devine critica, si tot asa.

Daca simtiti ca aceasta analiza devine complicata, avetii dreptate. Trebuie sa platiti  urmatoarele preturi pentru a indeplini mai repede un grup de activitati:

Creste timpul pentru planificare: trebuie sa detaliati precis toate activitatile si relatiile dintre acestea, nu va puteti permite sa gresiti;

Cresc riscurile: creste lista ipotezelor si devine tot mai probabil ca una sau mai multe dintre ipoteze nu se vor adeveri.

In exemplul "picnicul la lac", ati facut urmatoarele ipoteze pentru a ajunge la solutia de 45 minute:

puteti avea dreptate privind serviciul complet oferit de statia de benzina dar doar daca ajungeti putin peste ora 8;

angajatii sunt pregatiti sa va umple rezervorul imediat ce ajungeti la benzinarie;

automatul bancar este liber si lucreaza in timp ce opriti la benzinarie;

impreuna cu prietenul vostru puteti incarca masina si decide lacul unde veti merge fara a va cearta timp de o ora cu argumente pro si contra;

prietenul vostru poate face sandwche-urile in timp ce conduceti fara a distruge total interiorul masinii cu acestea.

Oricum, cand veti identifica ipotezele, puteti face progrese spre a creste sansele daca se dovedeste ca ipotezele se adeveresc sau veti dezvolta planuri de criza in caz ca nu vor adeveri.

Sa consideram ca puteti avea dreptate privind presupunerea cu serviciu complet de la benzinarie dupa ce ajungeti acolo putin dupa ora 8, sambata dimineata. In primul rand, puteti sa intrebati angajatul de acolo daca presupunerea voastra e rezonabila. Din pacate, dupa ce intrebati, veti primi drept raspuns ca sambata dimineata este cea mai ocupata dimineata a saptamanii si ca nu are nici o idee despre cat de mult veti astepta. Cand ii veti spune cat de important este sa beneficiati de serviciul complet in timp redus pentru a ajunge la picnic pana la ora 8,45, isi va cere scuze si iti va spune ca nu are ce face.

O alta abordare: il intrebati daca se va schimba ceva, daca ii oferi 100 de dolari. Iti va garanta imediat serviciul complet de la 7,55 la 8,20 si va repartiza pe ceilalti la standul 3. El va garanteaza ca daca intrati la 8,00 veti termina in 10 minute cu benzina in rezervor si un zambet pe fata. Ati aflat ca pana si cel mai nesigur lucru poate fi rezolvat cu un pret. Misiunea voastra este de a determina cat de mult puteti reduce nesiguranta si cat va va costa acest lucru.

Imaginand o strategie cu totul noua

Aveti un plan pentru a ajunge la lac in 45 de minute. Nu este garantat ca va mearge, dar cel putin va da o sansa. Oricum, sa presupunem ca prietenul va spune ca el trebuie neaparat sa ajunga la lac in 10 minute in loc de 45. Este posibil ca reactia vostra imediata sa fie "imposibil"! A crea un plan este una, dar cum sa ajungeti in 10 minute daca doar condusul pana acolo cere 30 de minute?

Fara a realiza v-ati schimbat criteriile pentru succesul proiectului vostru de la a atinge rezultatul dorit, care este obiectivul proiectului, la a indeplini o serie de activitati care nu constituie obiectivul proiectului. Succesul proiectului vostru este de a ajunge la lac pentru picnic nu de a indeplini un plan preconceput de activitati. Cele 7 activitati ce le-ati propus sunt bune, atata timp cat va acorda posibilitatea de ajunge la lac in termenii stabiliti. Dar daca activitatile nu va vor permite sa va impliniti proiectul cu succes, gandesti-va sa va schimbatii activitatile.

Faceti niste cercetari si veti afla ca puteti inchiria un elicopter pentru 500 de dolari pe zi ce va va duce la lac in 10 minute. Dar va gandeati sa cheltuiti doar 10 dolari de persoana pentru pranzul acesta, pentru intrarea in parcul de la lac si evident ca este absurd sa cheltuiti 500 de dolari pentru a avea un pranz de 10 dolari. Asa ca, nici nu-i spuneti prietenului vostru despre aceasta posibilitate de a inchiria elicopterul, si spuneti ca este imposibil. Din pacate, nu stiti motivul pentru care prietenul vostru trebuie sa ajunga la lac in 10 minute. Daca aflati insa ca motivul era ca el ar fi facut acolo 10.000 de dolari profit dintr-o afacere constatati ca merita sa cheltuiti 500 de dolari pentru a face 10.000 de dolari! Bineinteles ca merita dar nu ati stiut despre cei 10.000 de dolari.

Cand veti dezvolta optiunile desfasuratorului, nu este treaba voastra sa va luati autoritatea de a decide in numele altcuiva. Veti dori sa identificati toate variantele posibile si costurile acestora pentru ca cel care decide sa poata lua o decizie cunoscand toate posibilitatile.

Subdivizarea activitatilor

O alta cale care va reduce timpul de indeplinire a secventelor de activitati este de a subdiviza una sau mai multe activitati si de a parcurge unele dintre aceste activitati in acelasi timp.

Figura 4.11. ilustreaza cum poate salva 7 minute prietenul vostru prin a fierbe ouale cand timp prepara sandwiche-urile.

Fig. 4 - 11: Reducerea timpului estimat prin subdivizarea activitatilor.

Divizarea activitatii de fierbere a oualelor in doua parti:

Pregatit pentru fiert oua: luat oala din raft, luat ouale din frigider, umplerea oalei cu apa si adaugare oua, punerea oalei pe aragaz si aprins focul; se estimeaza o durata de 3 minute.

fiert ouale in apa: lasat ouale sa fiarba pana ce sunt tari; se estimeaza circa 7 minute.

Divizarea activitatii de a face sandwiche-uri din oua in doua parti:

Primii pasi pentru pregatire sandwiche-uri: luat painea, maioneza, salata verde si rosiile din frigider, luat folia de plastic in care veti inveli sandwiche-urile din sertar, pus painea in folia lipicioasa, apoi maioneza, salata si rosiile pe paine; se estimeaza circa 7 minute;

Finalizat pregatire sandwiche-uri: luat ouale din oala, decojirea lor, taiat felii, pus pe feliile de paine. Timpul estimat este de 3 minute.

Notati ca timpul total pentru activitatea initiala de a fierbe ouale este tot de 10 minute (3 minute pentru a le prepara si 7 minute in apa) si timpul total de pregatire a sandwiche-urilor este tot de 10 minute (7 minute pentru primii pasi si 3 minute pentru a finaliza).

Acum activitatile se prezinta asa cum sunt ilustrate in figura 4.11.

Pregatit pentru fiert ouale;

cand pregatirea este gata, in acelasi timp se fierbe ouale in apa si se fac primii pasii pentru sandwiche-uri;

cand aceste doua activitati s-au incheiat, se termina prepararea sandwiche-urilor.

Prin descrierea mai detaliata a modului de preparare a acestor activitati se poate ajunge sa se termine cele doua activitati in 13 minute in loc de 20 de minute.

Estimarea duratei activitatilor

Timpul estimat este cea mai buna judecata a voastra despre cat de mult va dura sa indepliniti activitatea. Nu se refera la cat de mult ati dori sa dureze sau cat de mult va spune cineva ca va dura ci cat timp credeti cu adevarat ca va va lua pentru indeplinirea activitatii. Un timp estimat in mod nerealist mai scurt, poate determina ca o activitate sa dureze mai mult decat este necesar deoarece:

fara a identifica motivul pentru care o activitatea va dura un anume timp devine mai dificila impunerea de noi strategii ce vor reduce timpul;

daca oamenii cred ca estimarile sunt totalmente nerealiste, nici nu vor incerca sa le respecte.

Estimarea nu este o negociere sau un troc. Sa presupunem ca seful vostru va cere sa terminati un proiect in 6 luni. Investigati toate strategiile alternative posibile si realizati ca nu veti termina proiectul in mai putin de 12 luni. Dupa cateva reveniri si negocieri stranse, cadeti de acord pentru a termina proiectul in noua luni.

Daca amandoi ati fost initial sinceri, tocmai ati parafat esecul proiectului. Voi ati acceptat sa terminati proiectul cu 3 luni inainte sa fie posibil. Seful vostru a fost de acord sa accepte produsul final la 3 luni dupa ce el ar fi avut nevoie.

Daca initial nu ati fi fost sinceri, fiecare ati invatat cate ceva despre celalalt. Ati invatat ca, ori de cate ori seful tau iti da un termen limita, tu trebuie sa adaugi un procent de 50% la acesta pentru a putea termina (noua luni inseamna cu 50% mai mult decat tase luni). Seful tau a invatat ca atunci cand esti presat poti termina insarcinarea mai repede, el trebuind sa-ti ceara sa indeplinesti insarcinarea cu 25% mai devreme. Din pacate cel mai rau lucru este ca ati obtinut o intelegere care defineste un termen imposibil care este inacceptabil pentru amandoi. Cel putin ati invatat ca nu trebuie sa aveti incredere in informatia pe care o impartiti si cu ceilalti.

Descrierea activitatilor

Cand estimati durata in timp a activitatii, descrieti mai intai urmatoarele componente ale activitatii:

munca realizata de oameni: activitatile fizice si mentale indeplinite de oameni. Exemplele includ scrierea unui raport, asamblarea unei piese de echipament si gandirea ideilor pentru o companie publicitara;

munca realizata de resurse non-umane: Testarea programelor soft pe un computer si printarea unui raport cu o imprimanta de viteza mare;

procesele: reactiile fizice sau chimice. Vindecare concreta a pacientului, uscarea vopselei si reactii chimice in laborator, reinstalarea vegetatiei pe un teren defrisat, etc;

durata in timp: perioada de timp in care nici o resursa nu realizeaza nici un fel de activitate. Durata de timp este in mod tipic datorata disponibilitatii resurselor. Nevoia de a rezerva o camera de conferinta cu doua saptamani inainte pentru a tine o conferinta este un exemplu.

Considerarea caracteristicile resurselor

Pentru a realiza activitatile proiectelor puteti avea nevoie de urmatoarele tipuri de resurse:

personal;

echipament;

facilitatile;

materiile prime;

informatia;

fondurile.

Pentru fiecare resursa necesara pentru sprijinirea sau indeplinirea lucrarilor sau sarcinilor activitatilor, determinati urmatoarele:

capacitatea: productivitatea pe unitate de timp;

disponibilitatea: cand anume, calendaristic vorbind, va fi disponibila o resursa.

Utilizarea surselor suplimentare de informare

Cand descrieti toate activitatile voastre consultati si urmatoarele surse de informatii pentru a estima mai corect durata in timp:

inregistrari mai vechi despre cat de mult timp a fost nevoie pentru indeplinirea aceleiasi activitati in trecut;

persoane care au indeplinit astfel de activitati in trecut;

persoane ce vor lucra la aceste activitati;

experti familiarizati cu acest tip de activitati, chiar  daca ei nu au mai lucrat pe exact aceeasi problema mai inainte.

Ameliorarea estimarilor pentru timpul alocat

Acuratetea estimarii timpului alocat poate fi imbunatatita prin urmatoarele actiuni:

definiti-va activitatile in mod clar: minimalizati folosirea jargoanelor tehnice si descrieti in intregime procesele de munca prin asociere (vezi capitolul 3 pentru alte informatii);

divizati activitatile pana cand se estimeaza ca activitatile de la cel mai mic nivel vor dura doua saptamani sau mai putin;

definiti inceputul si sfarsitul activitatilor cat mai clar posibil;

minimalizati utilizarea factorului timp de siguranta".

Factorul timp de siguranta este timpul pe care il adaugati celui mai bun timp estimat al vostru, "doar pentru a fi sigur". Un exemplu este adaugarea unui procent de 50% la  timpul initial estimat. Factorul "timp de siguranta" compromite planificarea voastra din cateva motive:

activitatea tinde sa se lungeasca pentru a umple timpul alocat acesteia: daca veti fi in stare sa terminati o activitate in doua saptamani, dar folositi 50% din factorul "timp de siguranta" indicand un timp estimat de trei saptamani, probabilitatea de a termina in mai putin de trei saptamani este aproape zero;

oamenii folosesc factorul "timp de siguranta" ca o scuza pentru a evita studierea activitatilor suficient de profund pentru a fi capabili sa dezvolte strategii viabile de realizare a activitatilor;

oamenii pierd de asemenea increderea in acuratetea si fezabilitatea planului vostru deoarece stiu ca va planificati activitatile fara a gandi lucrurile in detaliu.

Nu conteaza cat de mult incercati, uneori este dificil sa estimati cat de mult timp va dura o activitate. Activitatile pe care nu le-ati mai facut pana acum, activitatile ce le veti face peste o perioada mai lunga de timp si activitatile cu un istoric de impredictibilitate sunt exemple in acest sens. In aceste cazuri se poate totusi:

sa faceti cea mai buna estimare urmarind abordarea de mai sus si liniile directoare descrise;

monitorizati indeaproape desfasurarea proiectului pentru a identifica orice schimbare ce ar putea modifica estimarile initiale;

reflectati orice schimbare in programul proiectului tau imediat ce aflati de aceasta schimbare.

Prezentarea desfasuratorului proiectului

Diagrama retea a proiectului nu contine desfasuratorul activitatilor; ea este o informatie ce o veti lua in considerare pentru a dezvolta desfasuratorul. Dupa ce v-ati selectat datele actuale, puteti prezenta desfasuratorul in urmatoarele formate:

raportul evenimentelor cheie: un tabel cu lista evenimentelor si datele la care doriti sa se realizeze;

raportul activitatilor: un tabel ce listeaza activitatile si datele la care  planificati sa le incepeti si sa le terminati;

graficul Gantt: un grafic care ilustreaza activitatile cu momentul de inceput, durata de desfasurare si momentul final;

combinatia dintre graficul cu repere si graficul Gantt: un grafic ilustrand momentul de inceput, durata de desfasurare si momentul final ca si momentul de realizare a evenimentelor selectate.

Desfasuratorul de 45 de minute pentru picnic-ul la lac este prezentat in format raportul evenimentelor cheie, raportul activitatilor si graficul Gantt in figurile urmatoare. Tineti cont de urmatoarele elemente cand alegeti formatul desfasuratorului:

raportul evenimentelor cheie si raportul activitatilor sunt mult mai eficace pentru a indica datele specifice;

graficul Gantt ne arata o imagine clara cu privire la lungimea relativa a activitatilor si a suprapunerilor lor.

Figura 4.12 Prezentarea proiectului "Picnic la lac" intr-un desfasurator de tip raportul evenimentelor cheie.

Figura 4.13 Reprezentarea proiectului "Picnic la lac" intr-un desfasurator de tip raportul activitatilor.

Figura 4-14 Reprezentarea proiectului "Picnic la lac" intr-un desfasurator de tip grafic Gantt.