Salvarea unui document

A salva un document inseamna a transfera continutul acestuia aflat in memorie pe un suport extern (disc dur sau discheta) sub forma unui fisier. Salvarea necesita specificarea unitatii (dispozitivului) si a directorului unde va fi transferat, precum si a numelui acestuia. Precizarea locului si a numelui se face cu specificatia de fisier de forma: unitate:dir1dir2dir n nume.extensie, unde dir n este directorul in care se pastreaza fisierul, iar dir i este subdirectorul in care se pastreaza fisierul, iar dir i este subdirector al lui diri-1, i=n, . , 2 (vezi figura 1).

Atunci cand se creeaza un nou document acestuia i se atribuie numele documentk, unde k este numarul de ordine al acestuia printre fisierele nou deschise in sesiunea curenta de lucru.

Salvarea pentru prima data a unui document

Se da comanda File Save si se precizeaza:

In rubrica Save in:

dispozitivul pe care se face salvarea;

directorul in care se face salvarea selectat cu dublu clic pe mouse;

In File Name numele fisierului format din maxim 8 caractere diferite de: spatiu ! ' ' () , . : ; < > @ / urmat de extensie (cel mult 3 caractere alfanumerice - exceptie face extensia html), extensia implicita este .DOC;

Save

Salvarea unui document salvat anterior

Salvarea se face dand comanda

File Save sau Ctrl+S - salvare in acelasi director si sub acelasi nume;

sau

File Save As - si se face salvarea sub alt nume sau in alt director sau alt dispozitiv (se procedeaza la fel ca la prima salvare precizandu-se doar modificarile).

Rubrica Save as Type permite alegerea unui format (altul decat cel propriu documentului curent procesat de WORD, cum ar fi:

- Word Document *.doc

- Document Template   *.dat

- Text Only *.txt

- Rich text format  *.rtf

- Word 6.0/95    *.doc

- Word Perfect (diverse versiuni) *.doc

- HTML Document *.html, *.htm

Daca apasati butonul Options din fereastra Save As atunci puteti alege:

Always create backup copy si se creaza un fisier continand intotdeauna versiunea anterioara celei curente a fisierului;

Save AutoRecover info every n minutes - creeaza automat la fiecare n minute un fisier ce permite refacerea fisierului in caz de sfarsit anormal al programului. La urmatoarea sesiune Word se deschide automat fisierul Autorecover ce permite regasirea unor informatii care nu au fost salvate;

Password to open - parola pentru deschiderea fisierului;

Password to modify - parola pentru a permite modificari in fisier;

OK, Save

Includerea unui rezumat al documentului

Aceasta poate fi facuta astfel: File Properties Sumary care daca este activata se pot vedea optiunile:

Title

Subject

Author

Manager

Company

Keywords

Category

Comments

Daca se activeaza File Properties Statistics se obtin urmatoarele informatii: data crearii si a celei mai recente actualizari, numarul de pagini, paragrafe, cuvinte etc.

Actualizarea rezumatului

Cu documentul deschis se face asa:

selecteaza File Properties Summary;

actualizeaza rezumatul in fereastra afisata;

OK.

Deschiderea, localizarea, conversia si inserarea documentelor

Deschiderea unui fisier consta in transferarea continutului acestuia de pe suportul extern (disc magnetic) in memoria interna.

Deschiderea unui fisier

Daca numele si locatia fisierului sunt cunoscute atunci deschiderea se face astfel:
1. File Open si in Look In se indica dispozitivul si directorul in care se afla documentul;

2. Se selecteaza cu un clic fisierul dorit din fereastra in care se afiseaza continutul directorului ales la pasul anterior;

3. Open

Fisierul este deschis pentru a fi editat.

Localizarea unui document

Se aplica atunci cand nu se stie cu exactitate numele documentului si directorului in care este.

File Open si se completeaza fereastra de dialog astfel:

Selectati tipul de document din lista File Name (care contine nume generice de forma .extensie), sau introduceti numele generic (exemplu: scr*.doc - se refera la toate fisierele al caror nume au prefixul scr. si extensia .doc);

In Files of type alegeti tipul fisierului cautat (extensia).

Selectati in Look In unitatea de disc si directorul in care se afla fisierul;

Precizati in Text or property un sir de caractere intre '' care se afla in documentul cautat;

In Last modified alegeti today, last/this week/month;

Optiunea Advanced permite introducerea unor criterii suplimentare de cautare (de exemplu Search subfolders);

Find Now declanseaza cautarea;

Fisierele gasite sunt afisate intr-o fereastra din care se alege cel dorit;

Se apasa pe Open pentru a deschide fisierul.

Conversia documentelor

Sub Word se pot prelucra fisiere create cu alte editoare de text. Pentru aceasta ele trebuie importate. Importul consta in conversia unui astfel de fisier in formatul caracteristic Word-ului.

Selectati File Open;

Selectati directorul din care faceti importul. In rubrica Look In;

Alegeti din Files of Type tipul la care apartine fisierul de importat;

Selectati din fereastra fisierul respectiv;

Open

Fisierul este convertit si deschis pentru a fi editat.

Inserarea unui fisier in documentul curent

Se da comanda Insert File si se deschide fereastra Insert File care are aceeasi structura si mod de completare ca fereastra Open. Fisierul ales este inserat din pozitia curenta a cursorului de text.

Mutarea si copierea blocurilor de text

Textul care va fi mutat/copiat trebuie mai intai selectat.

Copierea blocului selectat cu mecanismul clipboard:

Tastatura:

Alegeti Edit Copy sau apasati pe butonul de copiere din bara de instrumente sau dati comanda Ctrl+C;

Deplasati cursorul la destinatie;

Alegeti Edit Paste sau apasati pe butonul Paste din bara de instrumente sau dati comanda Ctrl+V.

Cu mousul:

Clic cu buton dreapta mouse si alegeti Copy;

Deplasati cursorul la destinatie;

Clic cu buton dreapta mouse si alegeti Paste.

Mutarea blocului selectat cu mecanismul clipboard

Se procedeaza la fel ca la copiere, dar pasul 1 se face astfel:

Alegeti Edit Cut sau apasati pe butonul Cut din bara de instrumente sau dati comanda Ctrl+X.

Remarca:

Copierea mutarea in pozitii multiple cu mecanismul clipboard

Se face copierea in clipboard iar apoi pentru fiecare destinatie se executa:

Deplasati cursorul la acea destinatie;

Ctrl+V sau Edit Paste sau clic BDM(buton dreapta mouse) si Paste.

Mutare cu mousul

Dupa selectarea blocului text se executa:

Clic pe blocul selectat (BSM) si tineti apasat;

Deplasati cursorul la destinatie;

Eliberati BSM (buton stanga mouse).

Formatari in document

Formatarea se refera la evidentierea unor cuvinte sau paragrafe, a continutului si formei unui tabel, stabilirea marginilor textului in pagina, densitatea acestuia, alinierea unor portiuni de text, etc. Formatarea se poate realiza asupra unui text existent sau a unui text nou.

Formatarea unui text nou

Pozitionati cursorul in pozitia din care va incepe textul de formatat;

Dati comanda de formatare;

Introduceti textul.

Remarca: Formatarea aleasa actioneaza pana la anularea sau schimbarea ei.

Setarea paginii

Aceasta vizeaza stabilirea distantele de la text la marginile hartiei.

Dati comanda File Page Setup:

In submeniul Margins:

Se face setarea distantelor de la marginea textului la marginea corespunzatoare a paginii: Top, Bottom, Left, Right;

Daca se activeaza Mirror Margins atunci se pot seta distantele fata de marginea interioara (Inside) sau exterioara (Outside), paginile fiind organizate in perechi: pagina din stanga si pagina din dreapta.

In rubrica Apply to se indica la ce entitate se aplica setarea: This section, Whole document, This point forward;

In submeniul Paper Size, in rubrica Paper Size, alegeti modelul paginii A4 (210x297 mm), Letter (8.5x11in.), A5 (148.5x210 mm), . ., Custom size.

Daca ati ales Custom size in rubricile Width si Height puteti stabili latimea si respectiv inaltimea acesteia.

Orientarea paginii se poate alege intre Portrait si Landscape cand cea mai mare dimensiune este pe verticala, respectiv pe orizontala.

In rubrica Apply to se indica la ce entitate se aplica setarea: This section, Whole document, This point forward.

Remarca: Valoarea introdusa sau selectata reprezinta distanta intre marginea hartiei si a textului pe latura respectiva.

Formatarea caracterelor

Atribute care pot fi formatate:

Corpul de litera (fontul) care este caracterizat de stil (Times Roman, Courier, etc.) si marimea exprimata in puncte (1 point = 1/72 inch, 1inch = 2.54 mm);

Marime;

Aparenta (subliniere, Italic, Bold).

Formatarea fontului si aparentelor

Afisarea barei de formare se face cu View Toolbars si Formatting. Setari realizate folosind bara de formatare a textului:

Selectati textul;

Fontul se schimba deschizand lista de fonturi cu clic pe butonul cu sageata de pe bara de formatare si se selecteaza fontul cu clic pe numele lui;

Marimea (size) fontului se schimba astfel:

Faceti clic pe butonul cu sageata de pe bara de formatare a textului;

Selectati marimea analog selectiei fontului.

Pentru setarea aparentelor folositi butoanele:

B - bold - ingrosare caractere;

I - italics - aplecare caractere;

U - underline - subliniere caractere.

Butoanele (comenzile) actioneaza bistabil, 2 apasari aduc butonul in stare initiala.

Prin comenzi de la tastatura, aparentele pot fi stabilite astfel:

Caz 1. Textul a fost introdus

Pas 0. Selectati textul;

Pas 1. Dati direct comenzile: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U, respectiv pentru Bold, Italic, Underline.

Caz 2. Textul va fi introdus

Pas 0. Mutati cursorul la inceputul viitorului text;

Pas 1. Apasati butoanele corespunzatoare sau folositi direct comenzile: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U;

Pas 3. Introduceti textul;

Pas 4. Repetati comanda/comenzile date la pasul 1 pentru a le dezactiva pentru portiunea care urmeaza si care nu mai trebuie formatata.

Remarca: Efectul se vede imediat in modul de afisare Normal sau Page Layout.

Alternativ, folosind meniul Format procedati astfel:

Selectati blocul de text supus formatarii si dati Format Font in care aveti fereastra Font care va permite:

a.  In rubrica Font alegeti tipul de caracter folosit: Times New Roman, Times Ro, Courier New, etc.

b. In rubrica Font Style setati aparenta alegand Regular (obisnuit), Italic (aplecat), Bold (ingrosat), Bold Italic.

c.  In rubrica Size alegeti marginea fontului (in points) dintre valorile predefinite (8,, 9, 10, 11, 12, 14, . ) sau introduceti valoarea dorita in fereastra aferenta.

d. In rubrica Underline puteti alege diverse tipuri de sublinieri Single, Words only, Double, Dotted, Thick, Dash, Wave.

e.  In rubrica Color se seteaza culoarea textului: Auto, Blue, etc.

f.  In rubrica Effects puteti alege:

Superscrip

Subscript

Strikethrough

Double strikethrough

Shadow

Small caps - transforma minusculele in majuscule mai mici

All caps - transforma minusculele in majuscule normale

Hidden - textul devine invizibil; pentru a-l face vizibil apasati Tools Options View si se activeaza Hidden Text (textul apare subliniat cu linie punctata).

In fereastra Character Spacing se poate:

scala textul in rubrica Scale;

regla spatiul intre caractere alegand in rubrica Spacing: Normal / Expanded / Condensed si pentru Expanded si Condensed se poate indica in rubrica By cu cat se face modificarea - un numar zecimal de points.

in Pozition se poate cobori/urca textul alegand Raised / Lowered cu un numar de points indicat in By.

In Animation se poate alege un tip de animatie util doar pentru documentele afisate pe ecran:

Blinking background (fundalul fontului sclipeste);

Las Vegas Light (fundalul fontului sclipeste, defiland diverse culori), etc.

Efectul se vede imediat daca modul de afisare este Normal sau Page Layout.

Formatarea paragrafelor

Folosirea riglei la alinierea paragrafelor

Afisati rigla selectand View Ruler. Se pot seta marginea din stanga, dreapta si marginea primei linii din paragraf.

Ca regula generala, schimbarea unei pagini se face prin tragerea simbolului marginii respective in pozitia ceruta.

Setarile afecteaza paragraful selectat sau textul ce va introdus.

					Alinierea primului rand din paragraf

	Alinierea la stanga a altor randuri din paragraf

Aranjarea marginilor liniilor

Exista 4 posibilitati de aranjare:

Left aliniaza marginea stanga a liniilor;

Right aliniaza marginea dreapta a liniilor;

Justified aliniaza marginea stanga/dreapta a liniilor;

Centred aliniaza mijlocul liniei la mijlocul randului.

Schimbarile se fac cu ajutorul butoanelor de pe bara de formatare asupra unui text selectat sau asupra unui nou text.

Alternativ cu Format Paragraf se alege optiunea dorita in fereastra Alignment.

Folosirea comenzilor de formatare

Selectati textul si activati Format Paragraf si accesati fereastra Indents and Spacing care va permite:

a.  In rubrica Alignment puteti alege modul de aliniere a textului: Left, Centred, Right, Justified;

b. In rubrica Identation se seteaza pozitia laturilor din stanga si dreapta ale paragrafului fata de marginea stanga si dreapta a paginii de text (Left/Right). O valoare negativa conduce la iesirea paragrafului spre exterior depasind marginile pentru text stabilite in Page Setup.

c.  In rubrica Special, alegand First line se obtine o deplasare a primei linii din paragraf la dreapta cu o distanta introdusa in rubrica By, iar cu Hanging se deplaseaza tot paragraful mai putin prima linie.

d. In rubrica Spacing se stabileste spatiul (in points) care se lasa inainte si dupa paragraf, respectiv in rubricile Before si After.

e.  In rubrica Line spacing se realizeaza distanta intre linii:

Single - pentru interlinie de o linie;

1.5 lines - pentru interlinie de o 1.5 linii;

Double - pentru interlinie de 2 linii;

Exactly - distanta se precizeaza in fereastra alaturata lui At in points, (la fel pentru urmatoarele optiuni);

At Least - distanta se masoara fata de caracterele cu cea mai mare inaltime;

Multiple - multiplu fata de valoarea introdusa pentru a incapea caracterele inalte.

Efectul setarii se vede in fereastra Preview

Numerotarea paginilor unui document

Pas 1. Din meniul Insert alegeti Page Numebers;

Pas 2. Se va alege locul in pagina unde va fi scris numarul acesteia.

In rubrica Pozition puteti alege:

Bottom of page (Footer) - amplasarea numarului de pagina in partea de jos;

Top of pafe (Header) - amplasarea numarului de pagina in partea de sus.

In rubrica Alignment putetti alege:

Left;

Right;

Center;

Inside - pentru paginile in oglinda pe interior;

Outside - pentru paginile in oglinda pe exterior.

Activati Show Number on First Page daca doriti afisarea numarului primei pagini;

Pas 3. Alegerea formatului. Butonul Format deschide fereastra Page Number Format unde se poate alege:

formatul implicit adica 1,, 2, 3, . si atunci dati OK;

alt format si din rubrica Number format care contine semnele de paginare: 1, 2, 3, . sau a, b, c, . sau A, B, C, . sau i, ii, iii, . sau I, II, III, . puteti alege formatul dorit;

rubrica Page Numbering contine optiunea Continue from previous section sau inceperea unei noi numerotari pentru care numarul primei pagini este data in Start at.

OK;

Pas 4. OK.

Suprimarea numarului de pagina

Pas 1. Selectati View Header and Footer.

Pas 2. Clic pe Switch Between Header and Footer

din bara Header and Footer pentru a selecta partea unde este numarul de pagina.

Pas 3. Selectati cadrul in care este numarul de pagina (cu clic atunci cand cursorul mouse-ului se transforma in cruce cu sageti) si apasati tasta Delete.

Listarea documentului

Inaintea listarii documentului este utila vizualizarea acestuia in forma in care va apare textul cand va fi tiparit.

Comutati in modul Page Layout si faceti ultimele verificari

Previzualizarea documentului

O imagine globala se va obttine insa cu modul Print Preview.

Alegeti din File optiunea Print Preview si in acest context:

Tastele PgUp, PgDn sau bara de defilare ne permit vizualizarea celorlalte pagini;

Apasarea pe butonul Multiple Pages si tragerea pe numarul de pagini dorite duce la afisarea simultana a numarului de pagini ales.

Urmatorul buton (stanga dreapta) permite alegerea unor factori de scalare a imaginii vizualizate.

Tiparirea se poate face din aceasta fereastra cu butonul Print.

Butonul Close asigura revenirea in regim de editare.

Lansarea listarii

Selectati File Print sau dati direct Ctrl+P. Se deschide fereastra de dialog ce permite;

In rubrica Name selectati tipul de imprimanta iar in Properties puteti alege din Configuration Printing quality varianta de calitate/rezolutie si viteza convenabila, de exemplu Econofast mareste viteza tiparirii si minimizeaza consumul de toner (cerneala).

In rubrica Page range:

All - listarea intregului document;

Curent page - listarea paginii curente (pagina pe care cursorul text);

Pages - permite listarea unui interval de pagini (ex: 1-4) sau a unei multimi arbitrare de pagini avand numerele separate prin virgula (ex: n1, n2, n3, n4). Poate fi si o multime arbitrara de numere si intervale (ex: 1, 2, 5-8, 11, 14, 17, 20);

Selection - paginile selectate in document;

In rubrica Copies:

Number of copies - se specifica numarul de copii;

Colate activ - se listeaza toate paginile unei copii;

Colate inactiv - se listeaza toate copiile unei pagini;

In rubrica Print:

All pages in range

Odd pages

Even pages

Activand butonul Options apare fereastra Print:

in grupul Printing Options se pot alege:

Draft Output - tiparire cu rezolutie slaba, rapida si economica;

Reverse Print Order - tipareste de la ultima catre prima (nu si in oglinda);

Update Fields completeaza automat campurile de date din document (de exemplu cu data, ora);

in grupul Include with document, optiunea Hidden text tipareste textul ascuns diin document;

Terminati setarea optiunile cu OK si listarea incepe.