Etapele identificarii, domeniile si metodele de identificare

Etapele IDENTIFICARII, domeniile SI METODELE de IDENTIFICARE

1 Etapele si fazele analizei de identificarea

Metodologia cuprinde ansamblul etapelor si al fazelor, precum si al tehnicilor si instrumentelor folosite in elaborarea studiilor de analizei de identificarea

Etapele studiilor de identificarea sunt urmatoarele :

1. Pregatirea analizei de identificare

Investigatia si analiza

3. Postdiagnosticul

1. Pregatirea analizei de identificare

Pregatirea analizei de identificare este etapa in care se rezolva unele probleme organizatorice privind elaborarea studiilor de analizei de identificare. In aceasta etapa se intreprind urmatoarele actiuni:

-se delimiteaza aria studiului;

-se constituie colectivul de diagnosticare in functie de aria studiului;

-se stabilesc datele de referinta;

-se aleg metodele de culegere, prelucrare si sistematizare a datelor;

-se aleg institutiile publice din tara si strainatate folosite ca baza de comparatie ;

-se intocmeste planul de actiune cu precizarea termenului de incepere a studiului, de incheiere a diferitelor etape intermediare si de finalizare a studiului.

In cadrul acestei etape o problema importanta se refera la constituirea colectivului de diagnosticare. Studiile de diagnosticare si indeosebi cele care vizeaza activitatea de ansamblu a institutiilor publice se elaboreaza in echipa, datorita caracterului multidisciplinar al acestora. Analiza de identificare abordeaza probleme din domeniul economic, tehnic, juridic, al sociologiei, al managementului.

Colectivul de identificare poate fi constituit numai cu specialisti din organizatie, numai cu specialisti din afara acesteia sau pe principiul mixt, participand alaturi de specialisti din institutia publica si specialisti din afara acesteia.

Rezultate bune se obtin prin constituirea unor colective mixte, intrucat se imbina cunoasterea in detaliu a activitatii de catre specialisti din institutia publica cu obiectivitatea si experienta specialistilor din afara institutiei publice in elaborarea unor astfel de studii. De altfel, in practica mondiala se realizeaza studii de diagnosticare cu participarea consultantilor in management din afara institutiilor publice identificate.

O alta problema metodologica importanta in cadrul acestei etape o constituie alegerea datelor de referinta pentru stabilirea punctelor slabe si a punctelor forte ale activitatii in diferite domenii. Atunci cand medical pune un anumit diagnostic, are in vedere o stare normala a organismului data de o anumita temperatura, tensiune, capacitate de efort reactii psiho-motorii. In determinarea bolilor organismului se serveste de aceste elemente. Se pune intrebarea: in diagnosticul activitatii institutiei publice, care sunt elementele de referinta necesare elaborarii unui studiu de diagnoza generala sunt urmatoarele :

a) Situatia economica generala a institutiei publice reflectata prin nivelul unor indicatori si indici de mare sinteza - profitul, cifra de afaceri, disponibilitatile banesti, randamentul activelor totale, rata rentabilitatii calculata in functie de cifra de afaceri.

b) Situatia inregistrata in domeniile de baza ale institutiei publice - financiar, comercial, al productiei, al factorului uman, al cercetarii - dezvoltarii si managerial - reflectata in nivelul unor indicatori specifici fiecarui domeniu, cum sunt: stocurile normate si supranormative de materii prime si produse finite, numar de produse si tehnologii noi si imbunatatite, coeficientul mediu de calificare, ritmicitatii productiei si valoarea rebuturilor, normele de consum, de materiale si de timp, de produse, numar de propuneri privind inventiile si inovatiile (din care propuneri aplicate), castigul mediu lunar al salariatilor. Totodata, se investigheaza nivelul de dezvoltare al managementului, apreciat prin rationalizarea structurii organizatorice a sistemului informational, a deciziilor adoptate, prin folosirea unor sisteme, tehnici si instrumente stiintifice de management.

c) Realizarile institutiei publice in comparatie cu rezultatele obtinute de competitori din tara si strainatate. Aceasta permite depistarea decalajelor fata de alte institutii publice si a cauzelor care o genereaza.

d) Situatia mediului ambiant extern al institutiei publice in domeniile economic, tehnic si tehnologic, managerial, demografic si socio-cultural, politic, ecologic si a capacitatii de adaptare a institutiei publice la cerintele acestui mediu. Datele privind mediul ambiant extern al institutiei, servesc la identificarea oportunitatilor si pericolelor care favorizeaza sau ameninta dezvoltarea institutiei publice.

e) Tendintele prevazute in domeniile de baza ale institutiei publice. Analiza de identificare, in primul rand, este conceputa ca un ansamblu de actiuni prin care se urmareste descoperirea punctelor slabe si a punctelor forte ale institutiei publice pe baza rezultatelor obtinute in perioada precedenta. Dar acest demers este insuficient avand in vedere mediul deosebit de dinamic in care isi desfasoara activitatea. Desigur ca viitorul, in special pe perioade scurte, se edifica pe prezent si trecut, iar eliminarea punctelor slabe si valorificare punctelor forte privite prin prisma trecutului poate sa asigure succesul institutiei publice.

Dar, intr-o perspectiva mai indepartata, anumite puncte forte ale institutiei publice pot deveni puncte slabe. De exemplu, intr-o anumita etapa de dezvoltare, structura profesionala si calificarea fortei de munca pot constitui un punct forte, avand in vedere tehnologiile existente in acea etapa, dar pentru o perioada mai indelungata, in conditiile unor noi tehnologii, acest punct forte se poate transforma intr-un punct slab.

In consecinta, se impune urmarirea conexiunilor dintre diagnoza si prognoza.

Diagnoza reprezinta o baza pentru prognoza, dar, totodata, este necesara ca pe baza rezultatelor prognozei sa se reconsidere diagnoza elaborata initial. Aceasta abordare poate sa asigure succesul institutiei publice atat in viitorul apropiat, cat si in perspectiva mai indepartata.

Investigatia si analiza

In cadrul acestei etape a analizei - diagnostic se culeg si se sistematizeaza datele referitoare la domeniile investigate, se analizeaza si se interpreteaza datele, se identifica simptomele semnificative, punctele forte si slabe pe domenii, se stabileste puterea interna a institutiei publice, se identifica oportunitatile si pericolele acesteia si se elaboreaza recomandarile de valorificare a atuurilor si oportunitatilor si de eliminare a punctelor slabe si a pericolelor.

Aceasta etapa contine urmatoarele faze:

_ culegerea, selectarea si sistematizarea datelor;

_ evidentierea simptomelor semnificative ;

_ identificarea pe domenii de activitate a punctelor forte si slabe interne si a cauzelor care le genereaza ;

_ stabilirea puterii interne globale a institutiei publice ;

_ identificarea punctelor forte si slabe externe si a cauzelor acestora;

_ elaborarea recomandarilor .

3. Postdiagnosticul

In aceasta etapa se intreprind urmatoarele actiuni mai importante :

-difuzarea studiului elaborat catre organele conducerii participative, catre conducerea de varf individuala si compartimentele vizate in studiu de analiza diagnostic;

-discutarea si definitivarea studiului;

-stabilirea prioritatilor in aplicarea diferitelor masuri preconizate;

-intocmirea programului de aplicare a masurilor preconizate, cu precizarea termenelor si a responsabilitatilor;

-aprobarea studiului definitivat si a programului de implementare a acestuia de catre organul investit cu competenta decizionala.

Elaborarea studiilor analizei diagnostic impune folosirea unor tehnici si instrumente adecvate, pe langa cele prezentate in cadrul etapelor diagnosticarii.

Metode si instrumente utilizate in identificare

Metode de identificare a institutiilor publice

Cercetarea si investigarea fenomenelor si proceselor economice necesare realizarii obiectivelor identificarii strategice de evaluare a institutiilor publice implica operarea cu o serie de metode specifice sau imprumutate de la alte stiinte. Cele mai uzuale metode utilizate in identificarea institutiei publice sunt:

1. Gruparea

Presupune impartirea activitatii institutiei publice (entitatii) cercetate in grupe relativ omogene in functie de o anumita caracteristica de grupare. Alegerea caracteristicii de grupare depinde de scopul analizei si de specificul fenomenului cercetat.

2. Comparatia

Pentru ca rezultatele acestei metode sa fie viabile este necesar ca datele sa aiba un continut omogen, sa fie exprimate intr-un etalon comparabil si sa respecte principiul permanentei metodelor de calcul. Totodata, interpretarea corecta a rezultatelor acestor comparatii necesita o buna cunoastere a mediului economic si financiar. Comparatia a fost utilizata ca metoda de studiu in cadrul diagnosticului comercial, pentru comparatia intre institutii publice concurente si s-a bazat pe:

- investigarea comparativa a componentelor de cost ;

- investigarea informatiilor financiare publicate de concurent ;

- investigarea imaginii concurentului in randul furnizorilor, clientilor, distribuitorilor

Aceasta face posibila cunoasterea punctelor tari si slabe ale concurentilor si permite fundamentarea programului de actiune in mediul concurential dat.

3. Metoda grilelor de evaluare

Este metoda de baza utilizata in cadrul diagnosticului global al institutiei publice si permite tratarea unitara a diagnosticului la toate nivele de organizare a institutiei publice. Are avantajul ca permite cuantificarea atat a fenomenelor si proceselor ce au o exprimare cantitativa dar si a celor ce au o exprimare calitativa prin calificative.

4. Metoda ratelor

Rata este un raport intre doua marimi coerente cu o valoare informationala si operationala mai mare decat a celor doi indicatori analizati separat. Metoda ratelor pune la dispozitie instrumentul operational pentru o mai complexa evaluare a fortelor si disfunctionalitatilor unei institutii publice, a performantelor unei activitati.

Dupa continutul lor ratele pot fi :

- de structura ( de ex. rata activelor imobilizate, rata activelor circulante);

- de gestiune ( de ex. durata de rotatie a stocurilor, rata creditului - clienti);

- de rentabilitate (economica, financiara ).

5. Metoda SWOT(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

Metoda isi propune analiza fenomenelor si proceselor economice din mediul intern si extern institutiei publice sub patru aspecte :

. puncte tari (Strengths), reprezentand atuurile si performantele institutiei publice ;

. puncte slabe (Weaknesses), care reflecta slabiciunile institutiei publice, deficientele in activitatea institutiei ;

. oportunitatile (Opportunities), constand in identificarea solutiilor de valorificare a potentialului institutiei publice ;

. riscuri (Threats),constand in identificarea factorilor ce influenteaza negativ.

Aceasta analiza sta la baza strategiei ce trebuie dezvoltata pentru a exploata la maxim oportunitatile si a evita amenintarile.

Fundamentarea atuurilor si slabiciunilor institutiei publice nu se bazeaza pe utilizarea singulara a uneia sau alteia din metodele prezentate. Chiar daca pentru un anumit tip de identificare este prioritara o anumita metoda, ea este completata si imbogatita cu alte instrumente de investigare, astfel incat sa asigure eficienta activitatii.

Instrumente utilizate in identificarea  institutiei publice

Metodele de cercetare si analiza a fenomenelor si proceselor economice au un instrumentar diversificat de investigare a acestora, principalele instrumente utilizate sunt:

1. Cronogramele - care redau intr-un sistem de axe rectangulare evolutia in timp a unor variabile   ( pe axa ox se inregistreaza timpul, iar pe axa oy fenomenul cercetat ).

Diagrama (Diagnostigrama) - se prezinta sub mai multe forme :

- diagrama cu doua variabile : de exemplu diagrama evolutiei cererii si a ofertei in functie de pret ;

- diagrama sectoriala, care este folosita in analizele de tip structural si sta la baza unor judecati de valoare cu caracter global. In practica economica apar dificultati de interpretare a acestor diagrame, cand fenomenul e structurat intr-un numar prea mare de componente.

3. Diagrama cu bare

Prezinta avantajul ca permite evaluatorului informarea asupra dinamicii diferitelor fenomene precum si asupra unor aspecte de ordin structural.

4. Diagrama cu bare asociate

Diagrama cu bare asociate poate constitui o baza de fundamentare a concluziilor pentru diagnosticul diverselor functii ale institutiei publice. De exemplu pentru identificarea comerciala, diagrama CA pe produse si a marjelor aferente indica faptul ca produsul C este cel mai avantajos pentru institutia publica, avand cea mai mare capacitate de a degaja marje.

5. Chestionarul si interviul

Chestionarul este un instrument util in investigatii, pentru pregatirea lui necesitand consultarea conducerii institutiei publice, pentru a se cunoaste punctele cheie ale preocuparilor actuale si de perspectiva ale acestora.

Principalele cerinte pe care trebuie sa le satisfaca chestionarul sunt :

- sa fie redactat intr-un limbaj simplu ;

- intrebarile sa fie clare si redate intr-o ordine logica ;

- continutul acestuia trebuie sa concorde cu nevoile de informatii ale diferitelor tipuri de identificare (functional, global, mediu extern ).

Interviul este o discutie deschisa care incearca sa largeasca campul de informatii necesare pentru realizarea unuei identificari. In masura in care este bine pregatit , interviul permite evaluatorilor obtinerea unor informatii fine, de nuanta.