 |  |
|
1 Tipuri de abordari pentru a detalia o activitate.
Activitatile pot fi detaliate in felul urmator:
in parti componente: planul fiecarui nivel pentru proiectele de constructie, capitole pentru o carte, etc;
functii: design-ul, lansare, verificare sau test;
arii geografice: regiunea 2 sau nord;
unitati organizatorice: marketing, operatii sau facilitati.
Partile componente si functiile sunt cele mai folosite scheme. Odata aleasa schema de divizare a activitatilor fiti consecvent pentru a preveni suprapunerile intre categorii. Detalierea activitatii "Pregatirea raportului" poate fi dupa functii:
scris schita de raport;
verificat schita de raport;
scris raportul final.
Sau dupa parti componente:
capitolul 1;
capitolul 2;
capitolul 3.
In nici un caz nu divizati activitatea mixand elemente din ambele scheme:
capitolul 1;
capitolul 2;
capitolul 3;
verificarea schitei de raport;
scrierea raportului final.
Aceasta abordare creeaza confuzii, pentru ca subactivitatea "Pregatit versiunea finala a capitolului 3" poate fi inclusa in oricare din cele doua categorii - "Capitolul 3" sau "Scris raportul final". Luati in considerare urmatorii factori cand decideti schema folosita pentru a detalia o activitate:
Care nivel al reperelor va fi cel mai semnificativ cand raportati evolutiile? Este mai folositor daca toate activitatile privind Capitolul 1 sunt indeplinite sau daca intreaga schita a raportului este facuta?
Cum vor fi desemnate responsabilitatile? Va fi cate o persoana responsabila pentru schita, verificare si finalizarea capitolului 1 sau o persoana va raspunde de schitele capitolului 1, 2 sau 3?
Cum va fi facuta de fapt activitatea? Schitarea, verificarea si finalizarea capitolului 1 va fi facuta separat de aceleasi activitati pentru capitolul 2 sau toate capitolele vor fi schitate impreuna si finalizate impreuna?
2 Identificarea intrarilor in SDA
Figura 3.3 ilustreaza schema posibila a identificarii intrarilor in SDA.
Primul numar se refera la activitatea careia apartine lucrarea;
Urmatorul numar se refera la sarcina in care este clasificata lucrarea;
Al treilea numar se refera la subsarcina in care este clasificata lucrarea.
Figura 3.3 Schema identificarii lucrarilor din SDA
5.4.2.1 Achizitionat echipamente 1 - Identificatorul de sub-sub-sarcina 2 - Identificatorul de sub-sarcina 4 - Identificatorul de sarcina 5 - Identificatorul de activitate
Aceasta schema permite regasirea facila a activitatilor individuale in SDA.
3 Dezvoltarea SDA
Modul de dezvoltare a SDA depinde de cat de familiar este echipa proiectului cu proiectul, daca s-au realizat proiecte similare in trecut si daca se vor folosi metode si abordari noi. Dupa caracteristicile proiectului, abordarea poate fi:
de sus in jos: incepeti de la nivelul de varf si dezvoltati sistematic aprofundand nivelul detaliilor pentru toate activitatile;
brainstorming: imaginati clasificati activitatile considerate necesare.
In orice caz, aveti in vedere folosirea biletelelor in activitatea voastra. Scrieti-va activitatile pe notite adezive si puneti-le pe pereti. Astfel incurajati menbrii echipei sa-si impartaseasca activitatea si sa aprecieze munca celorlalti.
Abordarea de sus in jos
Folositi abordarea de sus in jos pentru proiectele familiare astfel:
specificati toate activitatile necesare pentru ca proiectul sa fie finalizat;
determinati toate sarcinile necesare pentru a indeplini fiecare activitate;
daca este necesar, specificati subsarcinile pentru fiecare sarcina;
continuati la fel pana cand detaliati corespunzator tot proiectul.
Abordarea Brainstorming
Abordarea Brainstorming este potrivita pentru proiectele ce folosesc metode netestate sau abordari nefamiliare.
Scrieti toate activitatile considerate necesare:
nu va faceti griji de suprapuneri sau nivelul detaliilor;
nu discutati exprimarea activitatilor sau alte detalii;
nu judecati oportunitatea nici unei activitati;
puneti totul pe hartie.
Studiati lista si grupati activitatile in categorii mari, cu caracteristici comune. Aceasta va fi identificarea activitatilor.
Uniti activitatile cu un numar mic de sarcini.
Luati fiecare categorie creata si folositi abordarea de sus in jos pentru a determina activitati aditionale care poate au scapat.
4 Prezentarea SDA in diferite forme
Formatul organigrama
Formatul organigrama pemite privirea de ansamblu asupra proiectului, cu relatiile ierarhice dintre activitati si sarcini dar acest format necesita mult spatiu pentru desen fiind mai putin eficace pentru proiectele cu multe activitati.
Figura 3.4. Desenarea SDA-ului in format organigrama
Cealalta modalitate de prezentare a SDA-ului, formatul schita indentata (fig. 3.5), usureaza citirea si intelegerea SDA-urilor complexe, cu multe activitati.
Putem avea in vedere o combinatie intre formatul organigrama si cel tip structura indentata pentru SDA-ul proiectelor mari. Activitatile si sarcinile merg in format organigrama si iar detaliile fiecarei sarcini in format structura indentata.
Figura 3.5. Desenarea SDA-ului intr-un format schita indentata
Pregatire schitei de raport
Revizuirea schitei de raport
Pregatirea raportului final
Scrierea raportului final
Imprimarea raportului final
Formatul buline in retea ilustrat in figura 3.6. este eficace mai ales in sprijinirea procesului de Brainstorming. Interpretati reteaua de buline astfel:
bulina din centru reprezinta intregul proiect ;
liniile de la bulina centrala conduc la activitati;
liniile de la activitati conduc catre sarcinile legate de acestea.
Figura 3.6. Desenarea SDA-ului in format buline in retea
Formatul buline in retea il face eficace pentru inregistrarea ideilor generate in procesele Brainstorming. Puteti rearanja usor activitatile in functie de modul cum continuati analiza. Formatul buline in retea nu este eficace pentru a prezenta SDA-ul publicului care nu este familiar cu proiectul. Folositi formatul buline in retea pentru a dezvolta SDA-ul dar transpuneti-l ulterior intr-un format organigrama sau schita indentata pentru a-l prezenta altora.
5 Cateva sfaturi si sugestii
Linii directive pentru a imbunatatii calitatea si utilitatea SDA-ului:
implicati oamenii care vor executa lucrarile in dezvoltarea SDA-ului. Daca este posibil, implicati-i de la primele planuri. Daca se alatura proiectului dupa planificare, cereti sa verifice si sa critice SDA-ul inainte de a incepe lucrul;
verificati si includeti informatiile din SDA-urile dezvoltate pentru proiecte similare. Verificati planurile si consultati oamenii care au lucrat in proiecte similare. Incorporati informatiile pe care le aflati in SDA.
actualizati SDA-ul. Daca adaugati, stergeti sau schimbati activitati pe durata proiectului, asigurandu-va ca ati reflectat aceasta si in SDA;
emiteti ipoteze privind activitatile incerte. Daca nu sunteti siguri privind o anumita activitate, emiteti ipoteze si pregatiti-va SDA-ul in consecinta. Documentati ipotezele, daca se dovedesc gresite in timp, schimbati planul pentru a reflecta situatia reala;
amintiti-va ca SDA identifica doar elementele unei activitati si nu descrie ordinea de realizare a activitatilor. Nu este rau sa includeti activitatile de la stanga la dreapta sau de sus in jos in ordinea de realizare. Cu toate acestea, este dificil sa aratati in detalii (in SDA) relatiile dintre activitatile proiectelor complexe. Scopul SDA-ului este de a identifica toate activitatile. Programarea proiectului in ordinea de realizare a activitatilor face obiectul capitolului 5.
6 Folosirea sabloanelor
SDA sablon este o SDA preschitata cu activitati tipice proiectelor similare.
SDA reflecta experienta acumulata prin realizarea a numeroase proiecte de un anume tip. Cu cat realizati mai multe proiecte, adaugati la sablon activitati pe care le-ati omis in primele proiecte si renuntati la altele care s-au dovedit ca nenecesare. Folosirea sabloanelor poate economisi timp si creste precizia.
Sa presupunem ca pregatiti bugetul departamentului trimestrial. Dupa ce ati facut cateva bugete cunoaste-ti majoritatea activitatilor cerute pentru a obtine inputurile necesare, schita bugetului, solicitarea aprobarilor si tiparirea in formatul final. De fiecare data cand terminati un buget, revizui-ti sablonul SDA-ului pentru a include orice noua informatie pe care ati cules-o de la recenta indeplinire a proiectului. Data viitoare cand planificati proiectul bugetului trimestrial veti incepe SDA-ul cu SDA-ul sablon pe care l-ati stabilit in proiectele trecute. Puteti adauga sau trece peste activitati care vi se par potrivite pentru proiectul in cauza.
Folosirea sablonului economiseste timp si creste acuratetea. Totusi evitati folosirea sabloanelor uzate. Lipsa implicarii membrilor echipei conduce la omiterea activitatilor si nu motiveaza in realizarea cu succes a proiectului.
Imbunatatirea SDA-ului sablon
Cand folositi sabloane, amintiti-va urmatoarele elemente:
dezvoltati sabloane pentru sarcini sau proiecte frecvente.. Pot fi sabloane pentru admitere sau intocmirea dosarului de acreditare. Totusi acestea sunt sabloane pentru sarcini ale proiectelor sau parti cum ar fi pentru inchierea unui contract imprimarea documentului. Sabloanele pentru sarcini pot fi incorporate in SDA-uri pentru proiecte mai mari daca aceste sarcini se regasesc;
modificati sablonul SDA-ului dupa proiecte in care ati lucrat nu dupa planuri care arata bine. Adesea dezvoltati SDA detaliata la inceputul proiectului, dar se revede durata proiectului pentru a adauga activitatile omise initial. Daca nu modificati sablonul dupa SDA-ul facut ulterior debutului proiectului, acesta nu va reflecta invatamintele din realizarea actualului proiect;
folositi sabloanele ca punct de plecare nu ca punct final. Precizati clar membrilor echipei si celorlalti ca sablonul este un punct de plecare a SDA-ului proiectului, nu versiunea finala. Fiecare proiect difera cu ceva fata de proiectele similare din trecut. Daca sablonul nu este examinat critic, omiteti activitati neindeplinite in proiectele precedente dar necesare in acesta;
imbunatatiti continuu sablonul pentru a reflecta experienta castigata. Evaluarea post-proiect este o oportunitate pentru a verifica si critica SDA-ul original. La sfarsitul proiectului, faceti-va timp sa revizuiti sablonul SDA pentru a reflecta lectiile invatate;
Acest document nu se poate descarca
| E posibil sa te intereseze alte documente despre: |
| Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate QReferat.com | Folositi documentele afisate ca sursa de inspiratie. Va recomandam sa nu copiati textul, ci sa compuneti propriul document pe baza informatiilor de pe site. { Home } { Contact } { Termeni si conditii } |
Documente similare:
|
Cauta document |