Sistemul electronic de licitatii pentru achizitii publice

SISTEMUL ELECTRONIC DE LICITATII PENTRU ACHIZITII PUBLICE

3.1. Consideratii generale

Fara nici o indoiala societatea progreseaza mereu. Este un lucru absolut normal si firesc care poate fi pus in evidenta mai usor in domeniul calculatoarelor unde, achizitionand cel mai performant calculator astazi, poti sa fii sigur ca peste cel mult doi ani acesta se dovedeste depasit de noile tehnologii.

Administratia publica nu face exceptie de la acest fapt, noile inovatii gasindu-si locul si in acest domeniu, dar succesul lor depinzand foarte mult de modul in care fiecare tara le interpreteaza, le adapteaza si le aplica la nivel local, potrivit realitatii.

Noul program de dezvoltare a administratiei publice a devenit din ce in ce mai popular in toate tarile lumii. Atat politicienii, cat si inaltii functionari publici au colaborat si au sprijinit implementarea sistemului e-government.

Notiunea de e-government, sau guvernul electronic, sau mai corect guvernarea prin noile tehnologii, este atribuita ansamblului de sisteme si resurse specifice managementului public care au ca obiectiv optimizarea actului administrativ prin utilizarea noilor tehnologii ale informatiei si comunicatiilor.

E-government inseamna oferirea de servicii publice in format electronic pentru cetateni si mediul de afaceri. Asigurarea disponibilitatii informatiilor publice prin Internet, 24 de ore din 24, 7 zile pe saptamina reprezinta una dintre prioritatile Guvernului Romaniei.

Oferirea de servicii publice in format electronic reprezinta o alternativa mai eficienta si mai ieftina care permite Guvernului sa fie mai aproape de cetateni si sa-si adapteze serviciile conform cerintelor acestora. Site-urile ministeriale vor facilita accesul direct la informatii publice sau la angajatii diferitelor departamente.

Strategia de trecere la e-government include o combinatie a urmatoarelor elemente: incurajarea competitiei pe piata de telecomunicatii, transformarea guvernului prin intermediul tehnologiei informatiei si a 'e-business', realizarea achizitiilor publice in format electronic, atragerea investitiilor in domeniul comunicatiilor si tehnologiei informatiei.

'e-Government' este alcatuit din patru mari componente principale:

Interactiunea dintre Guvern si cetatean (G2C)

Interactiunea dintre Guvern si mediul de afaceri (G2B)

Interactiunea dintre Guvern si functionarii publici (G2E)

Interactiunea intre institutii guvernamentale (G2G)

Sistemul e-government are urmatoarele functionalitati:

a. informarea prin mijloace electronice a cetateanului cu privire la serviciile publice disponibile si prin intermediul mijloacelor electronice;

b. autentificarea cetatenilor, o singura data, la intrarea in sistem;

c. oferirea de servicii de eGovernment furnizate prin intermediul sistemelor de tip "back-office" existente in departamentele sau agentiile participante sau beneficiare ale proiectului;

d. schimb de documente sau informatii intre agentiile guvernamentale, respectiv departamentele implicate;

e. furnizarea unei platforme comune pentru schimbul interdepartamental de documente.

3.2. Prezentarea sistemului electronic de achizitii publice

Ordonanta pentru efectuarea achizitiilor publice prin mijloace electronice nr. 20 din 24 ianuarie 2002 defineste cadrul legal necesar pentru procedura de atribuire a contractelor de achizitie publica on-line, facind posibila utilizarea Sistemului Electronic de Achizitii Publice.

Sistemul electronic de achizitii publice, denumit si sistem electronic, reprezinta acel sistem informatic de utilitate publica, accesibil prin Internet la adresa www.e-licitatie.ro, operat in scopul facilitarii transparentei, corectitudinii si eficientei in domeniul achizitiilor publice.

Utilizarea acestui sistem va conduce la reducerea coruptiei si a birocratiei, la cresterea transparentei, si diminuarea cheltuielilor in ceea ce priveste contractele de achizitii publice.

Achizitiile publice efectuate prin mijloace electronice respecta cele 5 principii prevazute in legislatia europeana pentru atribuirea contractului de achizitie publica: libera concurenta intre potentiali contractanti, eficientizarea utilizarii fondurilor publice, transparenta, tratamentul egal, precum si confidentialitatea in ceea ce priveste secretul comercial

Sistemul electronic de achizitii publice a intrat in functiune in data de 4 martie 2002 pentru un numar limitat de autoritati contractante si produse, dovedind in cele 5 luni de functionare o mai mare transparenta si rapiditate in finalizarea in cele mai bune conditii a contractelor de achizitie publica si, astfel, o mai buna protejare a interesului public.

Valoarea totala a tranzactiilor din sistem depaseste 110 miliarde de lei, dintre care peste 70 de miliarde este valoarea tranzactiilor deja incheiate. Numarul licitatiilor inchise este de 8550, aproximativ 800 de tranzactii fiind definitivate saptaminal pe www.e-licitatie.ro.

Se estimeaza ca in urmatorii trei ani economiile obtinute prin www.e-licitatie.ro vor ajunge la peste 750 milioane Euro, reprezentand aproximativ 24.000 miliarde lei.

De la inceputul acestui an, cele mai multe licitatii inchise in sistem, 6255, au fost pentru compusi heteroclitici, utilizati pentru medicamente. Conform statisticii efectuate de IGCTI privind numarul de tranzactii efectuate in cadrul www.e-licitatie.ro pe anul 2003, Directia de Sanatate Bucuresti este autoritatea contractanta cu cele mai multe licitatii inchise, al caror numar se ridica la 740. Directia Generala de Munca si Solidaritate Sociala Iasi a inregistrat o rata a economiilor care s-a ridicat la 74,67%. In topul listei cu cei mai activi ofertanti se afla 3 companii farmaceutice care au castigat fiecare peste 1800 licitatii.

Obiectivul fundamental al SIAP (Sistemul Informatic pentru Achizitii Publice) il constituie realizarea si punerea in exploatare in cadrul unei retele nationale de achizitii publice a unui sistem bazat pe INTERNET care sa indeplinesca urmatoarele functii principale:

Sa furnizeze un mecanism pentru administratia publica care sa permita acesteia sa publice informatii asupra oportunitatilor de achizitii publice;

Sa ofere mijloace de diseminare a informatiei catre furnizorii de bunuri si servicii potentiali.

In sedinta de Guvern din data de 31 iulie 2002, in urma evaluarilor realizate de Comisia de supraveghere a functionarii Sistemului electronic de achizitii publice, s-a aprobat extinderea listei institutiilor ce au obligatia de a utiliza sistemul electronic de achizitii publice www.e-licitatie.ro cu urmatoarele:

Comandamentul Logistic, Statul Major al Fortelor Terestre, Statul Major al Fortelor Aeriene, Statul Major al Fortelor Navale, Directia Domenii si Infrastructuri, Comandamentul Transmisiunilor, Directia Asistenta Medicala, Serviciul Asigurare Administrativa a MApN, Serviciul Asigurare Audio Vizuala, Brigada 122 "Logistica" - din subordinea Ministerului Apararii Nationale;

Administratiile Financiare ale Sectoarelor Municipiului Bucuresti - din subordinea Ministerului Finantelor Publice;

Societatea Romana de Radiodifuziune.

Preluarea acestor institutii in cadrul sistemului electronic pentru achizitii publice se va face esalonat, cu acordul ministerelor implicate.

De asemenea, s-a decis ca suplimentele de hrana pentru elevi, constand in produse de panificatie si lapte, sa fie achizitionate tot prin sistemul electronic de achizitii publice. Conform deciziei Guvernului Romaniei aceste produse trebuie livrate de furnizorii contractati la sediul unitatilor scolare beneficiare. Se vor incheia astfel contracte pentru achizitii multiple, care sa asigure aprovizionarea ritmica a scolilor, in functie de necesitatile precizate individual de acestea.

Se poate vorbi deja despre o piata electronica guvernamentala bine conturata, in plin proces de maturizare, care aduce beneficii considerabile institutiilor care efectueaza achizitiile publice prin acest sistem, echilibreaza bugetul de stat prin reducerea cheltuielilor la minimul permis de piata si deserveste astfel, in mod corect, fiecare cetatean al Romaniei.

Folosirea www.e-licitatie.ro este o garantie pentru administrarea judicioasa si impartiala a fondurilor publice apartinind institutiilor obligate sa foloseasca sistemul electronic de achizitii publice.

Autoritatile contractante au obligatia sa aplice procedura de licitatie electronica pentru atribuirea oricarui contract de achizitie publica avind ca obiect unul dintre produsele incluse in sistemul electronic de achizitii publice si a carui valoare nu depaseste 200.000 euro.

De asemenea, acestea au obligatia de a publica in sistemul electronic de achizitii publice anuntul de participare si anuntul de atribuire a contractului de achizitie publica pentru atribuirea prin una din procedurile prevazute in Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achizitiile publice a unui contract de achizitie publica avand o valoare de cel putin 40.000 euro.

Date despre licitatiile finalizate, precum si despre licitatiile aflate in desfasurare sint disponibile pe site-ul www.e-licitatie.ro. La aceasta adresa pot fi consultate rezultatele licitatiilor finalizate, data de inchidere, autoritatea contractanta care a organizat licitatia, produsul achizitionat, numele companiei cistigatoare, valoarea achizitiei, precum si statistici despre licitatiile finalizate in perioada martie-august 2002. Aici pot fi aflate datele de inchidere pentru licitatiile aflate in desfasurare, autoritatile contractante si specificatiile produselor pe care acestea doresc sa le achizitioneze.

Aceste date sunt accesibile de la orice calculator conectat la Internet, din tara sau din strainatate, oricarui cetatean interesat de procesul de achizitii publice, reprezentantilor companiilor care doresc sa se inscrie in sistem sau reprezentantilor mass-media, contribuind astfel la cresterea gradului de transparenta al proceselor de achizitii publice din Romania.

3.3. Conditii de participare la procedura electronica

Orice furnizor, executant sau prestator, persoana fizica sau juridica, are dreptul de a participa la procedura de atribuire prin licitatie electronica a contractelor de achizitie publica.

Trebuie sa mentionam faptul ca furnizorul, executantul sau prestatorul strain beneficiaza in Romania de acelasi regim privind participarea de care beneficiaza si furnizorul, executantul sau prestatorul roman in tara in care furnizorul, executantul sau prestatorul strain este rezident.

Participarea la procedura de licitatie electronica se poate face numai dupa inregistrarea in Sistemul electronic, aceasta posibilitate fiind la latitudinea oricarui furnizor, executant sau prestator.

Potrivit prevederilor art. 9 alin. 4 din O.G. nr. 20/2002, inregistrarea in Sistemul electronic va fi refuzata, suspendata sau revocata, in cazul in care solicitantul se afla in una dintre urmatoarele situatii:

a)       este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt administrate de un judecator-sindic sau activitatile sale comerciale sunt suspendate ori este intr-o situatie similara cu cele anterioare, reglementata prin lege;

b)       face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile prevazute la lit. a);

c)       nu si-a indeplinit obligatiile exigibile de plata a impozitelor si taxelor catre stat, precum si a contributiei pentru asigurarile sociale de stat;

d)       furnizeaza informatii false in documentele prezentate;

e)       incalca procedurile stabilite de operatorul Sistemului electronic.

In cazul intervenirii vreuneia dintre situatiile prevazute la lit. a), b) sau c) ulterior momentului inregistrarii ca furnizor, executant sau prestator, persoana fizica in cauza, respectiv reprezentantul legal al persoanei juridice, are obligatia sa aduca la cunostinta operatorului Sistemului electronic acest lucru in termen de 24 de ore.

Operatorul Sistemului electronic[1] are dreptul de a cere oricarei persoane fizice sau juridice care solicita inregistrarea in sistemul electronic sa prezinte documentele edificatoare prin care sa dovedeasca atestarea ori apartenenta din punct de vedere profesional sau inregistrarea sa ca persoana juridica, in conformitate cu legislatia din Romania sau din tara din care este stabilit solicitantul.

Orice furnizor, executant sau prestator inregistrat in Sistemul electronic are obligatia sa comunice operatorului, in termen de 3 zile, orice modificare a documentelor.

La inregistrarea in Sistemul electronic orice furnizor, executant sau prestator trebuie sa plateasca un tarif de inregistrare al carui cuantum este stabilit de operatorul Sistemului electronic.

Cuantumul tarifului nu poate depasi nivelul costurilor administrative ale operatiunii in cauza, el reprezentand venit la bugetul operatorului Sistemului electronic.

3.4. Fazele procedurii licitatiei electronice

Autoritatile contractante au obligatia de a face cunoscuta in mod public, prin mijloace electronice, intentia de a efectua achizitii publice, scop in care trebuie sa transmita spre publicare in Sistemul electronic un anunt de intentie.

Anuntul de intentie se va publica in mod separat pentru produse, lucrari si servicii, in cel mult 30 de zile de la data aprobarii bugetului propriu al autoritatii contractante. El trebuie sa cuprinda cel putin toate contractele de achizitie publica previzionate sa fie atribuite pana la sfarsitul anului bugetar si a caror valoare estimata, fara T.V.A., este egala sau mai mare decat echivalentul in lei a 100.000 euro. Pentru contractele a caror valoare estimata, fara T.V.A., este mai mica decat echivalentul in lei a 100.000 euro publicarea anuntului de intentie este optionala.

Publicarea anuntului nu creeaza autoritatii contractante obligatia de a efectua respectiva achizitie publica.

Procedura licitatiei electronice cuprinde urmatoarele faze, dupa caz:

a) publicarea anuntului de participare;

In scopul asigurarii unei transparente maxime orice autoritate contractanta are obligatia sa transmita spre publicare in Sistemul electronic un anunt de participare in toate cazurile in care aplica procedura licitatiei electronice.

Autoritatea contractanta are obligatia sa includa in anuntul de participare ce urmeaza sa fie publicat in Sistemul electronic toate informatiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 si sa aplice in mod corespunzator prevederile acesteia referitoare la comunicare, in cazul modificarii anuntului.

Anuntul de participare trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii, in formatul stabilit de operatorul Sistemului electronic:

elementele de identificare a autoritatii contractante;

a) procedura aplicata pentru fiecare faza a atribuirii contractului de achizitie publica;

b) tipul contractului de achizitie publica pentru care sunt solicitate oferte;

a) locul de livrare a produselor/amplasamentul lucrarii/locul de prestare a serviciilor;

b) natura si cantitatea produselor ce se vor achizitiona

c) indicatii referitoare la posibilitatile ofertantilor de a depune oferta pentru o parte sau pentru intreaga cantitate de produse/lucrari/servicii solicitate;

data limita de livrare a produselor/termenul limita de executie a lucrarii/durata sau termenul limita de prestare a serviciilor;

a) modalitatea de obtinere a unui exemplar al documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei;

b) costul si conditiile de plata pentru obtinerea acestui exemplar (unde este cazul);

c) data limita pentru solicitarea clarificarilor;

a) data limita pentru depunerea ofertelor;

b) modalitatea de depunere a ofertelor;

c) limba sau limbile in care trebuie redactate ofertele;

data, ora si locul deschiderii ofertelor;

garantiile pentru participare solicitate;

modalitatile principale de finantare si de plata si/sau referirile la prevederile care le reglementeaza;

forma juridica in care trebuie sa se legalizeze asocierea grupului de ofertanti carora li s-a atribuit contractul de furnizare (unde este cazul);

informatii privind conditiile de eligibilitate, precum si cerintele minime cu privire la capacitatea tehnica si la cea economico-financiara pe care trebuie sa le indeplineasca ofertantul;

perioada pentru care ofertantul trebuie sa isi mentina oferta valabila;

criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului;

interzicerea depunerii de oferte alternative (unde este cazul);

alte informatii (acordarea preferintei interne etc.);

data publicarii in Sistemul electronic si numarul anuntului de intentie sau mentionarea inexistentei unui astfel de anunt.

b) inscrierea solicitantilor;

Orice furnizor, executant sau prestator care doreste sa participe la procedura de licitatie electronica pentru atribuirea unui anumit contract de achizitie publica trebuie sa se inscrie in conformitate cu procedura stabilita de operatorul Sistemului electronic.

c) preselectia solicitantilor;

Criteriile pe baza carora se va face preselectia trebuie sa fie publicate in anuntul de participare si trebuie sa respecte principiile obiectivitatii si nediscriminarii.

In cazul aplicarii fazei de preselectie pentru atribuirea unui contract de achizitie publica, autoritatea contractanta are obligatia de a stabili si de a include in anuntul de participare data limita de primire a documentelor de calificare.

Autoritatea contractanta are dreptul de a accelera aplicarea procedurii, si anume de a reduce numarul de zile dar nu la mai putin de 10 zile si numai in situatia in care, din motive de urgenta, respectarea numarului de zile prevazut la alineatul respectiv ar cauza prejudicii autoritatii contractante. In acest caz autoritatea contractanta are obligatia de a include in anuntul de participare motivele aplicarii accelerate a procedurii.

Preselectia solicitantilor trebuie sa se faca, ori de cate ori acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic, prin utilizarea unei proceduri automate de verificare a indeplinirii criteriilor, in conditii stabilite de operatorul Sistemului electronic, pe baza specificatiilor autoritatii contractante.

In cazul in care preselectia nu se poate realiza prin utilizarea unei proceduri automate, comisia de evaluare a autoritatii contractante are obligatia sa transmita rezultatul preselectiei in maximum 24 de ore de la luarea hotararii, cu respectarea procedurii stabilite de operatorul Sistemului electronic.

Rezultatul preselectiei, insotit de motivatia corespunzatoare, va fi pus la dispozitie tuturor solicitantilor prin intermediul Sistemului electronic.

d) comunicarea documentatiei de elaborare si prezentare a ofertei;

Documentatia de elaborare si prezentare a ofertei trebuie sa contina criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica si, unde este cazul, algoritmul detaliat de calcul ce va fi aplicat pentru determinarea punctajului.

In cazul in care evaluarea se va face dupa criteriul ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere tehnico-economic, autoritatea contractanta are obligatia sa stabileasca un algoritm de calcul care sa permita utilizarea unei proceduri automate de selectare a ofertei castigatoare, ori de cate ori acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic.

Documentatia de elaborare si prezentare a ofertei trebuie sa contina cuantumul garantiei de participare si perioada de valabilitate a acesteia.

Cuantumul garantiei de participare se stabileste in suma fixa, care se va incadra de regula intre 1% si 2% din valoarea estimata a contractului de achizitie publica si care in nici un caz nu va fi mai mica de 0,5% sau mai mare de 2,5% din aceasta valoare.

Garantia de buna executie a contractului de achizitie publica se constituie de catre contractant in scopul asigurarii autoritatii contractante de indeplinirea cantitativa, calitativa si in perioada convenita a contractului.

Trebuie mentionat faptul ca in cazul in care obiectul contractului de achizitie publica include si furnizarea de produse, oferta de pret depusa de fiecare furnizor trebuie sa contina in mod obligatoriu si costul transportului produselor la locul de livrare indicat de autoritatea contractanta in anuntul de participare.

Oferta are caracter ferm si obligatoriu, din punct de vedere al continutului, pe toata perioada de valabilitate stabilita de autoritatea contractanta si trebuie semnata electronic de catre ofertant si transmisa pana la data limita de primire a ofertelor.

e) evaluarea ofertelor;

Examinarea ofertelor, evaluarea ofertelor si stabilirea ofertei celei mai avantajoase se fac, in mod corespunzator, prin utilizarea facilitatilor sistemelor electronice de clasificare a ofertelor, conform procedurii stabilite de operatorul Sistemului electronic.

In cazul in care evaluarea nu se poate realiza, in tot sau in parte, prin utilizarea unei proceduri automate, comisia de evaluare a autoritatii contractante are obligatia sa transmita rezultatul evaluarii, in maximum 24 de ore de la luarea hotararii, cu respectarea procedurii stabilite de operatorul Sistemului electronic.

In scopul stabilirii ofertei castigatoare autoritatea contractanta are dreptul sa recurga la o procedura de ofertare deschisa. Astfel, pentru unul dintre criteriile de evaluare cuantificabile electronic fiecare ofertant are posibilitatea sa prezinte, in interiorul unui interval de timp bine precizat, mai multe oferte consecutive a caror valoare sa fie accesibila tuturor celorlalti ofertanti, fara a fi accesibila si identitatea titularului fiecarei oferte.

Este declarata castigatoare oferta cea mai avantajoasa dintre cele existente, identitatea titularului ofertei castigatoare devenind accesibila celorlalti ofertanti si autoritatii contractante.

f)  comunicarea rezultatului evaluarii;

Transmiterea comunicarii privind rezultatul stabilirii ofertei castigatoare se realizeaza, in termen de 5 zile, prin utilizarea procedurii de comunicare stabilite de operatorul Sistemului electronic.

g)    incheierea contractului;

Autoritatea contractanta are obligatia de a incheia contractul de achizitie publica cu ofertantul a carui oferta a fost stabilita ca fiind castigatoare.

In cazul in care autoritatea contractanta nu ajunge sa incheie contractul de achizitie publica cu ofertantul a carui oferta a fost stabilita ca fiind castigatoare, atunci aceasta are dreptul:

a) de a invita ofertantii, in ordinea descrescatoare a clasamentului, in vederea incheierii contractului;

b) de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica.

Autoritatea contractanta are obligatia de a incheia contractul de achizitie publica numai dupa 15 zile de la data transmiterii comunicarii privind rezultatul stabilirii ofertei castigatoare.

Incheierea contractului de achizitie publica in forma electronica se realizeaza conform procedurii stabilite de operatorul Sistemului electronic.

Contractul se semneaza electronic de catre parti, o copie de pe acesta fiind stocata de operator in vederea asigurarii mijloacelor de proba corespunzatoare.

In cazul in care autoritatea contractanta stabileste in documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei obligativitatea incheierii contractului altfel decat prin procedura on-line, contractul semnat electronic de catre parti are natura juridica a antecontractului.

Autoritatea contractanta are obligatia de a denunta unilateral contractul de achizitie publica, in cel mult 30 de zile de la aparitia unor circumstante care nu au putut fi prevazute la data incheierii contractului de achizitie publica si care conduc la modificarea clauzelor contractuale in asa masura incat indeplinirea contractului respectiv ar fi contrara interesului public.

In cazul nerespectarii obligatiilor contractuale de catre una dintre parti partea lezata are dreptul de a cere rezilierea contractului de achizitie publica si de a pretinde plata de despagubiri.

h) publicarea anuntului de atribuire a contractului de achizitie publica.

Conform prevederilor art. 43 din O.G. nr20/ 2002 , autoritatea contractanta are obligatia de a transmite spre publicare in Sistemul electronic un anunt de atribuire a contractului de achizitie publica, nu mai tarziu de 30 de zile de la data incheierii contractului de achizitie publica, in conditiile, in formatul si conform procedurii stabilite de operatorul Sistemului electronic.