MANAGEMENT

 

DISTRIBUTIE SI LOGISTICA

Partea I - Descriere a sistemului logistic al organizatiei

1. Introducere

1.1.Obiectul de activitate al firmei

Societatea comerciala Electro Pascani a fost infiintata in anul 1992 din specialistii atelierului de proiectare "Traductoare de temperatura" din cadrul ITRD Pascani.

La inceput activitatea societatii se rezuma la proiectarea de traductoare de temperatura si se desfasura cu 10 angajati. In prezent societatea numara in jur de 65 de angajati, gama de activitati fiind mult extinsa avand capacitatea de a oferi clientilor solutii complexe si in acelasi timp, complete.

Sunt usor de presupus dificultatile cu care societatea s-a confruntat , fara a dispune la inceput de un capital suficient, fara dotarile necesare si in conditiile unei concurente puternice din partea societatii din care s-a desprins.

Ceea ce este important este ca, prin profesionalism, corectitudine si tenacitate, dificultatile au fost depasite, astfel incat in prezent societatea functioneaza eficient. Mai mult, societatea a reusit sa se dezvolte, dezvoltare concretizata prin:

- sporirea numarului de angajati si instruirea acestora;

- dotarea cu masini si echipamente performante;

- amenajarea de spatii propice desfasurarii activitatii;

- construirea unui nou si modern sediu (hala de productie, laboratoare, birouri, etc.).

Activitatea SC ETM consta in:

- proiectarea si producerea de: traductoare de temperatura, armaturi industriale, ventile electromagnetice, rezistente electrice de incalzire, diafragme pentru masurat debite, cabluri de compensare, cabluri electrice, regulatoare de temperatura,

- servicii si montaj in domeniu;

- incercari, verificari si etalonari in domeniu;

In mod special, in ceea ce priveste produsele specifice pentru rafinarii si petrochimie si anume: termocupluri multiple si multiteaca de diferite lungimi si materiale protectoare, termocupluri si termorezistente cu teci conice si flanse cu diferite tipuri de etansare, precum si celelalte traductoare de temperatura uzuale, se pot executa in cadrul societatii  la cel mai inalt nivel de calitate, inginerii proiectanti avand experiente vechi (din 1984) in proiectarea si producerea acestor produse atat pentru, fostul combinat C.P.Pitesti cat si pentru rafinariile de la Ploiesti, Midia si Onesti.

De asemenea societatea are obtinute de la INMB aprobari de model, iar produsele se pot executa si in protectie antiexploziva fiind atestate de INSEMEX Petrosani.

Pentru armaturi industriale exista atestat eliberat de Inspectia de Stat - ISCIR.

1.2. Gradul de implicare in activitati logistice

Activitatea logistica necesara activitatii firmei ETM este realizata in cadrul firmei. Directorul este cel care planifica momentul si cantitatea potrivite pentru a fi aprovizionate in functie de informatiile pe care le are de la reprezentantii de vazari de la toate sediile din tara. Prin urmare ETM isi organizeaza si planifica si controleaza cursurile de marfuri impreuna cu cele de informatii legate de acestea incepand de la achizitionarea produselor pana la livrarea acestora catre clienti.

1.3.Gama de marfuri oferita

ETM Pascani ofera urmatoarea gama de produse:

Adaptoare pentru    termocupluri si    termorezistente

Armaturi indistriale (Robinete de inchidere cu ventil -Actionare manuala, Robinete de inchidere cu sfera)

Cabluri electrice si de compensare pentru termocupluri

Diafragme pentru masurat debite

Invertoare pentru lampi fluorescente tip CFR

Regulatoare directe de temperatura

Regulatoare, inregistratoare    si indicatoare de    temperatura

Rezistente electrice de incalzire

Termocupluri

Termorezistente

Produsele prezentate mai sus sunt destinate vanzarii pe piata din Romania. Chiar daca aceasta companie desfasoara relatii comerciale cu furnizori din strainatate, clientii sunt in totalitate romani. Se are in vedere si o extindere in viitor a pietei de desfacere catre tarile din Uniunea Europeana. Printre clientii actuali se numara firme importante din Romania, precum: Sucursala Petrobrazi, Mittal Steel, Sometra din Copsa Mica, UCM din Resita, Fepa din Barlad, Armatura din Cluj - Napoca, Tehnofrig.

1.4.Online vs. Offline

Compania ETM este inca intr-o etapa de dezvoltare si adaptare la noile tehnologii in ceea ce priveste comunicarea atat in interiorul intreprinderii cat si in relatiile acesteia cu mediul extern. In prezent este utilizata cu preponderenta comunicarea offline in derularea activitatilor logistice. Transmiterea informatiilor pe verticala (de la director general, director adjunct catre nivelurile ierrarhice inferioare) si pe orizontala (intre departamente si persoane ce apartin aceluiasi nivel ierarhic) se realizeaza in principal prin intermediul telefonului, faxului.

Mediul online este si el utilizat in procesul de comunicare, in special in relatiile firmei cu furnizorii si clientii. Se utilizeaza Internetul pentru gasirea de furnizori si potentiali clienti. Mai este utilizat si e-mailul, pentru unii angajati, insa, in activitatea de transport nu este folosit nici un sistem de comunicare prin satelit sau alte aplicatii care presupun utilizarea mediului online.

2. Logistica de aprovizionare

2.1. Descrierea departamentului de achizitii

Functia comerciala este realizata in cadrul compartimentului aprovizionare, care are rolul de a asigura societatea cu materii prime si materiale necesare celor trei sectii, precum si de departamentul de marketing care se ocupa de dezvoltarea strategiilor de piata, descoperirea de noi nise, stabilirea politicilor concurentiale, comerciale, a discounturilor etc si departamentul desfacere, care se ocupa cu vanzarea propriu-zisa a produselor finite.

In cadrul departamentului de achizitii deosebim 3 activitati principale:

1. aprovizionarea tehnico-materiala - prin care se asigura procurarea materiilor prime, materialelor, combustibilului, echipamentelor de productie si a altor factori materiali de productie necesari realizarii obiectivelor firmei
2. vanzarea - prin care se asigura nemijlocit trecerea produselor si serviciilor din sfera productiei in sfera circulatiei
3. marketing - prin care se asigura studierea pietei interne si externe, cunoasterea necesitatilor si comportamentului consumatorilor in vederea stabilirii celor mai adecvate modalitati de orientare a productiei si de crestere a vanzarii produselor finite si a satisfacerii cerintelor acestora, oraganizarea licitatiilor;

Obiectivele urmarite sunt:

• Stabilirea necesarului de aprovizionat cu materiale;
• Cresterea segmentelor de piata;
• Onorarea la timp a comenzilor clientilor;
• Depistarea in timp util a noilor cerinte de pe piata;
• Cresterea prestigiului firmei;
• Pastrarea unor bune relatii cu furnizorii si ceilalti parteneri de afaceri.

Ne vom referi in cele ce urmeaza la activitatile de aprovizionare.

In firma exista doua persoane responsabili de achizitii, si anume:

O persoana ce se ocupa de achizitiile interne (de la furnizori nationali);

Insusi directorul general al firmei se ocupa de relatiile cu mediul extern (furnizori straini).

Sarcinile ce trebuie indeplinite de acestia sunt similare, singura diferenta o constituie mediul la care se raporteaza (intern - international). Vom enumera cateva dintre responsabilitatile acestora:

sa obtina in termenele stabilite informatiile necesare de la furnizori, pentru a asigura fiabilitatea permanenta a catalogului si a preturilor (contracte, preturi, elemente de identificare logistica, conditii comerciale);

sa obtina in termenele stabilite elementele necesare pentru construirea ofertei (oferta de produse a furnizorilor);

sa pregateasca elementele necesare pentru o buna desfasurare a negocierilor (preturi si istoric, cresteri de pret, structura si gama furnizorului, rentabilitate);

sa recupereze comenzile de la departamente pentru a le transmite furnizorilor, sa finalizeze dosarele de rentabilitate definitive;

sa asigure ansamblul sarcinilor de secretariat si organizare generala in Departamentul de Achizitii (telefon, procese verbale, corespondenta comerciala, arhivarea documentelor).

2.2. Relatiile cu furnizorii

Dupa cum am precizat in capitolul 1, furnizorii societatii sunt atat din Romania cat si din strainatate. Unii dintre acestia sunt ocazionali, in sensul ca livrarea materiilor prime si a materialelor necesare se realizeaza pe baza de oferta si comanda. Toate aceste sunt uneori facute chiar si prin telefon, constituino un tip de relatie informala cu furnizorii. Cu alti furnizori sunt relatii contractuale, deoarece exista materii prime de care este nevoie permanent ( de exemplu cuprul de la firma Cuprom SA Zalau).

Exista un serviciu separat numit Ofertari care se acupa de intretinerea relatiilor cu furnizorii: trimite cereri de oferta, negociaza discounturi si alte facilitati la livrare - activitati distincte fata de responsabilul de la achizitii care cauta furnizori.

Printre furnizorii externi se numara: Haraeus (Germania), Kanthal (Suedia), Electrofurnance Product (Anglia), Hoskins Alloys (Irlanda), W. Haldenwanger Tecnische Keramik GmbH (Germania).

Pe plan intern pot fi enumerati:

Prociv SRL si Roncolor 2000 S.A. Bucuresti (colorant PVC);

Tehnometal SRL si Grantmetal SRL Bucuresti (inox, tevi inox);

Oltgrup PVC SRL(Ramnicu Valcea) si Moldoplast SA Iasi (pentru granule PVC);

Sinterom Cluj (sarma de cupru, tuburi izolatoare, snur azbest);

Armatura Cluj (robinete, roata manevra patratica);

Vitacom Electronic SRL Cluj (circuite integrate);

Mechel Targoviste SA,Mirejcom Impex SRL Sibiu (inox, termoelementi);

Cerasind SRL Turda (cutii de carton, izolator);

Cuprom SA Zalau (cupru, mosoare);

Chimcomplex SA Borzes (clor lichid imbuteliat);

Linde Gaz Romania Iasi (acetolena);

Italinox Rom SRL Targoviste (inox);

Conat Iasi (carbid);

Metal Inox Import-Export Bucuresti (bara inox, tabla);

Remar Pascani (oxigen tehnic);

IPEE Amiral Curtea de Arges (izolator ceramic);

Rombet SRL Piatra Neamt;

Indstel SRL Craiova;

Mecanica fina Bucuresti;

Rezistoterm SRL Barlad;

Infostar SRL Pascani (lampi semnalizare).

2.3. Fluxul de informatii

In ceea ce priveste fluxul de informatii in relatiile cu furnizorii, acesta se desfasoara in felul urmator:

responsabilul departamentului de aprovizionare cauta furnizorii si transmite informatiile despre acestia catre serviciul Ofertari

angajatul de la ofertari selecteaza furnizorii corespunzatori din punctul de vedere al pretului si le trimite cererile de oferta

ofertele primite sunt selectate si in cazul in care corespund sunt trimise comenzile cu necesarul de marfuri transmis de productie.

Sistemul informational al furnizorilor este reprezentat de sistemul informatizat Furnizori, caracterizat de urmatoarele intrari:

factura fiscala/aviz de insotire;

ordin de plata;

chitanta;

bilet la ordin;

oferte;

cec.

In categoria documentelor de iesire distingem:

rapoarte privind situatia furnizorilor la un moment dat;

rapoarte privind situatia furnizorilor creditori;

jurnal de cumparari (document de stabilire lunara a TVA deductibila);

balante analitice

cereri de oferta;

comenzi.

3.Logistica de depozitare

3.1.Responsabilul de depozit

Depozitarea este apreciata de intreprindere exclusiv drept o problema de costuri. Daca doreste sa se asigure o livrabilitate ridicata, este indicata o baza buna de depozitare. Dar aceasta inseamna, pe de alta parte, atat costuri ridicate de depozitare, cat si de angajare a capitalului.

Firma detine un depozit situat pe strada 1 Decembrie 1918, nr. 44, Pascani, Iasi.

Existenta unui depozit implica existenta unui responsabil de acest depozit. Principalele responsabilitati ale acestuia constau in coordonarea activitatii logistice de la depozit (organizarea spatiilor de depozitare, receptii, retururi, livrari, control stoc, inventariere), estimarea si organizarea resurselor, emiterea de rapoarte, asigurarea relatiei cu furnizorii de servicii si locatorul. Responsabilul de depozit intocmeste o serie de documente precum: balanta analitica stocuri, lista bonurilor de consum, nota contabila, situatia stocurilor.

Depozitul se afla in legatura cu departamentul de aprovizionare de la care primeste marfurile, cu departamentul de desfacere de la care primeste dispozitii pentru livrarea marfurilor si nu in ultimul rand cu departamentul de productie catre care trimite materiile prime si materialele necesare prosesului de fabricatie.

3.2.Spatiile de depozitare

Exista doua spatii de depozitare a marfurilor: unul in interiorul fabricii la sectia de montaj in care sunt depozitate produsele ce trebuie livrate imediat, evitand astfel timp cu transferarea acestora la depozitul mare situat in aceeasi curte.

Depozitul are o suprafata de 300 metri patrati si este impartit in doua sectoare: unul pentru laminate si unul pentru cabluri. Nu poate fi realizat accesul auto in depozit toate activitatile de incarcare, descarcare fiind realizate manual de catre angajati.

3.3. Sistemele logistice si controlul stocurilor

Fima dispune de propriile echipamente de manipulare, care nu sunt motorizate deoarece produsele nu sunt de dimensiuni foarte mari si pot fi manipulate usor si in plus rafturile depozitului nu sunt prea inalte. Atunci cand este necesar este inchiriat un motostivuitor.

Exista un software logistic care realizeaza si controlul stocurilor dezvoltat de Sicme Pascani. Unul din avantajele majore ale programul GESTOC il constituie lucrul in sistem multigestiune, fiecare gestiune tinandu-se separat pe cate un depozit. Acest avantaj faciliteaza impartirea gestiunii firmei in mai multe sectiuni.

Operatiile ce se pot efectua in cadrul gestiunii sunt structurate in trei categorii:

- intrari in gestiune (facturi de intrare, procese verbale de intrare din alta gestiune, etc.).

- iesiri din gestiune (facturi de iesire, vanzari cu amanuntul, procese verbale de scoatere din gestiune).

- miscari in interiorul gestiunii (transferuri, reevaluari).

Fiecare produs din gestiune, individualizat printr-un cod unic alocat la intrare, are asociat un furnizor, un fabricant, un subfurnizor, un pret de intrare, un comision care se aplica la pretul de intrare pentru a calcula pretul de vanzare, un tabel de discount - uri, un tabel de rabaturi, etc.

Optiunile Modulului de Gestiune sunt:

Furnizori - optiune ce grupeaza toate informatiile asociate acestui tip de partener, permitand completarea datelor partenerului sau adaugarea unuia nou si gestionarea tuturor documentelor asociate: facturi de intrare; transferuri din alte gestiuni; documente de plata etc

- Clienti - aceasta optiune grupeaza, similar cu cea de Furnizori, informatiile asociate acestui tip de partener, permitand completarea datelor partenerului sau adaugarea unuia nou si gestionarea documentelor asociate clientilor: facturile de iesire; transferuri in alta gestiune; documente de incasare etc.

Stocuri - optiunea permite gestionarea listelor de produse, a documentelor referitoare la marfa din stoc, permite generarea listelor de inventar, loturi si buletine de analiza, comenzi etc.

- Furnizori externi - optiune ce grupeaza toate informatiile asociate acestui tip de partener, permitand completarea datelor partenerului sau adaugarea unuia nou, inregistrarea facturilor de intrare externe, preturi produse din import etc

Modulul de comunicare

Acest modul permite comunicarea intre depozit si clientii sai, astfel:

- Depozitul transmite oferta de produse

- Clientul transmite comanda pe baza ofertei

3.4. Relatia depozit - agent de vanzari

Aceasta relatie are un mecanism destul de simplu ce poate fi descris in cateva cuvinte astfel: se preda marfa la magazie pe baza de factura, care apoi ajunge la biroul de contabilitate. Se emite de la contabilitate o nota interna cu produsele care trebuie livrate, se semneaza luarea in custodie si se preda marfa, dupa care se scade din gestiune.

4. Transportul

Modalitatea de transport

Transportul este doar rutier cu masinile din parcul auto propriu. Pentru produsele importate transportul este asigurat de furnizor, fiind naval sau aerian (sunt produse importate si din China). Aceste sunt aduse pana la granita Romaniei si preluate de ETM.

4.2. Parcul auto

Firma ETM detine un parc propriu de automobile format din:

Kia utilitara K 2500, acoperita, capacitate de 1450 Kg

Fiat Quatro Dublo

Ford Tranzit

3 Dacia Pick Up

2 Dacia Break

2 Dacia Logan

Acest parc auto este gestionat de catre directorul societatii.

4.3. Relatii cu firme ce ofera servicii de transport

Sunt utilizate alte firme de transport in cazul in care marfurile trebuie sa ajunga in zone in care nu se afla agenti de vanzari. Firmele contractate sunt: Cargus, Sprint Curier si Fancurier.

4.4. Stabilirea rutelor, programarea transporturilor, mijloacele de comunicare

Rutele sunt stabilite pe zone ale tarii in functie de livrarile care trebuie facute ca sa acopere o anumita zona. Programarea se face in functie de urgenta cu care trebuie onorata comanda acest lucru fiind stabilit la momentul preluarii acesteia de catre agentul de vanzari. Informatii despre transport sunt furnizate prin intermediul telefoniei mobile dar avand in vedere distantele relativ mici care trebuie parcurse, problemele aparute pe traseu sunt rezolvate de obicei in timp util.

Partea a II- a - Probleme sesizate in sistemul logistic al firmei ETM

Exista in activitatea logistica a firmei o serie de probleme care limiteaza activitatea acesteia, precum:

Lipsa de organizare a depozitului care ingreuneaza manipularea marfurilor;

2. Nu exista motostivuitoare care sa usureze depozitarea;
3. Deficiente in sistemul software logistic;
4. Unele comenzi nu pot fi livrate la timp datorita faptului ca nu exista suficienti soferi in zona;

Insuficienta masinilor de transport marfuri (Pentru transporturi in cantitati mai mari sunt inchiriate tiruri care nu sunt incarcate la intreaga capacitate, generand astfel costuri foarte ridicate);

Cresterea numarului de plangeri ale clientilor referitoare la viteza redusa a personalului din cadrul firmei in rezolvarea anumitor cerinte;

Probleme in obtinerea cat mai acurata a informatiilor pentru factorii decizionali;

Trebuie introduse aceleasi date de mai multe ori in mai multe sisteme independente;

Pierderea sau coruperea datelor produselor depozitate sau a aprovizionarilor;

Problemele de intarziere a livrarilor catre clienti, cauzate de neplanificarea corespunzatoare a aprovizionarii cu materii prime;

11. Erorile de gestiune a stocurilor si de facturare;
12. Lipsa unei centralizari a tuturor informatiilor.

Partea a III- a - Solutii propuse pentru un mai bun management logistic in cadrul firmei

Date fiind problemele sus enumerate cu care firma se confrunta de o perioada si inconvenientele pe care acestea le aduc, pentru un mai bun management logistic este necesar implementarea unui ERP ( Enterprise resourse planning) care consta intr-un sistem ce permite gestionarea eficienta a resurselor companiei.

Cu ajutorul unui ERP corespunzator companiei problemele de intarziere a livrarilor catre clienti, cauzate de neplanificarea corespunzatoare a aprovizionarii cu materii prime, pot fi eliminate.

De asemenea, timpii de livrare sunt foarte bine estimati astfel incat clientii companiei stiu exact cand urmeaza sa le fie furnizat mobilierul comandat. Controlul precis al stocurilor si instrumentele de urmarire a fluxului de productie permit managementului sa stie cu precizie, in orice moment, unde se afla fiecare surub utilizat in procesul de productie.

Aplicatia ofera o serie de avantaje precum:

Perioada scurta de implementare si de integrare in structura organizatiei precum si cu aplicatiile existente la client;

Raport excelent pret/calitate, datorita numarului mare de functii disponibile in pachetul standard si flexibilitatii adaugarii de noi functionalitati;

Interfata simpla, intuitiva, accesibila;

Solutie usor de personalizat, flexibila si intotdeauna actualizata

Se poate lucra cu aceeasi baza de date in 25 de limbi operationale, ceea ce simplifica semnificativ colaborarea cu filiale din alte tari.

Facturi periodice emise automat catre clienti, o evidenta permanenta a comenzilor cu pastrarea istoricului tranzactiilor si de livrari. In felul acesta sunt eliminate erorile de gestiune a stocurilor si de facturare. Impreuna cu departamentul de vanzari se pot urmari eficient partea de solduri si colectare ceea ce ne ajuta controlarea si fluidizarea cash-flow-ului.

Gestiune la zi foarte acurata;

Previzionarea diverselor necesitati in aprovizionare, depozitare si transport.

De ce solutia ERP?

Datorita  modalitatii de raportare si fidelitatea datelor extrase din acestea, pentru ca sunt probleme de stoc datorita inexactitatii datelor anterioare si raportarea stocurilor nu era foarte fidela. Importurile de marfa automat trec prin mai multe faze si s-a ajuns la concluzia ca si acolo erau probleme. La inventar erau disconcordante la stocuri, ce era in teren cu ce era in raportare). De fapt motivul achizitiei unui nou soft vine, printre altele, din nevoia unei gestiuni a datelor contabilizate si utilizarea eficienta a acestora.

O alta solutie o contituie achizitia unor mijloace de transpot marfa mai mari pentru a eficientiza livrarile si aprovizionarile. Mai este necesara si angajarea numar mai mare de soferi pentru a evita intarzierile la livrare.