Estimarea duratei activitatilor

Timpul estimat este cea mai buna judecata despre cat de mult va dura realizarea activitatii. Nu se refera la cat dorim sau cat spune cineva ca va dura ci cat timp credeti cu adevarat ca va dura realizarea activitatii. Un timp estimat nerealist mai scurt, poate face ca activitatea sa dureze mai mult pentru ca daca oamenii nu cred in estimari, nu vor incerca sa le respecte.

Estimarea nu se negociaza. Seful cere finalizarea proiectului in 6 luni. Analizand, constatati ca va dura cel putin 12 luni. Dupa negocieri stranse, conveniti sa finalizati in noua luni. Daca amandoi ati fost initial sinceri, ati parafat esecul proiectului! Va angajati sa finalizati cu 3 luni mai inainte sa fie posibil iar seful a fost de acord sa accepte produsul final cu 3 luni mai tarziu decat necesar.

Daca nu ati fi fost sinceri, fiecare a invatat ceva despre celalalt. Ati invatat ca ori de cate ori seful da un termen limita, puteti adauga 50% la acesta pentru a termina. Seful a invatat ca, daca sunteti presat, puteti termina sarcina mai repede, trebuind sa va ceara sa o indepliniti cu 25% mai devreme. Dar cel mai rau este ca ati obtinut o intelegere pe un termen imposibil si inacceptabil pentru parti.

1 Descrierea activitatilor

Cand estimati durata in timp a activitatii, descrieti mai intai urmatoarele componente ale activitatii:

munca realizata de oameni: activitatile fizice si mentale indeplinite de oameni. Exemple: scrierea unui raport, asamblarea unui echipament sau gandirea ideilor pentru o companie publicitara;

munca realizata de resurse non-umane: defragmentarea unui computer sau printarea unui raport cu o imprimanta de viteza mare;

procesele: reactiile fizice sau chimice precum uscarea vopselei, reactii chimice, instalarea vegetatiei pe un teren proaspat lucrat, intarea pe rod a plantatiei, etc;

timpul de asteptare: este datorat disponibilitatii resurselor. Rezervarea unei camere de conferinta cu doua saptamani inainte este un exemplu sau rezervararea biletului de avion cu cateva zile inainte.

2 Considerarea caracteristicilor resurselor

Realizarea activitatilor proiectelor necesita diferite tipuri de resurse: personal, echipament, facilitati, materii prime, informatii, fonduri.

Pentru fiecare resursa necesara pentru sprijinirea sau indeplinirea lucrarilor sau sarcinilor activitatilor se determina:

capacitatea: productivitatea pe unitate de timp;

disponibilitatea: cand anume va fi disponibila resursa.

3 Utilizarea surselor suplimentare de informare

Cand se descriu activitatile, consultati urmatoarele surse de informatii pentru a estima mai corect durata:

inregistrari mai vechi despre durata necesara pentru indeplinirea aceleiasi activitati in trecut;

persoane care au  indeplinit astfel de activitati in trecut;

persoane ce vor lucra la aceste activitati;

experti familiarizati cu acest tip de activitati, chiar  daca nu au mai lucrat pe aceeasi problema mai inainte.

4 Ameliorarea estimarilor privind durata

Acuratetea estimarii duratei poate fi imbunatatita prin urmatoarele actiuni:

definiti clar activitatile, minimalizati folosirea jargoanelor tehnice si descrieti procesele de munca prin asociere;

divizati activitatile pana cand se estimeaza ca activitatile de la cel mai mic nivel vor dura doua saptamani sau mai putin;

definiti inceputul si sfarsitul activitatilor cat mai clar posibil;

minimalizati utilizarea factorului "timp de siguranta".

Factorul timp de siguranta este timpul adaugat celui mai bun timp estimat, "pentru a fi sigur". Un exemplu este adaugarea unui procent de 50% la timpul initial estimat. Factorul "timp de siguranta" compromite planificarea pentru ca:

activitatea se lungeste pentru a umple timpul alocat: daca se poate finaliza o activitate in doua saptamani, dar folositi 50%  "timp de siguranta" estimand trei saptamani, probabilitatea de a termina mai repede este aproape zero;

oamenii folosesc factorul "timp de siguranta" ca o scuza pentru a evita detalierea activitatilor suficient sa le permita sa dezvolte strategii de lucru;

oamenii pierd increderea in acuratetea si fezabilitatea planului deoarece stiu ca planificati activitatile fara a gandi lucrurile in detaliu.

Oricat de mult incercati, uneori este dificil sa estimati durata unei activitati. Activitatile pe care nu le-ati mai facut pana acum, activitatile ce le veti face in viitor si activitatile impredictibile sunt exemple, dar se poate totusi:

sa faceti cea mai buna estimare urmarind abordarea prezentata;

sa monitorizati indeaproape desfasurarea proiectului pentru a identifica  orice schimbare ce ar putea modifica estimarile initiale;

reflectati schimbarile in program imediat ce aflati de ele.