Subsistemul decizional al organizatiei

SUBSISTEMUL DECIZIONAL AL ORGANIZATIEI

1. Decizia manageriala - concept si parametri calitativi

Subsistemul decizional reuneste ansamblul deciziilor fundamentate, adoptate si aplicate in cadrul unei organizatii, in vederea indeplinirii obiectivelor previzionate potrivit misiunii sale.

Principala componenta a subsistemului decizional o reprezinta decizia, care poate fi definita ca un act rational de alegere a unei linii de actiune in vederea realizarii unuia sau mai multor obiective.

Spre deosebire de o simpla decizie cotidiana, decizia manageriala constituie acea decizie care are efecte directe si propagate asupra activitatii si comportamentului a cel putin unei alte persoane decat decidentul.

Rezulta ca decizia de management presupune:

• existenta unui obiectiv sau a mai multor obiective;
• identificarea a cel putin doua variante decizionale pentru indeplinirea obiectivelor;
• generarea unor efecte directe si propagate asupra comportamentului a cel putin unei alte persoane decat decidentul.

In organizatii, deciziile de management prezinta doua forme principale:

acte decizionale - se refera la situatii decizionale cu caracter repetitiv, rutinier, a caror rezolvare se bazeaza pe intuitia si experienta managerilor;

procese decizionale - sunt specifice situatiilor decizionale cu un grad mai ridicat de complexitate si presupun parcurgerea mai multor etape in vederea solutionarii problemei decizionale.

O decizie manageriala trebuie sa indeplineasca o serie de parametri calitativi, si anume:

fundamentare stiintifica - in procesul decizional, decidentul trebuie sa utilizeze un instrumentar managerial stiintific pentru a evalua atat coordonatele specifice ale mediului intraorganizational, cat si variabilele care definesc mediul ambiant al organizatiei;

imputernicire - fiecare decizie trebuie adoptata de catre managerul in ale carui sarcini este inscrisa in mod expres si, totodata, este necesar ca decidentul sa posede un complex de calitati in vederea fundamentarii, elaborarii si adoptarii deciziei respective;

claritate si concizie o decizie trebuie formulata adecvat, astfel incat persoanele implicate in procesul decizional sa perceapa corect situatia decizionala;

coerenta decizia manageriala trebuie sa se constituie intr-un tot unitar si armonios;

oportunitate pentru a avea efecte economice maxime, este imperios necesar ca decizia sa fie adoptata si aplicata intr-un anumit interval de timp, fapt care impune o abordare de tip previzional a procesului decizional;

completivitate - in fundamentarea deciziei, trebuie luate in considerare toate elementele implicate in situatia decizionala, precum si interdependentele care se manifesta intre acestea;

integrabilitate integrarea deciziilor manageriale, atat in plan vertical, cat si in plan orizontal, asigura realizarea principiului unitatii de decizie si actiune.

eficienta reflecta efectele directe si propagate care se obtin prin implementarea deciziei manageriale, sintetizand continutul parametrilor calitativi prezentati anterior.

2. Tipuri de decizii manageriale adoptate in organizatii

Varietatea activitatilor desfasurate de organizatii si numarul mare de variabile organizationale implicate determina o mare diversitate a deciziilor manageriale, care pot fi grupate in functie de urmatoarele criterii:

gradul de cunoastere a mediului ambiant de catre decident;

orizont de timp si implicatii;

numarul de decidenti;

frecventa adoptarii;

numarul de criterii decizionale;

esalonul managerial;

posibilitatea anticiparii;

amploarea sferei decizionale a decidentului;

sfera de activitate.

Gradul de cunoastere a mediului ambiant de catre decident

• decizii in conditii de certitudine

probabilitatea de realizare a obiectivului este maxima;

modalitatea de atingere a obiectivului este cunoscuta;

variabilele implicate in situatia decizionala sunt controlabile, astfel ca evolutia acestora poate fi anticipata cu precizie.

• decizii in conditii de risc

obiectivul prezinta o anumita probabilitate de realizare ce poate fi determinata obiectiv;

exista o doza importanta de nesiguranta in ceea ce priveste maniera de rezolvare a problemei decizionale;

o mare parte dintre variabilele ce caracterizeaza situatia decizionala sunt incontrolabile.

• decizii in conditii de incertitudine

probabilitatea de indeplinire a obiectivului este mai redusa;

asupra modalitatii de realizare a obiectivului exista anumite dubii;

majoritatea variabilelor implicate in procesul decizional sunt incontrolabile, motiv pentru care evolutia lor poate fi anticipata cu aproximatie.

Orizont de timp si implicatii

• decizii strategice

vizeaza orizonturi de timp cuprinse intre 3 si 5 ani, se refera la probleme organizationale de importanta majora si influenteaza intreaga activitate a organizatiei sau principalele sale componente;

se adopta in grup, in cadrul centrelor de decizie situate pe palierele ierarhice superioare.

• decizii tactice

vizeaza perioade de timp mai scurte (aproximativ 1 an), se refera la domenii importante ale organizatiei si influenteaza o parte a activitatii acesteia;

se fundamenteaza si se elaboreaza la nivelul managementului superior, in grup sau individual.

• decizii curente

se adopta pentru intervale de timp de maximum cateva luni, au un caracter operativ, repetitiv si se refera la un segment restrans al activitatii organizatiei;

se fundamenteaza in cadrul esaloanelor manageriale medii si inferioare.

Numarul de decidenti

• decizii unipersonale (individuale)

sunt fundamentate si elaborate de catre o singura persoana;

se refera la problemele curente ale organizatiei.

• decizii de grup

sunt adoptate de un grup de persoane;

prezinta o pondere tot mai mare in contextul promovarii managementului participativ in organizatii.

Frecventa adoptarii

• decizii periodice - se adopta la intervale de timp determinate (anual, semestrial, trimestrial, lunar etc.), reflectand caracterul ciclic al proceselor manageriale desfasurate in organizatii;
• decizii aleatorii se repeta in mod neregulat, fiind determinate de factori necontrolabili;
• decizii unice se elaboreaza la intervale mari de timp si prezinta o importanta majora pentru viitorul organizatiei.

Numarul de criterii decizionale

• decizii unicriteriale se fundamenteaza si se elaboreaza pe baza unui singur criteriu decizional;
• decizii multicriteriale - prezinta o baza de fundamentare care cuprinde cel putin doua criterii decizionale.

Esalonul managerial

• decizii adoptate de catre decidenti situati pe niveluri ierarhice superioare - sunt predominat decizii strategice si tactice;
• decizii adoptate in cadrul esaloanelor manageriale medii - sunt, in marea lor majoritate, decizii curente si tactice;
• decizii adoptate in centrele decizionale situate pe niveluri ierarhice inferioare - sunt, in exclusivitate, decizii curente.

Posibilitatea anticiparii

• decizii anticipate

variabilele implicate in situatia decizionala sunt cunoscute cu mult timp inainte;

sunt preponderente in organizatiile in care se practica un management profesionist, stiintific.

• decizii imprevizibile

variabilele care definesc problema decizionala se cunosc cu putin timp inainte;

sunt influentate in mod determinant de capacitatea decizionala a managerului.

Amploarea sferei decizionale a decidentului

• decizii integrale

se adopta de catre decident, nefiind necesar avizul unor manageri situati pe un palier ierarhic superior;

sunt, in marea lor majoritate, decizii curente, periodice si anticipate.

• decizii avizate

sunt decizii a caror aplicare presupune avizul esalonului managerial superior;

fac parte, de regula, din categoria deciziilor strategice si tactice.

Sfera de activitate

• decizii de cercetare-dezvoltare;
• decizii comerciale;
• decizii cu privire la activitatea de productie si de prestari de servicii;
• decizii financiar-contabile;
• decizii din sfera resurselor umane.

3. Procesul decizional in cadrul organizatiilor

In perioada actuala, activitatile desfasurate de organizatii prezinta o pronuntata dimensiune decizionala, intrucat performantele acestora sunt influentate in mod determinant de calitatea deciziilor fundamentate, elaborate si aplicate. Practic, eficienta procesului decizional conditioneaza functionalitatea unei organizatii.

In varianta simplificata, un flux decizional vehiculat in cadrul unei organizatii poate fi reprezentat astfel:

Problema decizionala Proces decizional Decizie manageriala

Dat fiind faptul ca decizia constituie rezultanta procesului decizional, ne propunem o analiza a continutului si a structurii acestuia.

Procesul decizional consta intr-o succesiune logica de etape progresive, in cadrul carora decidentul solutioneaza o anumita problema cu ajutorul unor metode, tehnici si proceduri specifice.

Procesul decizional din cadrul unei organizatii include urmatoarele componente umane si informational-decizionale:

decidentul;

obiectivele decizionale;

variantele decizionale;

criteriile decizionale;

mediul ambiant decizional;

consecintele decizionale.

Decidentul, personaj-cheie al procesului decizional, este reprezentat de un manager sau de un organism managerial care urmeaza sa aleaga solutia optima din mai multe variante posibile.

Eficienta unei decizii depinde de pregatirea manageriala, experienta si sistemul de valori ale decidentului. Tendinta dominanta care se manifesta la nivelul managerilor din organizatii o constituie cresterea capacitatii lor decizionale, pe fondul profesionalizarii managementului.

Obiectivele decizionale reprezinta nivelurile criteriilor decizionale propuse de catre decident pentru a fi atinse in urma aplicarii deciziei.

Multimea variantelor decizionale cuprinde totalitatea modalitatilor in care decidentul poate sa actioneze in vederea solutionarii problemei decizionale.

Criteriile decizionale constituie punctele de vedere pe care decidentul le ia in considerare in procesul decizional, respectiv in evaluarea variantelor decizionale stabilite anterior si in alegerea solutiei  optime.

Rezolvarea unei probleme decizionale presupune utilizarea unui set de criterii, astfel incat aceasta sa fie abordata dintr-o perspectiva multipla. Criteriile decizionale se grupeaza in functie de specificul si de importanta lor, iar decidentul trebuie sa tina cont de relatiile de interdependenta existente intre acestea.

Mediul ambiant decizional rezida in ansamblul elementelor interne si externe organizatiei care sunt influentate si influenteaza direct sau indirect decizia manageriala.

In perioada contemporana asistam la o crestere a complexitatii mediului ambiant decizional, determinata de o serie de factori, cum ar fi: ridicarea nivelului de pregatire generala si manageriala a resurselor umane, perfectionarea subsistemelor informationale ale organizatiilor, informatizarea activitatilor, inregistrarea unor schimbari frecvente in mediul legislativ, crearea si dezvoltarea unor noi sisteme de relatii intre organizatii etc.

Consecintele decizionale reprezinta rezultatele potentiale care s-ar obtine potrivit criteriilor decizionale stabilite anterior. Estimarea consecintelor reprezinta o activitate de previziune care nu se poate realiza intotdeauna cu multa exactitate, intrucat nu se cunosc in mod cert cauzele care ar putea determina producerea lor.

Decidentul are misiunea de a identifica diferitele componente ale procesului decizional. Fiecare proces decizional prezinta anumite particularitati, in functie de specificul si de importanta componentelor decizionale pe care le include.

Eficienta procesului decizional din cadrul unei organizatii este conditionata de parcurgerea progresiva a mai multor etape, dispuse in urmatoarea succesiune logica:

• identificarea si  formularea problemei decizionale;
• definirea criteriilor si a obiectivului decizional;
• stabilirea variantelor decizionale;
• alegerea variantei optime;
• implementarea deciziei;
• evaluarea rezultatelor aplicarii deciziei.

Identificarea si  formularea problemei decizionale

In aceasta etapa - care reprezinta punctul de origine pe axa procesului decizional - decidentul stabileste daca problema cu care se confrunta are sau nu o dimensiune decizionala.

In evolutia unei organizatii exista evenimente declansatoare de procese decizionale si evenimente care nu constituie mobilul unor astfel de procese.

Evenimentele sigure, cu o probabilitate de aparitie maxima, nu declanseaza, de regula, procese decizionale. In schimb, evenimentele probabile, care survin cu o probabilitate ce poate fi apreciata si evenimentele posibile, care au loc cu o probabilitate pe care decidentul nu o poate estima sunt, in general, generatoare de cicluri decizionale.

Incadrarea unui anumit eveniment in sfera decizionala depinde in exclusivitate de decident si, in consecinta, aceasta actiune prezinta o doza consistenta de subiectivism.

Un aspect important in economia acestei etape il constituie structurarea precisa a problemei. O problema decizionala este bine structurata atunci cand atat situatia existenta, cat si cea dorita sunt clare, iar maniera in care se poate trece dintr-o stare in alta este evidenta. Aceste probleme sunt repetitive si familiare, provocand putine controverse.

Dat fiind faptul ca procesul decizional necesita un consum de timp apreciabil si este insotit adesea de erori, unele organizatii au elaborat programe pentru solutionarea problemelor bine structurate. Aceste programe reduc durata ciclului decizional, conferind decidentului posibilitatea de a trece direct de la identificarea problemei la alegerea variantei optime.

Limita majora a acestor programe decizionale rezida in tendinta lor de a se mentine pe aceeasi linie, desi, in multe cazuri, conditiile problemei se modifica.

Urmatorul pas este formularea problemei decizionale. Exista mai multe variante de formulare a acesteia, si anume:

• formularea aleatoare - nu presupune o informare si o analiza prealabile si, pe acest fond, pot fi omise o serie de aspecte semnificative pentru solutionarea problemei decizionale;
• formularea rutiniera are la baza cunoasterea unor situatii asemanatoare din perioada precedenta, fiind adecvata in masura in care exista similitudini intre problemele actuale si cele anterioare;
• formularea pe baza de instruire - este o varianta de formulare care are drept suport experienta acumulata in planul rezolvarii problemelor decizionale;
• formularea  paradigmatica - reprezinta o combinatie intre formularea rutiniera si formularea pe baza de instruire, in sensul ca decidentul aplica o serie de metode care s-au dovedit eficiente in situatii similare;
• formularea sistemica - presupune abordarea evenimentelor care au generat procesul decizional (aflate in relatii de interdependenta) intr-o viziune sistemica.

Aceasta etapa, care deschide ciclul decizional, este importanta in ansamblul procesului decizional, intrucat necunoasterea exacta a problemei decizionale poate avea efecte negative multiple, chiar daca urmatoarele etape vor fi parcurse corect. In acest sens, este relevanta afirmatia profesorului american Peter F. Drucker, conform careia ,,un raspuns corect la o intrebare pusa gresit este lucrul cel mai inutil, daca nu chiar periculos".

Definirea criteriilor si a obiectivului decizional

Criteriile decizionale reprezinta puncte de vedere ale decidentului, cu ajutorul carora acesta izoleaza anumite aspecte ale realitatii in cadrul procesului decizional.

Criteriile decizionale pot fi dependente sau independente. Doua criterii decizionale sunt independente daca alegerea unei variante din punctul de vedere al unui criteriu nu influenteaza determinarea unei alte variante din punctul de vedere al celuilalt criteriu considerat. In caz contrar, criteriile sunt dependente.

De asemenea, in aceasta etapa, decidentul trebuie sa contureze tabloul corelatiilor existente intre obiectivele de ansamblu ale organizatiei si obiectivul decizional respectiv. Prima conditie de realizare a unui obiectiv este definirea clara si precisa a acestuia.

In fond, obiectivul unui proces decizional, din punctul de vedere al unui criteriu, este nivelul propus a fi realizat pentru acel criteriu. Important de subliniat este faptul ca un astfel de obiectiv trebuie sa fie realist, rational, mobilizator si stimulator.

Stabilirea variantelor decizionale

In urma identificarii problemei decizionale, decidentul constata existenta mai multor variante. In cadrul acestei etape are loc o inventariere a variantelor decizionale care, in functie de gradul de implicare a decidentului, poate fi:

• pasiva - decidentul nu participa la determinarea variantelor de decizie;
• activa - decidentul se implica efectiv in procesul de stabilire a variantelor decizionale.

Decidentul alege solutia optima din multimea variantelor decizionale. In acest sens, pot fi utilizate metodele de stimulare a creativitatii resurselor umane - sinectica, brainstorming-ul, tehnica Delphi etc.

Alegerea variantei optime

Aceasta etapa este cunoscuta in literatura de specialitate si sub denumirea de ,,decizie propriu-zisa", intrucat in cadrul ei are loc alegerea variantei care corespunde cel mai bine criteriilor decizionale definite. Situatia ideala este atunci cand solutia optima se obtine cu ajutorul unor modele matematice care pot cuantifica diferite influente si consecinte decizionale.

In perioada actuala asistam la o amplificare a complexitatii proceselor decizionale, fapt care impune utilizarea unor metode participative de fundamentare a deciziilor.

Implementarea deciziei

Implementarea consta intr-un set de actiuni care au drept obiectiv aplicarea efectiva a deciziei manageriale adoptate in etapa anterioara. In situatia in care procesul decizional prezinta un grad ridicat de complexitate, implementarea este precedata de experimentare. Experimentarea deciziei cuprinde doua faze:

experimentarea in vitro - se realizeaza cu ajutorul unor tehnici de simulare decizionala;

experimentarea in vivo - se efectueaza daca rezultatele primei faze experimentale au fost pozitive.

In fapt, implementarea deciziei reprezinta o experimentare in vivo pe termen lung.

Evaluarea rezultatelor aplicarii deciziei

Ciclul decizional se incheie cu etapa de evaluare, in cadrul careia se compara nivelul rezultatelor obtinute cu cel al obiectivelor previzionate, in vederea depistarii eventualelor abateri.

Aceasta etapa prezinta o importanta majora in economia procesului decizional, atat din punct de vedere retrospectiv, dar mai ales prospectiv, in sensul ca poate constitui fundamentul desfasurarii unui nou proces decizional la parametri calitativi superiori.