Controlul riscurilor

Controlul riscurilor

A recunoaste ca unele riscuri reprezinta o potentiala amenintare pentru realizarea cu succes a proiectului nu este decat primul pas spre controlul riscurilor.

1 Alegerea riscurilor pe care doriti sa le controlati

Prin definitie, toate riscurile identificate pot afecta proiectul daca se manifesta. Uneori concluzionati ca decat sa anticipati si sa evitati o problema posibila daca riscul se manifesta, este mai bine sa rezolvati problema in sine cand se manifesta. Primii pasi pentru dezvoltarea unei strategii de control al riscurilor este alegerea riscurilor pe care doriti sa le controlati adica:

aveti in vedere atat probabilitatea de manifestare a riscului cat si impactul potential asupra proiectului Daca impactul asupra proiectului este mare iar sansele de manifestare sunt ridicate, doriti sa faceti un plan de control al riscurilor. Daca dimpotriva, impactul asupra proiectului este mic iar sansele de manifestare sunt reduse, decideti ca nu este cazul sa va faceti griji.

Cand fie impactul este ridicat dar probabilitatea este redusa fie invers, analizati situatia mai atent. Luati in considerare efectul combinat al probabilitatii de manifestare si impactul potential pentru a defini valoarea asteptata a riscului:

Valoarea asteptata a riscului = (masura cantitativa a impactului daca survine riscul) x (probabilitatea de manifestare)

Uneori, o consecinta potentiala este inacceptabila si chiar daca are o probabilitate mica de manifestare, vreti sa fiti sigur. In astfel de situatii, dezvoltati un plan de control al riscurilor. Poate doriti sa puneti inca o data intrebarea daca vreti sa realizati proiectul.

2 Dezvoltarea unei strategii de control al riscurilor

Alegeti una din abordarile urmatoare pentru a rezolva riscurile pe care ati decis sa le controlati:

minimalizati sansele de manifestare a riscului Intreprindeti actiuni pentru a reduce sansele de manifestare a riscului. Daca vi s-a repartizat pentru indeplinirea unei sarcini o persoana noua in organizatie, considerati ca exista riscul ca respectiva persoana sa termine sarcina repartizata cu intarziere. Puteti face urmatoarele lucruri pentru a reduce sansele de manifestare a riscului:

explicati clar sarcina si rezultatul dorit persoanei inainte sa inceapa lucrul;

planificati repere intermediare si monitorizati indeplinirea lor destul de des pentru a putea identifica si rezolva orice problema imediat ce intervine;

va ocupati de pregatirea persoanei pentru a improspata cunostintele si deprinderile necesare pentru a indeplini sarcina.

Imaginati alternative. Imaginati una sau mai multe variante de actiune de urmat in eventualitatea interventiei situatiei de risc. Ati contat ca serviciul copiere va multiplica brosura in 200 de exemplare. Sunteti ingrijorat ca ei pot  avea alte prioritati si sa nu multiplice la timp brosura. Alternativa ar fi sa incercati sa contactati un furnizor extern de servicii de tiparire la care puteti apela daca departamentul de tiparire al organizatiei nu se poate ocupa.

Asigurati-va. Platiti un pret pentru a reduce impactul potential al riscului. Daca aveti nevoie de o cantitate de materie prima pentru indeplini activitatea, comandati materia prima la doi furnizori diferiti (cate o parte) pentru a creste sansele ca macar unul livreze la timp pentru a incepe activitatea.

11.4.3 Comunicarea cu privire la riscuri

De cele mai multe ori informatiile privind riscurile unui proiect nu sunt impartasite sau informarile nu sunt oportune. Ca rezultat, proiectul are probleme si sufera stagnari, care ar fi putut fi evitate prin actiuni corective.

Puteti fi lipsit de dorinta de a infrunta riscurile, deoarece conceptul este dificil de realizat. Daca realizati proiectul doar odata, ce importanta are daca o situatie particulara poate aparea cu o frecventa de 40 de ori din 100? Puteti crede ca a va concentra pe posibilele riscuri poate sugera faptul ca incercati sa intelegeti de ce va esua proiectul, mai degraba decat sa se incheie cu succes.

Comunicati despre riscurile proiectului din timp si frecvent. In special, impartasiti informatiile atat cu cei care conduc, cat si cu cei care realizeaza urmatoarele puncte din proiect (vezi capitolul 1):

Concepere: Luarea deciziei daca se realizeaza proiectul;

Planificare Ghidarea dezvoltarii tuturor aspectelor din planul proiectului;

Organizare: Incurajati membrii echipei sa discute, sa inteleaga riscurile potentiale, sa recunoasca si sa comunice problemele imediat ce apar;

Realizare: Actualizarea posibilitatii de aparitie a riscurilor identificate, pentru a aminti ce trebuie sa se faca pentru minimizarea impactului negativ al riscurilor si adoptarea deciziei privind schimbarile necesare proiectului.

Comunicarea se poate imbunatati prin:

explicarea detaliata a naturii riscului, ce impact va avea asupra proiectului si pe ce baza ati estimat aparitia lui;

comunicati colaboratorilor cele mai recente aprecieri privind sansele ca riscurile sa se manifeste, ce faceti pentru a minimiza problemele create si ce pot ei face pentru a reduce consecintele negative asupra proiectului.

incurajati oamenii sa gandeasca si sa vorbeasca despre riscuri, concentrandu-ne catre a imagina cai de minimizare a impactului negativ;

notati toate informatiile privind riscul.