Structura organizatorica a intreprinderii

Structura organizatorica a intreprinderii

Abordari conceptuale, elemente structurale

Organizarea si functionarea intreprinderii sunt orientate spre realizarea obiectivelor propuse. Sistemul de conducere a unei intreprinderi reprezinta ansamblul elementelor si al relatiilor dintre acestea, structurate intr-un anumit cadru organizatoric in care se desfasoara procesele de conducere. In figura 5.1 este prezentat sistemul de conducere al unei intreprinderi si componentele sale.

Sistemul de conducere este definit de urmatoarele subsisteme componente:

a) subsistemul decizional - ansamblul functiilor de conducere;

b) subsistemul operational - ansamblul functiilor de executie;

c) subsistemul informational dirijeaza actiunile subsistemului operational catre cel decizional.

Structura organizatorica - expresie a organizarii formale a intreprinderii

Definirea notiunii si componentele de baza

Structura organizatorica reprezinta ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice si al relatiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite ale intreprinderii.

Structura organizatorica este o componenta a structurii generale a intreprinderii si reflecta ,,anatomia intreprinderii". Ea se proiecteaza pe baza unor norme, reguli, principii si documente oficiale.

In figura 5.2 este prezentata structura generala a unei intreprinderi cu componentele sale.

Structura organizatorica este influentata de anumiti factori (strategia dezvoltarii intreprinderii, tipul si complexitatea productiei, dimensiunea intreprinderii, calitatea resurselor umane), influente ce trebuie tratate pe fondul dinamismului accelerat al mutatiilor de amploare care au loc in economia contemporana, luandu-se in consideratie urmatoarele elemente:

- evaluarea corecta a resurselor de materii prime si a modului cum acestea se exploateaza;

- cresterea competitivitatii economice, stiintifico-tehnice si educationale;

- ,,explozia' informationala;

- adancirea cooperarii economice si tehnico-stiintifice;

- cresterea exigentei calitatii produselor si serviciilor;

- sporirea cerintelor de protectie ecologica.

Elemente ale structurii functionale (de conducere)

Structura de conducere reprezinta ansamblul cadrelor de conducere si compartimentelor tehnice, economice, administrative, modul de constituire si grupare a acestora, precum si relatiile dintre ele.

Structura functionala este alcatuita din:

1. componente;

2. relatii;

3. ordinea componentelor;

4. sistem de obiective.

1. Componentele structurii functionale sunt urmatoarele:

a) Postul - ansamblul obiectivelor, cu sarcinile, competentele, responsabilitatile asociate, care revin spre exercitare, in mod regulat, unei persoane angajate in intreprindere.

Trasaturile obligatorii ale unui post de munca sunt:

- autoritate formala - limita in care titularul postului are dreptul de a actiona pentru realizarea obiectivelor;

- competenta profesionala - nivelul de pregatire, experienta, prestigiul profesional;

- responsabilitate - obligatia titularului de a indeplini sarcini si atributii derivate din obiectivele individuale ale postului.

Totalitatea posturilor care sunt definite prin aceleasi caracteristici principale formeaza o functie.

b) Functia ansamblul atributiilor si sarcinilor, omogene din punct de vedere al naturii si complexitatii lor, desemnate in mod regulat si organizat unui angajat al intreprinderii.

Functia unei persoane este definita prin:

atributiile si sarcinile de indeplinit;

responsabilitatile pe care aceasta le implica;

competentele si relatiile pe care salariatul trebuie sa le manifeste.

Dupa natura competentelor, autoritatii si responsabilitatii pe care le implica o functie, se disting doua tipuri de funtii:

♦ de conducere - competente, sarcini, responsabilitati din domenii mai largi de activitate;

♦ de executie - obiective individuale limitate, insotite de competente si responsabilitati mai reduse.

c) Compartimentul - o reunire sub aceeasi autoritate ierarhica a unui anumit numar de persoane, carora le revin permanent sarcini bine definite.

Dupa modul de participare la realizarea obiectivelor intreprinderii, compartimentele sunt:

􀂉operationale ⎟ contribuie direct la realizarea obiectivelor derivate si generale ale intreprinderii (sectiile de productie, depozitele, atelierele de service);

􀂉functionale ⎟participa la fundamentarea strategiilor si politicii globale a intreprinderii (diviziile, serviciile).

Dupa natura atributiilor, a volumului acestora si a nivelului de delegare a autoritatii unei activitati, se pot distinge:

- compartimentul de baza;

- compartimentul de ansamblu.

2. Relatiile organizatorice - raporturile instituite intre componentele organizatorice.

In functie de natura si modul de manifestare a competentelor si responsabilitatilor, se disting:

A. Relatii de autoritate - relatii a caror manifestare este obligatorie. Ele cuprind:

- relatii ierarhice - intre titularul postului de conducere si cei ce detin posturi de executie;

- relatii functionale - de catre compartimente specializate care emit o serie de indicatii metodologice, studii etc.

- relatii de stat major - ca urmare a delegarii sarcinilor, responsabilitatilor de catre conducere unor persoane pentru rezolvarea unor probleme complexe.

B. Relatii de cooperare relatii intre titularul unui post situat pe acelasi nivel ierarhic cu titularul altui post.

C. Relatii de control

D. Relatii de reprezentare legaturile dintre manageri si reprezentantii diferitelor organizatii profesionale, sindicate din interiorul intreprinderii sau din afara.

3. Ordinea componentelor organizatorice. Aceasta este realizata prin:

A. Nivelul (treapta) ierarhic(a) - ansamblul subdiviziunilor plasate la aceeasi distanta de conducerea superioara.

B. Ponderea ierarhica (sau norma de conducere) - numarul de persoane subordonate nemijlocit unui cadru de conducere.

5.2.3 Structura operationala (de productie si conceptie)

5.2.3.1 Concept si componente

Structura operationala reprezinta acea componenta a structurii organizatorice definita prin numarul si componenta unitatilor de productie, prin marimea si modul amplasarii spatiale a acestora, modul de organizare interna, precum si prin relatiile de cooperare ce se stabilesc intre acestea in vederea realizarii directe a obiectului de activitate al intreprinderii.

Verigile structurale ce pot fi integrate intr-o structura de productie si conceptie sunt: uzine, fabrici, exploatari, sectii de productie, locuri de munca.

Veriga structurala de productie de baza a unei intreprinderi o constituie sectia de productie, care reprezinta o unitate de productie bine determinata sub aspect administrativ, in cadrul careia se executa fie un produs, fie o faza a procesului tehnologic.

In functie de rolul pe care il au in procesul de fabricatie a produselor incluse in programul de productie, sectiile pot fi:

- de baza

- auxiliare;

- de servire.

In sectiile de baza se realizeaza produsele de baza care dau profilul de productie al intreprinderii.

In sectiile auxiliare se realizeaza produse sau servicii auxiliare productiei de baza care ajuta la realizarea in bune conditii a produselor de baza.

In sectiile de servire se executa lucrari, servicii sau activitati necesare sectiilor de baza si auxiliare (depozitele si magaziile intreprinderii, activitatile de transport intern).

Intr-o sectie de productie de baza, unde predominant este procesul de productie de baza, se pot intalni si procese de productie auxiliare.

Atelierul de productie reuneste mai multe locuri de munca, care fie executa aceeasi operatie tehnologica, fie efectueaza un ciclu de operatii tehnologice necesare obtinerii unei piese sau produs.

Locul de munca - o anumita suprafata de productie, dotata cu mijloace de munca si organizate pentru realizarea unei operatii sau a unei lucrari de catre un muncitor sau un grup de muncitori.

5.2.3.2 Tipuri de structura de productie conceptie

Se disting trei tipuri de structura de productie si anume:

a) structura de productie si conceptie de tip tehnologic;

b) structura de productie si conceptie de tip obiect;

c) structura de productie si conceptie de tip mixt.

Structura de productie si conceptie de tip tehnologic

Fiecare sectie de baza executa o anumita etapa a procesului tehnologic - pregatire, prelucrare, montaj-finisaj, probe si incercari. Este specifica intreprinderilor cu productie individuala sau de serie mica, ce fabrica o gama larga de produse. Aceasta structura impune anumite caracteristici:

♦ utilajele folosite vor fi universale;

♦ locurile de munca vor fi amplasate pe grupe omogene de locuri de munca;

♦ lucratorii vor avea o calificare superioara.

Avantajul acestui tip de structura il reprezinta flexibilitatea sporita in or-ganizarea si desfasurarea proceselor de productie, ceea ce permite introducerea mai rapida in fabricatie a unor produse noi sau modernizate.

Dezavantajul principal consta in dificultatea aplicarii unor solutii organi-zatorice moderne pentru productia de baza, cum ar fi productia in flux.

Structura de productie si conceptie pe obiect

Fiecare sectie de baza este specializata in fabricarea unui singur reper sau produs. Este specifica intreprinderilor cu productie de masa sau in serie mare, ce fabrica o gama restransa de produse, iar volumul de productie este ridicat pentru fiecare produs.

Principalele caracteristici sunt:

􀂒locurile de munca sunt specializate in efectuarea unei anumite operatii tehnologice;

􀂒amplasarea locurilor de munca se face conform fluxului tehnologic;

􀂒forta de munca este specializata pentru efectuarea produselor respective.

Avantajele acestui tip de structura sunt:

- ofera posibilitatea utilizarii unor metode moderne de organizare a productiei si a muncii - cum ar fi productia in flux;

- permite reducerea duratei ciclului de productie;

- asigura folosirea in conditii eficiente a unor SDV-uri specializate;

- creeaza conditiile pentru cresterea productivitatii muncii.

Dezavantajele acestui tip de structura sunt:

- o flexibilitate redusa in reinnoirea productiei;

- imposibilitatea utilizarii complete a utilajelor si a fortei de munca.

Structura de productie si conceptie de tip mixt

In general, sectiile pregatitoare sunt organizate dupa principiul tehnologic, iar stadiile de prelucrare, de montaj, probe sunt concentrate in sectii dupa principiul obiectului de fabricatie. Este specifica intreprinderilor cu productie in serie mare.

Acest tip de structura prezinta o serie de avantaje si dezavantaje specifice structurii de productie si conceptie de tip tehnologic, respectiv celei pe obiect de fabricatie.

5.2.3.3 Factorii care determina structura de productie si conceptie a unei intreprinderi

Factorii care se au in vedere la proiectarea unei structuri de productie si conceptie sunt urmatorii:

􀂾volumul productiei ce urmeaza a fi fabricata;

􀂾formele si nivelul specializarii si cooperarii;

􀂾specificul procesului tehnologic utilizat si particularitatile produsului fabricat;

􀂾zona de amplasare a intreprinderii.

Cai de perfectionare a structurii de productie si conceptie a intreprinderilor

In aprecierea unei structuri de productie si conceptie se pot utiliza o serie de indicatori, cum ar fi:

. proportia dintre sectiile de baza si cele auxiliare, stabilita in raport cu suprafetele de productie, numarul de utilaje, numarul de muncitori etc.;

. proportia dintre capacitatea de productie a diferitelor sectii de baza, precum si capacitatea de productie a sectiilor de baza si cea a sectiilor auxiliare si de servire;

. proportia verigilor structurale organizate dupa principiul tehnologic si principiul obiectului de fabricat.

Caile de perfectionare a structurii de productie si conceptie sunt:

♦ stabilirea unor proportii optime intre sectiile de baza, auxiliare si de servire;

♦ stabilirea unor proportii optime intre capacitatile de productie ale diferitelor sectii de baza, fapt care va conduce la evitarea aparitiei deficientelor sau excedentelor de capacitate;

♦ adancirea specializarii sectiilor de baza si implicit a cooperarii;

♦ rationalizarea legaturilor de productie dintre diferitele verigi structurale prin perfectionarea organizarii transportului intern, amplasarea rationala a diferitelor sectii, ateliere etc.

5.3 Cerinte si etape in proiectarea unei structuri organizatorice eficiente

Analiza, proiectarea si imbunatatirea structurii organizatorice presupun respectarea unor cerinte, cum ar fi:

asigurarea unui evantai optim al subordonarilor - un sef poate avea numai un numar limitat de subordonati directi;

crearea si dependenta compartimentelor - cele patru criterii de corelare a serviciilor specializate sunt: importanta lor; frecventa legaturilor dintre ele; independenta acestora; competenta sefului si limbajul comun;

asigurarea unui stat major si a unor servicii functionale competente -presupune existenta unor interlocutori responsabili, operationali, foarte competenti, activi si eficienti. Serviciile functionale si de stat major trebuie sa fie suple.

asigurarea economiei de comunicatii - minimalizarea comunicatiilor nestandardizate si necodificate dintre grupuri separate;

folosirea delegarii - pentru problemele curente puterea de decizie si responsabilitate trebuie sa fie descentralizata; pentru problemele de gestiune generala, pe termen scurt, responsabilitatile pot fi delegate functiunilor calificate; pentru obiectivele strategice pe termen lung, deciziile nu se pot delega.

Procesul de analiza si proiectare a structurii organizatorice a unei intreprinderi presupune urmatoarele etape:

􀂃analiza obiectivelor intreprinderii;

􀂃definirea activitatilor necesare si stabilirea continutului lor;

􀂃proiectarea compartimentelor, gruparea lor si stabilirea relatiilor dintre ele;

􀂃proiectarea propriu-zisa a structurii organizatorice;

􀂃evaluarea atat a functionalitatii, cat si a laturii constructive a intreprinderii.

Structura organizatorica nu este data pentru totdeauna. Sub impactul schimbarilor contemporane, se produc modificari importante in continutul structurii organizatorice si se accelereaza considerabil ritmul reorganizarilor structurale.

5.4 Documentele de formalizare a structurii organizatorice

Pentru formalizarea unei structuri organizatorice se pot folosi urmatoarele documente:

􀂾Regulamentul de organizare si functionare cuprinde cinci parti, si anume:

- partea I - organizarea intreprinderii si prezentarea structurii organizatorice;

- partea a II-a - atributiile intreprinderii;

- partea a III-a - conducerea intreprinderii;

- partea a IV-a - atributiile si diagrama de relatii pentru fiecare compar-timent functional si de productie;

- partea a V-a - dispozitii generale.

􀂾Fisa postului prezinta in detaliu elementele impuse unui salariat pentru a putea exercita in conditii normale activitatea. Ea cuprinde, de regula:

- denumirea si obiectivele postului;

- compartimentul;

- competentele;

- responsabilitati;

- cerinte (studii, vechime, aptitudini);

􀂾Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizatorice. Din punct de vedere al sferei de cuprindere, pot fi:

- organigrame generale;

- organigrame partiale.

Din punct de vedere al modului de ordonare a compartimentelor si a rela-tiilor dintre ele pot fi:

- organigrame piramidale;

- organigrame circulare;

- organigrame orientate de la stanga spre dreapta etc.