Obiecte de tip formular

OBIECTE DE TIP FORMULAR

1. Obiectivele unitatii de invatare 13

2. Obiecte de tip formular (Form)

2.1. Prezentare generala

2.2. Crearea unei machete Form

2.3. Realizarea formularelor compuse

2.4. Proprietatile obiectelor Forms

Studiu de caz nr.5

1. Obiectivele unitatii de invatare 13

Obiecte de tip formular (FORMS)

2. Obiecte de tip formular (Form)

2.1. Prezentare generala

Formularul (macheta) este un obiect Access folosit in principal pentru:

introducerea unor noi inregistrari de date;

modificarea valorilor de la tastatura in unul sau mai multe campuri dintr-o inregistrare;

vizualizarea continutului unei inregistrari dintr-un tabel sau dintr-o interogare.

Orice operatie realizata intr-un formular se transmite automat in tabelul pentru care a fost realizat.

Formularele (Forms) asigura:

interfata prietenoasa cu utilizatorul, prin controale (casete text, butoane) sau alte elemente grafice recunoscute;

actualizarea simultana a mai multor tabele prin sistemul utilizarii subformularelor;

reguli de validare suplimentare fata de cele definite la tabele.

Obiectele de tip formular sunt grupate in colectia  Forms din fereastra bazei de date. Asupra acestei colectii, cu ajutorul celor trei butoane standard, se pot executa urmatoarele operatii:

New - creaza un nou formular;

Design - se defineste structura machetei la crearea ei si se modifica descrierea pe parcursul utilizarii ei;

Open - lanseaza in executie formularul respectiv

Macheta se prezinta sub forma unui formular afisat pe ecran, in care apare doar continutul unei singure inregistrari. Ele sunt practic machete video (videoformate) pentru actualizarea tabelelor sau interogarilor, precum si pentru vizualizarea lor.

Formularul se foloseste pentru a permite un acces aleator la inregistrarile de date prin intermediul butoanelor afisate in partea inferioara a machetei si care au urmatorul efect:

salt pe inregistrarea urmatoare

salt pe ultima inregistrare cu date existenta in tabel

salt pe primul rand gol din tabel in vederea introducerii unei noi inregistrari

salt pe inregistrarea anterioara

salt pe prima inregistrarea

Utilizatorul poate trece de la o anumita inregistrare afisata in acel moment pe videoformat, la ultima inregistrare existenta in vederea adaugarii alteia noi, dupa care rapid se poate pozitiona pe prima inregistrare sau pe oricare alta. Accesul, vizualizarea, si editarea inregistrarilor se fac pe baza unui format de afisare placut, explicit, realizat de utilizator.

Modalitatile de vizualizare a continutului unei machete (View) pot fi:

modul "Design" , numit si Proiectare este utilizat la crearea sau modificarea structurii (schimbarea prezentarii si proprietatilor formularului pentru a modifica controalele acestuia) unui formular;

modul "Datasheet", numit si Foaie de date sau forma tabelara afiseaza tabelul sub forma obisnuita (coloane si randuri) si se utilizeaza pentru introducerea, modificarea si afisarea datelor din inregistrarile tabelelor;

modul "Form", numit si Formular, reprezinta modul normal de afisare al unui videoformat, atunci cand se foloseste la introducerea, modificarea si afisarea datelor.

Forma machetei este stabilita de utilizator si la proiectarea ei trebuie respectate anumite reguli. Una din cele mai importante cerinte consta in plasarea campurilor in macheta in ordinea aparitiei lor pe documentul primar, pentru a se asigura rapiditate la introducerea datelor si pentru a usura munca operatorului.

Folosind machetele putem sa efectuam elegant operatiile tipice din bazele de date: vizualizarea, adaugarea, modificarea si stergerea datelor. Se poate afirma ca macheta reprezinta principalul mijloc de interfatare dintre utilizator si aplicatia informatica.

Obiectele de tip formular au o serie de avantaje si anume:

datele sunt prezentate intr-o forma convenabila utilizatorului, folosind o interfata prietenoasa, care permite suplimentar cresterea controlului asupra datelor din tabele, prin atasarea unor conditii de validare pe campurile legate continute in tabele sau calculate, afisarea de mesaje de atentionare etc.

parcurgerea aleatoare a inregistrarilor

folosirea butoanelor de comanda si a campurilor calculate

prezentarea inregistrarilor ordonate dupa anumite criterii

filtrarea inregistrarilor care indeplinesc anumite conditii de selectie

folosirea datelor din mai multe tabele asociate (formulare si subformulare)

Pentru proiectarea unei machete trebuie sa se determine campurile care vor apare, cu ajutorul caror controale vom realiza aceasta introducere, cum amplasam controalele in cadrul machetei, ce aspect vor avea acestea si cum va functiona macheta.

Orice macheta contine doua feluri de informatii:

a)   informatii de structura, care ii descriu imaginea si alcatuirea (amplasarea, marimea si forma machetei, numarul, tipul si caracteristicile sectiunilor, numarul, tipul, amplasarea si atributele controalelor, sursa datelor etc.);

b)   datele propriu-zise afisate la nivel de inregistrare

Machetele sunt alcatuite pe o suprafata prevazuta cu diferite elemente pentru facilitarea operarii la nivelul datelor. Elementele care alcatuiesc o macheta se numesc controale si ele sunt grupate in sectiuni.

Sectiunile sunt zone specifice din macheta, in care vor fi inscrise diverse informatii, precum si elementele de tip controler ce vor apare in formular. Sectiunile ce pot apare la solicitarea proiectantului sunt urmatoarele:

a)   Form Header: este sectiunea in care se vor inscrie informatii ce apar doar la inceputul machetei (ex. antetul firmei, titlul formularului etc.)

b)   Form Footer: se inscriu informatii ce apar doar la sfarsitul machetei (total general, butoane pentru salvare, adaugare, stergere de inregistrari etc)

c)    Page Header: se inscriu informatii ce apar doar la inceputul unei pagini (ex. data curenta din sistem) si se foloseste doar atunci cand formularul este tiparit la imprimanta

d)   Page Footer: este afisat doar la tiparirea formularului si in cadrul ei se precizeaza informatiile ce apar la sfarsitul fiecarei pagini (ex. numarul paginii, numele autorului machetei etc)

e)    Detail: in aceasta sectiune vor fi plasate controlerele pe care proiectantul le-a stabilit; campurile vor fi afisate in ordinea stabilita de utilizator si se recomanda plasarea lor in ordinea aparitiei pe documentul primar

Intr-o macheta Access se pot produce actiuni diverse (apasarea unui buton, a unei taste, selectarea unui element, introducere de date), numite evenimente. Datorita evenimentelor, rolul machetelor intr-o aplicatie este mult mai complex decat simpla vizualizare si introducere de date. Practic, machetele controleaza prin evenimentele asociate lor modul de executie al aplicatiei, constituind si din acest punct de vedere principala interfata cu utilizatorul.

2.2. Crearea unei machete Form

Pentru crearea unei machete Form exista mai multe posibilitati:

Generarea automata a unor formulare predefinite (Autoform, Columnar, Tabular);

Proiectarea asistata, cand utilizatorul este indrumat de asistenti (wizards) in ceea ce priveste ordinea si tipul operatiilor;

Descrierea manuala de catre utilizator a continutului formularului, atunci cand acesta este mai complex si utilizarea asistentilor nu este suficienta.

Crearea unui formular se realizeaza parcurgand urmatorii pasi:

Se selecteaza din fereastra bazei de date obiectul Form si se activeaza butonul New;

Se alege una din urmatoarele variante de realizare a videoformatului:

Design View, in care descrierea apartine in totalitate utilizatorului, functie de necesitati si de propria-i imaginatie, iar elementele formularului se adauga manual de catre acesta;

Form Wizard este un program ajutator, care asista si controleaza automat fiecare etapa de realizare a formularului;

Autoform Columnar: formularul este configurat automat, cu asezarea elementelor componente pe coloana (unele sub altele);

Autoform Tabular. configurarea este automata, sub forma tabelara, elementele formularului fiind asezate unul langa celalalt;

Autoform Datasheet: formularul este configurat sub forma unei foi de date tabelare;

Chart Wizard: utilizatorul este indrumat in realizarea unui formular ce contine datele sub forma de grafic;

Autoform Pivot Table/Pivot Chart: formularul este creat automat in modul Pivot Table/Pivot Chart

Pivot Table Wizard: noul formular va ingloba o tabela pivot generata de aplicatia Microsoft Excel (folosind tehnica OLE).

3. Se stabileste sursa de date (tabel sau interogare)

2.2.1. Crearea unui formular simplu in modul "Design View"

Aceasta modalitate de realizare a unui videoformat presupune conceperea formei de prezentare, alegerea locului unde vor apare in formular elementele acestuia si plasarea lor efectiva de catre utilizator.

Pentru realizarea unui formular simplu in modul Design View se procedeaza astfel:

se proiecteaza initial macheta viitorului formular ce va fi obtinut automat

se deschide baza de date

se selecteaza obiectul Form si apoi butonul New

se alege din fereastra afisata modul de realizare Design View si se selecteaza tabelul sau interogarea pentru care realizam videoformatul

In fereastra Form afisata stabilim sectiunile necesare si in interiorul fiecareia se adauga controlere.

Pentru adaugarea unei sectiuni se activeaza meniul View si optiunea aferenta (ex. Form Header/Footer)

Pentru plasarea controlerelor la nivelul fiecarui camp in parte, se activeaza butonul Field List, care   afiseaza campurile tabelei sau interogarii curente. Fiecare camp ce trebuie sa apara in formular va fi plasat in sectiunea Detail prin "clic & drag".

Forma si marimea textului se stabilesc la fel ca in Word, iar pentru adaugarea unei imagini se activeaza butonul Toolbox si iconul Image. Din caseta Look in se alege imaginea dorita.

Crearea campurilor de tip lista

In practica pot apare situatii in care un camp dintr-un formular realizat pentru un tabel, are valori create intr-o alta tabela (de obicei coduri). De exemplu, in macheta tabelei Facturi va apare o caseta cu codul produsului vandut. Daca va fi realizata ca o caseta simpla, va trebui tastat codul produsului. Acest procedeu ingreuneaza munca operatorului care trebuie sa aiba o lista cu codurile si denumirile produselor si in acelasi timp mareste riscul de tastare eronata a valorii codului.

Pentru a elimina aceste inconveniente, Access ofera posibilitatea realizarii campurilor de tip lista. Caseta realizata in formular pentru un astfel de camp se numeste look-up. Orice caseta de tip look-up se realizeaza doar pentru campurile care au valori introduse deja intr-o alta tabela.

Pentru realizarea unei astfel de casete se parcurg urmatoarele etape:

a)    se selecteaza optiunea Combo Box din bara de unelte Toolbox, se selecteaza campul respectiv din tabela si se muta in sectiunea Detail a formularului;

b)   se activeaza automat programul asistent, care va solicita informatiile ce urmeaza;

se alege optiunea de selectare a valorilor din tabela

se alege numele tabelei sursa in care exista valori create pentru campul respectiv

se adauga in lista ce va fi afisata campurile din tabela sursa ce vor contribui la identificarea inregistrarii dorite (ex. codul si denumirea produsului, urmate eventual si de alte campuri pentru identificarea lui corecta)

in noua fereastra aparuta se debifeaza optiunea de ascundere a cheii primare (Hide key column)

se stabileste campul din lista prin care se defineste unic o inregistrare si a carei valoare va fi memorata automat de sistem (ex. codul produsului)

se alege numele campului din tabela pentru care se realizeaza formularul, in care va fi inscrisa automat valoarea memorata la pasul anterior

se alege eticheta de tip lista combinata

se activeaza butonul Finish

Orice camp de tip ComboBox se distinge de celelalte in formular prin simbolul sageata aflat in partea dreapta a valorii

2.2.2. Crearea unui formular cu utilitarul Form Wizard

Este cea mai simpla si rapida forma de realizare a unei machete Form. Crearea machetei este facilitata de intrebarile asistentilor, dar este limitata la cateva formate predefinite.

Form Wizard este un utilitar care permite alegerea campurilor din una sau mai multe tabele sau interogari si afisarea lor in ordinea dorita de utilizator in videoformat.

Pentru realizarea unui formular cu Wizard se parcurg urmatorii pasi:

se deschide baza de date, se selecteaza obiectul Form si optiunea New;

se alege din fereastra modul de realizare Form Wizard si din lista derulanta Tables/Queries numele tabelului sau interogarii pentru care executam macheta;

se selecteaza camp cu camp, campurile afisate in fereastra Available fields, in ordinea in care se doreste aparitia lor in macheta si se transfera in fereastra campurilor selectate la activarea butonului >; daca se doreste selectarea in grup a campurilor din tabela sau interogarea selectata, se activeaza butonul >>

In exemplul urmator se parcurg pasii necesari pentru realizarea unui formular combinat, cu date selectate din tabelele Proprietari si Autovehicule

dintre campurile selectate, se aleg cele ce vor apare in formularul principal (Nume si telefon proprietar) si cele ce vor apare in subformular;

se selecteaza apoi forma de aranjare in pagina a machetei, cu sabloanele disponibile;

se selecteaza apoi stilul de afisare al sablonului machetei videoformat;

se tasteaza numele videoformatului si se salveaza

Lansata in executie, macheta se prezinta ca in figura  urmatoare

Fig. 1. Modul de executare al unui tabel in modul wizard

2.3. Realizarea formularelor compuse

Pentru realizarea unui formular compus, se vor parcurge urmatorii pasi:

a)   Crearea formularului principal "Proprietari Form"

Se creaza formularul simplu "Proprietari Form" in modul Design View, intocmai ca in  exemplul descris anterior, avand drept sursa de date tabela Proprietari

b)  Crearea subformularului "Autovehicule Form"

Un subformular Access este practic un formular obisnuit, dar care va fi afisat in fereastra formularului principal. In exemplul urmator, subformularul are ca sursa de date tabela Autovehicule si a fost realizat ca orice videoformat simplu.

Deoarece este un subformular, "Autovehicule Form" nu va avea definit nici titlu, nici note de subsol (nu se bifeaza Form Header/Form Footer)

c) Se deschide formularul principal "Proprietari Form" in modul Design. Se micsoreaza cu butonul Restore Window, astfel incat in spatele formularului sa se poata vizualiza fereastra Database cu numele subformularului "Autovehicule Form"

d) Se remorcheaza subformularul, selectandu-i numele din fereastra Database si apoi prin tractare cu mouse-ul pana se aduce in sectiunea Detail a formularului principal "Proprietari Form". Se sterge apoi eticheta subformularului si se salveaza formularul compus.

In formularul in care va fi afisat un anume proprietar cu datele lui specifice (nume, telefon etc) va apare inclus si formularul aferent autovehiculului aflat in service.

In figura urmatoare este redata descrierea structurii machetei cu formulare compuse

Fig.2. Prezentarea sectiunilor si controlerilor intr-un formular combinat

Controlere in formulare

Controlerele reprezinta obiecte grafice incluse in macheta pentru:

afisarea si editarea datelor (ex. etichete, casete text);

executarea unor actiuni (ex. butonul de comanda);

afisarea grafica (ex. imagini, obiecte cadru)

Fereastra Toolbox afiseaza urmatoarele controale

Fig. 3 Fereastra Toolbox

Controlele dintr-un videoformat au rol specific si se apeleaza din meniul View, operatiile Toolbars si apoi Toolbox

Principalele controale din caseta Toolbox sunt:

Controalele utilizate la realizarea machetelor Form pot fi:

atasate unor campuri din tabelul sau interogarea sursa si dintre ele fac parte:

casetele pentru text (Text boxes)

casetele pentru liste combinate (Combo boxes)

casetele combinate

casetele de control (Check boxes)

butoanele de optiune (Radio buttons)

rezultate din proiectarea machetei

etichetele (Labels)

liniile (Lines)

cadrele (Frames)

imaginile (Images)

controale calculate, care sunt de regula casete de text (ce contin numele campului) si casete de calcul (care in structura contin formula de calcul, iar in executie rezultatele calculelor)

alte controale

Command button  butoane de comanda

List boxes   casete lista

Horrizontal scrollbar  bara de defilare orizontala

Picture boxes casete pentru imagini

Vertical scrollbar    bara de defilare verticala

Timers    generatoare de semnale de timp

Drive list boxes    liste de unitati de disc

Directory list boxes liste de directori

Shapes    figuri geometrice

Data    data

In Access:

controlorii sunt asociati campurilor din tabele in scopul introducerii datelor sau afisarii continutului lor;

controlorii dintr-un formular sunt definiti de o eticheta (cuprinde numele campului asa cum a fost declarat in structura tabelului respectiv) si o caseta de valoare (cuprinde valoarea corespunzatoare campului ales)

Controalele selectate pot fi mutate, redimensionate sau sterse.

Studiu de caz  nr. 5

Pentru aplicatia "Evidenta cartilor din Universitatea Romano-Americana" sa se realizeze pe calculator urmatoarele actiuni:

Realizarea unei machete FORM pentru fiecare tabel

Pentru campurile ale caror valori se preiau din tabelele aplicatiei, se vor realiza casete Look.up

Pentru campurile ale caror valori nu se afla in alte tabele si aceste valori se vor introduce de la tastatura, se vor realiza casete normale

Se vor realiza trei liste finale (REPORT):

Situatia cartilor imprumutate si nerestituite pe fiecare cititor, cu numararea si afisarea zilelor de intarziere

Situatia cartilor pe domenii, cu subtotaluri ale valorilor cartilor pe fiecare domeniu si la sfarsit total general

Situatia cartilor din biblioteca pe edituri, cu obtinere de subtotaluri si total general