Conceptul si obiectivele sistemului de urmarire a performantelor in administratie

Conceptul si obiectivele sistemului de urmarire a performantelor in administratie

Cresterea complexitatii administratiilor publice nu permite conducerii sa verifice corectitudinea fiecarei actiuni a angajatilor. Multe guverne cauta moduri de a asigura servicii mai economice, mai efective si mai eficiente si pentru a controla deficitele si datoriile. Aceasta implica adesea reorganizarea vechilor structuri, revizuirea vechilor proceduri, acordarea unei mai mari libertati directorilor si utilizarea sporita a tehnologiilor automate. Intr-un astfel de cadru, o structura efectiva de control (de gestiune) poate asigura cu o certitudine rezonabila realizarea obiectivelor conducerii.

Reformele sectorului public, adesea numite "noua gestiune publica' (NGP), scot in evidenta mai degraba performanta ("cei trei E': economie, eficienta, eficacitate) decat respectarea proceselor si regulilor stabilite. Principalele caracteristici ale acestei abordari constau in:

- trecerea accentului gestiunii de la utilizarea si controlul resurselor umane, capital si alti factori de productie, catre identificarea si masurarea rezultatelor;

- reducerea controlului asupra directorilor si sporirea responsabilitatilor acestora, programele si resursele pe care le administreaza;

- in schimbul acestei flexibilitati crescute - sporirea raspunderii prin mecanisme cum ar fi raportarea performantelor.

Aceasta abordare are doua componente esentiale. In primul rand, exista un compromis intre respectarea regulilor si procedurilor si luarea masurilor necesare pentru imbunatatirea performantelor unei organizatii. De exemplu, diminuarea procedurilor pentru aprobarea proiectelor de investitii capitale ale guvernului poate creste riscul unor erori, dar, pe de alta parte, va reduce costurile. Gestionarea riscului implica dezvoltarea unor proceduri pentru reducerea riscurilor, desi nu le poate elimina in intregime. in al doilea rand, mecanismele de control intern si agentiile de verificari externe trebuie sa mute accentul investigatiilor lor de la "impingerea' la "ghidarea' organizatiilor implicate.

Unele tari, mai ales cele cu o traditie "anglo-saxona' de guvernare, au dus aplicarea principiilor NGP mai departe decat altele. In aceste tari, procedurile si sistemele pentru controlul gestiunii pot necesita modificari pentru a fi acceptate la NGP.

Pe de alta parte atat domeniul executiv cat si cel legislativ necesita informatii de evaluare care sa-i ajute sa ia decizii in legatura cu programele pentru care sunt raspunzatori - informatii care le spun daca, si pe ce cai importante, o activitate sau program guvernamental functioneaza bine sau rau si de ce. Multe abordari analitice au fost utilizate de-a lungul anilor de catre agentii sau de altii pentru a evalua operatiunile si rezultatele programelor guvernamentale, ale politicilor, activitatilor si institutiilor.

Masurarea performantei inseamna in mod normal procesul permanent de monitorizare si de raportare asupra realizarilor programului, in special progresul catre obiectivele pestabilite.

Dimensiunile performantei pot aborda tipul sau nivelul activitatilor programului desfasurat (proces), produsele si serviciile directe furnizate de un program (iesiri) si/sau rezultatele acelor iesiri.

Masurarea performantei se concentreaza pe masura in care un program si-a realizat obiectivele sau cerintele, exprimate ca standarde cuantificabile ale performantei. Masurarea performantei, datorita naturii sale permanente, poate servi ca un sistem de avertizare pentru management si ca un mijloc de imbunatatire a responsabilitatii fata de public.

Procesul permanent de urmarire daca un program sau institutie guvernamentala si-a indeplinit tintele stabilite este o chestiune de management si control intern si nu sarcina pentru auditorii externi. Mai mult, este raspunderea auditorilor financiari - nu a auditorilor performantei - sa confirme daca conturile sunt corecte. Totusi, in domeniul masurarii performantei, atat auditorii financiari cat si cei ai performantei ar putea fi implicati fie in activitati separate, fie in audituri comune. O tema pentru auditul performantei este aceea daca sistemele de masurare a performantei in activitatile si programele guvernului sunt eficiente si eficace. De exemplu, se pot elabora intrebari care sa abordeze studii aprofundate pentru a stabili daca indicatorii performantei masoara ceea ce trebuie sau daca sistemele implicate de masurare a performantei sunt capabile sa ofere rezultate masurate credibile.

Evaluarile programului sunt studii sistematice individuale desfasurate pentru a aprecia cat de bine functioneaza un program. Evaluarile programului examineaza de regula o gama mai larga de informatii asupra performantei programului iar contextul sau permite apoi monitorizarea permanenta. In acest fel, evaluarea unui program poate astfel permite o evaluare globala asupra modului in care un program functioneaza si ce trebuie facut pentru imbunatatirea rezultatelor sale.

Evaluarea programelor a fost conceputa ca o sinteza a activitatilor si metodelor destinate sa faca evaluari exhaustive ale unui aspect, utilizand abordari stiintifice mai mult sau mai putin sofisticate.

Asa cum s-a mai aratat evaluarea performantei modului de realizare a programelor in administratie se face prin prisma economicitatii, eficientei si eficacitatii.

Economicitatea

Problema centrala este daca - in contextul politic si social dat - resursele au fost achizitionate, pastrate si utilizate cu economie. Mijloacele alese reprezinta cea mai economica utilizare a fondurilor publice, sau cel putin o utilizare rezonabil de economica a acestora? Economia poate fi masurata numai daca exista un criteriu rezonabil - sau argumente bune - pentru a face acest lucru.

Auditul economicitatii cuprinde de exemplu:

• Auditul economicitatii activitatilor administratiei in conformitate cu principiile si practicile administrarii solide si cu politicile de management;
• Auditul privind utilizarea cu economie a resurselor si cu mentinerea costurilor scazute de catre entitatile guvernamentale.

Eficienta

Eficienta reprezinta raportul dintre efortul facut si rezultatele obtinute, respectiv dintre efort si efect. Si aici aspectul central este acela al resurselor desfasurate. Problema principala este daca aceste resurse au fost utilizate optim sau satisfacator sau daca aceleasi rezultate sau rezultate similare din punct de vedere al calitatii si al timpului de rulare ar fi putut fi realizate cu resurse mai putine. Obtinem oare in urma intrarilor si a actiunilor noastre rezultatul cel mai mare, din punct de vedere al calitatii si cantitatii ? Intrebarea se refera la relatia dintre calitatea si cantitatea de bunuri si servicii furnizate si activitatile si costul resurselor utilizate pentru a le produce, in vederea obtinerii rezultatelor.

In mod clar, orice opinie privind eficienta este de obicei numai relativa. Numai ocazional ineficienta este vizibila imediat. O constatare privind eficienta se poate formula prin intermediul unei comparatii cu activitatile similare, cu alte perioade sau cu un standard pe care administratia l-a adoptat explicit. Uneori sunt aplicabile standarde cum ar fi buna practica.

Evaluari ale eficientei s-ar putea baza si pe conditii care nu se refera la standarde specifice, adica atunci cand problemele sunt atat de complexe incat nu exista standarde. In asemenea cazuri, evaluarile trebuie sa se bazeze pe cele mai bune informatii si argumente disponibile si sa fie conforme cu analiza realizata in cadrul evaluarii

Conceptul de eficacitate a costurilor priveste abilitatea sau potentialul unei entitati auditate, al unei activitati, program sau operatiune de a obtine anumite rezultate la un cost rezonabil.

Analizele eficacitatii costurilor sunt studii asupra raportului dintre costul proiectului si rezultate, exprimat in costul pe unitate de produs realizat. Eficacitatea costurilor este numai un element in examinarea generala a eficientei, care poate include si analize ca de exemplu ale timpului in care produsele au fost furnizate. Aceasta, totusi, nu coincide intotdeauna cu timpul optim alocat in vederea optimizarii impactului.

Eficacitatea

Eficacitatea este un concept privind atingerea obiectivelor (masura in care o activitate guvernamentala, o entitate, un program sau intreprindere isi realizeaza scopurile si se concentreaza in principal pe obiective). El se refera la raportul dintre obiectivele stabilite si obiectivele atinse. Sunt oare atinse obiectivele de politica cu mijloacele utilizate, sunt furnizate rezultatele si sunt respectate impacturile? Sunt oare mijloacele utilizate si rezultatele obtinute compatibile cu obiectivele de politica si - poate cel mai dificil - sunt oare impacturile declarate un rezultat real al politicii si nu unul datorat altor circumstante?

Eficacitatea este formata de fapt din doua parti: intrebarea daca obiectivele de politica au fost atinse si intrebarea daca evenimentele dorite, care au avut loc, pot fi atribuite politicii urmarite. In vederea judecarii masurii in care obiectivele au fost atinse, acestea trebuie sa fie formulate de o maniera care sa faca posibila o evaluare de acest tip. Acest lucru nu poate fi facut cu obiective vagi sau abstracte. In scopul judecarii masurii in care evenimentele respectate se pot trage din politica, va fi necesara o comparatie. In mod ideal, aceasta consta intr-o masurare inainte si dupa introducerea politicii si o masurare care implica un grup de control, care nu a facut obiectul politicii.

In practica, asemenea comparatii sunt de obicei greu de facut, partial pentru ca materialul de comparatie lipseste de regula. In asemenea cazuri, o alternativa este sa se evalueze plauzibilitatea asumarilor pe care se bazeaza politica ("teoria politicii").

Efecte secundare.

Un aspect separat al auditului performantei sunt efectele secundare neintentionate ale politicii. Studiul efectelor secundare este complicat de faptul ca acestea pot fi foarte diverse, intrucat ele nu sunt limitate de obiectivele politicii. O cale de limitare a sferei de investigare este concentrarea pe acele efecte secundare care, in alte situatii, se incearca a fi evitate (de ex. efectele nefavorabile ale politicii economice asupra mediului inconjurator). Aceasta nu inseamna, totusi, ca toate efectele secundare sunt indezirabile.