Prezentarea stadiului actual al departamentului aprovizionare - firma

PREZENTAREA STADIULUI ACTUAL AL DEPARTAMENTULUI APROVIZIONARE

Prezentarea S. C. J S. A.

S.C. J S.A. este o companie de tip joint venture care a fost infiintata in anul 2004 in urma fuziunii a Grupului Industrial Componente (50%) si Defta (Nosag) (50%). Domeniul de activitate al intreprinderii este fabricarea de produse metalice prin deformare plastica, metalurgia pulberilor. La J se fabrica mai multe repere metalice:

-rama bancheta spate L90 si R90

-bratul de sustinere al capacului portbagajului L90

-carligul de sustinere al capotei motorului U90;B90;JR84

Fluxul de aprovizionare in cadrul departamentului Aprovizionare.

Prezentarea procesului de aprovizionare.

Procesul de aprovizionare incepe prin lansarea comenzii de aprovizionare si se termina cu receptia cantitativa si calitativa.

Procesul de aprovizionare cuprinde mai multe subprocese:
A) Comanda ferma de la client.

B) Urmarirea productiei

C) Se calculeaza necesarul de aprovizionat

D) Lansare comanda aprovizionare catre furnizor

E) Trimiterea camionului pentru ridicarea marfii

F) Receptia cantitativa si calitativa

1)Clientul da o comanda ferma

Aceasta poate sa fie trimisa prin mail, fax sau prin telefon. Comenzile sunt facute fie prin contracte facute cu acestia fie prin comenzi previzionate adica se stie ca trebuie sa se faca aprovizionare timp de un an doar ca nu mai exista nici un act de semnat.

2)Urmarirea produc iei

Sunt trimise niste lansari catre serviciul aprovizionare unde se urmareste daca piesele comandate se afla sau nu in stoc. Se calculeaza necesarul de aprovizionat.

3)Lansarea comenzilor de aprovizionare

Fig. 2. Comanda de aprovizionare

Daca piesele comandate se afla in stoc atunci se trimite o comanda catre furnizor. Acestea sunt trimise cu minim 30 de zile inainte.

Durata de onorare a unei comenzi variaza intre 30 si 45 de zile pentru repere mecanice. Aceasta durata variaza din cauza distan ei la care se afla furnizorul si de complexitatea reperelor expediate si durata de prelucrare a acestora. Pentru aprovizionarea cu alte produse durata este mult mai mica.

Comanda catre furnizor con ine:

a)Datele de contact ale furnizorului.

b)Persoana de contact din partea furnizorului

c)Produsele de aprovizionat

d)Condi ii de livrare, termene de livrare

e)Cantitatea dorita si pre ul de vanzare

f)Modalita i de plata

g)Persoana de contact din partea serviciului aprovizionare

h)Semnaturile Directorilor Financiar,Supply Chain, sef Compartimentului Aprovizionare si persoana care intocmeste comanda.

4) Dupa expedierea comenzii se completeaza un formular de delega ie pentru ridicare de marfuri

5)Obliga ia serviciului aprovizionare este sa urmareasca aceste comenzi, sa le aprovizioneze in timp real pentru a nu fi opriri de fabrica ie.

6)Materia prima ajunge in depozit, acolo unde se face o recep ie cantitativa si calitativa.

Procedura operationala: Aprovizionare

1.Scop

1.1 Prezenta procedura documenteaza modul in care se realizeaza managementul procesului de aprovizionare astfel incat sa se asigure ca produsul aprovizionat se conformeaza cerintelor de aprovizionare specificate de organizatie (inclusiv cerintelor reglementate aplicabile) astfel incat sa se asigure mentinerea conformitatii produsului pe parcursul procesarii interne si a livrarii.

1.2 Performanta procesului de aprovizionare este urmarita prin indicatori de monitorizare lunari si trimestriali a performantei furnizorilor.

Lunar

a) Indicator service furnizori - masura in care furnizorii onoreaza comenzile J S.R.L. (Monitorizare Directia Supply Chain)

b) Numar reclamatii (Tinta max 2) (Monitorizare Serv. Calitate Proces-Produs)

c) PPM furnizori (Monitorizare Serv. Calitate Proces-Produs)

d) Rata stocului - exprima numarul de zile pentru care stocul de materie prima poate acoperi fabricatia (Monitorizare Directia Supply Chain)

e) Indicator timp tranzit in aprovizionare

f)  Indicator stoc siguranta

g) Indicator ruptura in aprovizionare

Trimestrial

a) Alerta de calitate (depasire obiectiv consecutiv pentru trimestrul in care lunar s-a depasit obiectivul)

Indicatorii sunt analizati (Lunar si Trimestrial), iar imbunatatirea performantei procesului de aprovizionare este data de evolutia lor. (Monitorizare Directia Supply Chain si Serv. Calitate Proces-Produs).

De asemenea organizatia J promoveaza monitorizarea performantei proceselor de fabricatie ale furnizorilor.

2.Definitii si prescurtari

2.1 Definitii:

Pentru scopul prezentei proceduri se aplica termenii si definitiile din:

-SR EN ISO 9001:2008 "Sisteme de Management al Calitatii - Cerinte";

-SR EN ISO 9000:2006 "Sisteme de Management al Calitatii - Principii fundamentale si Vocabular";

-ISO/TS 16949:2002 "Sisteme de management al Calitatii - Cerinte particulare pentru aplicarea ISO 9001:2000 in productia de serie si de piese de schimb pentru industria auto";

-SR EN ISO 14001:2005 "Sisteme de Management de Mediu - Cerinte cu Ghid de utilizare";

-OHSAS 18001:2004 "Sisteme de Management al Sanatatii si Securitatii Ocupationale,Cerinte".

Furnizor = organizatie sau persoana care furnizeaza un produs;

Un furnizor poate fi din interiorul sau din exteriorul organizatiei. In situatii contractuale furnizorul este denumit uneori "contractant".

Produse aprovizionate = produsele si serviciile care influenteaza cerintele clientului, cum ar fi serviciile de subansamblare, ordonare, sortare, reprelucrare si etalonare (calibrare).

Nota: Produsele aprovizionate mentionate mai sus includ toate produsele si serviciile care influenteaza cerintele clientului, cum ar fi serviciile de subansamblare, ordonare, sortare, reprelucrare si etalonare (calibrare).

Documente de aprovizionare = comanda, adrese, contract, confirmare comanda si anexe la contract.

Act aditional =document anexa la contract care modifica sau completeaza prevederile actuale.

Norma de consum = cantitate de materie prima, material, combustibil si energie maxima care poate fi consumata pentru executarea unitatii de produs.

Sanatate si Securitate ocupationala (OH&S) = conditii si factori care afecteaza sau ar putea afecta starea de sanatate si securitate a angajatilor sau a altor lucratori (inclusiv personal temporar angajat si personal subcontractat), a vizitatorilor sau a oricarei alte persoane aflate la locul de munca.

Mediu = mediul inconjurator in care functioneaza o organizatie, care include aerul, apa, solul, resursele naturale, flora, fauna, oamenii si relatiile dintre acestea.

Nota: Un aspect de mediu semnificativ are sau poate avea un impact semnificativ asupra mediului.

Impact asupra mediului = orice modificare a mediului, daunatoare sau benefica, care rezulta total sau partial din aspectele de mediu ale organizatiei.

Obiectiv de mediu = tel general de mediu in concordanta Politica de Mediu, pe care o organizatie si-l propune sa-l atinga.

Agent economic = referitor la ambalaje, inseamna furnizorii de materiale de ambalare, producatorii de ambalaje si produse ambalate, importatorii, comerciantii si distribuitorii.

Ambalaj = orice produs, indiferent din materialul din care este confectionat ori de natura acestuia, destinat sa cuprinda bunuri in scopul retinerii, protejarii, manipularii, distributiei si prezentarii acestora, de la materii prime la produse procesate, de la producator pana la utilizator sau consumator. Produsul nereturnabil destinat acelorasi scopuri este, de asemenea, considerat ambalaj.

Ambalaj reutilizabil = ambalaj refolosit pentru acelasi scop, a carui returnare de catre consumator sau comerciant este asigurata de plata unei sume - sistem depozit, prin reachizitionare sau in alt mod.

Sistem-depozit = sistemul prin care cumparatorul, la achizitionarea unui produs ambalat in ambalaj reutilizabil, plateste vanzatorului o suma de bani care ii este rambursata atunci cand ambalajul este returnat.

Deseuri de ambalaje = orice ambalaj sau materiale de ambalare care nu mai satisfac cerintele si scopul pentru care au fost proiectate si fabricate si care raman dupa ce a fost utilizat produsul ambalat.

2.2 Prescurtari

-GNM = J;

-S.A.S.A. = S.C. Subansamble Auto S.A.;

-SMC = Sistemul de Management al Calitatii;

-MC = Manualul Calitatii;

-MMS = Manualul Managementului Mediului, Sanatatii si Securitatii Ocupationale;

-SMM = Sistemul de Management de Mediu;

-SMSSO = Sistemul de Management al Sanatatii si Securitatii Ocupationale;

-PG(O/M) = Procedura Generala (Operationala/Mediu);

-IL = Instructiune de Lucru;

-NRCD - Nota de Receptie si Constatare Diferente;

-NIR = Nota de Intrare - Receptie;

-LCS = Lista de consumuri specifice;

-FTS = Fisa Tehnica de Securitate;

-SSO = Sanatate si Securitate Ocupationala;

Procedura

Managementul de la cel mai inalt nivel din J este angajat in implementarea, dezvoltarea si imbunata irea continua a eficacita ii sistemului de management al calita ii.

Procesele necesare ob inerii rezultatelor in concordan a cu scopul si indicatorul de performan a impreuna cu elementele de intrare si cu elementele de iesire sunt documentate in continuare, inand seama de metodologia "Planifica - Efectueaza - Verifica - Ac ioneaza" (Plan - Do - Check - Act, in engleza).

3.1 Elementele de intrare:

-Contracte, comenzi, oferte;

-Note de serviciu, referate de achizi ionare;

-Lista de consumuri specifice;

-Fisa Tehnica de Securitate (FTS);

-Lista furnizorilor accepta i;

-Documente de definire produs (Standard de Firma,etc)

3.2 Planificare si asigurare resurse

Indicatorul de performan a al acestui proces a fost stabilit pe baza politicii si obiectivelor specifice documentate in Manualul Calita ii, par 5.3.

Pentru atingerea scopului acestei proceduri activita ile se desfasoara in mod planificat prin stabilirea documentelor care sunt inute sub control si a resurselor necesare.

Asigurare resurse. Sefii de compartimente asigura identificarea necesarului de resurse prin referate de necesitate (mijloace fixe, de achizi ionare, cu privire la for a de munca etc.)

Directorul General si Directorul Financiar asigura disponibilitatea resurselor prin aprobarea referatelor de necesitate, conform competen elor, ca rezultat al analizei acestora.

Efectuarea propriu-zisa a aprovizionarii

A.    Procesul de aprovizionare

Organiza ia asigura conformitatea produsului aprovizionat cu cerin ele de aprovizionare specificate.

Tipul si amploarea controlului aplicat asupra furnizorului si asupra produsului aprovizionat depind de efectul produsului aprovizionat asupra: realizarii ulterioare a produsului sau produsului final, mediului si sanata ii si securita ii personalului.

Organiza ia evalueaza si selecteaza furnizorii pe baza abilita ii acestora de a furniza un produs in concorda a cu cerin ele organiza iei. Criteriile de selec ie, de evaluare si de reevaluare sunt stabilite.

Sunt men inute inregistrari ale rezultatelor evaluarilor si ale ac iunilor necesare aparute in urma evaluarii.

Nota 1: Produsele aprovizionate men ionate mai sus includ toate produsele si serviciile care influen eaza cerin ele clientului, cum ar fi serviciile de subansamblare, ordonare, sortare ,reprelucrare si etalonare (calibrare).

Nota 2: Atunci cand apar fuziuni, achizi ii sau asocieri cu furnizorii, organiza ia ar trebui sa verifice continuitatea sistemului de management al calita ii furnizorului si eficacitatea lui.

A1. Conformitatea cu reglementarile

Toate produsele aprovizionate sau materialele folosite pentru produs sunt conforme cu reglementarile aplicabile.

A2. Dezvoltarea sistemului de management al calita ii furnizorului

Organiza ia realizeaza dezvoltarea sistemului de management al calita ii furnizorului avand ca obiectiv conformarea furnizorului la Specifica ia Tehnica ISO/TS 16949:2002. Conformitatea cu ISO 9001:2000 este primul pas in realizarea acestui obiectiv.

Nota: Sistemul de priorita i la furnizori in ceea ce priveste dezvoltarea depinde, de exemplu, de performan a furnizorilor in ceea ce priveste calitatea si de importan a produsului furnizat.

In afara cazurilor specificate de catre client, furnizorii unei organiza ii sunt certifica i conform ISO 9001:2000 de catre un organism de certificare de ter a parte.

A3. Surse de aprovizionare aprobate de client

Produsele, materialele sau serviciile din surse aprobate de client, trebuie procurate de organiza ie atunci cand este specificat in contract (de ex. Conform desenelor tehnice ale clientului, specifica iilor).

Utilizarea surselor desemnate de catre client, inclusiv a furnizorilor de scule/aparate de masura, nu absolva organiza ia de raspundere in ceea ce priveste asigurarea calita ii produselor cumparate.

Aprovizionarea cu produse, materii prime si materiale se realizeaza de la:

-furnizori strategici ;

-furnizori ocazionali;

-surse aprobate de client;

-pe baza de contract/comanda.

Furnizorii strategici sunt considera i furnizorii de produse si servicii care prezinta o importan a vitala pentru calitatea finala a produselor livrate de J sau furnizorii unici pe pia a interna. Selectarea si evaluarea lor se face in conformitate cu prezenta procedura.

Furnizorii ocazionali sunt de regula societa ile comerciale ale pie ei libere.

Pe tot parcursul procesului de aprovizionare identificarea produselor se face prin etichetare conform documenta iei de definire a produsului.

3.3.1 Transportul

Transportul materiilor prime (materiale) se realizeaza de catre Birou Transporturi din cadrul Direc iei Supply Chain, in condi iile impuse in "Fisa Tehnica de Securitate", sau de catre firme subcontractate. Mijloacele de transport trebuie sa fie autorizate conform legisla iei in vigoare.

3.3.2 Evaluarea si selectarea furnizorilor

Pe baza experien ei, a rezultatelor evaluarii si auditurilor de secunda parte efectuate la furnizor, a rezultatelor inspec iilor si incercarilor la recep ia produselor aprovizionate, seful Comp.Aprovizionare, Depozite Materie Prima, intocmeste si actualizeaza anual sau ori de cate ori este nevoie "Lista furnizorilor accepta i pentru produse si servicii".

Selectarea acestor furnizori se face in func ie de :

- certificarea sistemului de management al calita ii al furnizorului ;

- analiza colaborarilor anterioare avute cu acesta ;

- seriozitatea furnizorului in respectarea tuturor clauzelor contractuale (referitoare la pre ritmicitate, calitate, mediu (ambalaje reutilizabile), alte clauze contractuale).

- aptitudinea furnizorului de a satisface cerin ele referitoare la produs (inclusiv cele legale si reglementate) sau la servicii in conformitate cu condi iile din contracte si cu condi iile specifice managementului calita ii, mediului si SSO.

"Lista furnizorilor accepta i pentru produse si servicii" se intocmeste de catre seful Comp. Aprovizionare,Depozite Materie Prima, impreuna cu Direc ia Informatica (S.A.S.A.) care participa la intocmirea listei propunand furnizorii de produse si servicii hardware si software, Biroul Masuratori si Calitate Furnizori si Biroul S.M.

Eliminarea unui furnizor se face la cererea oricarui compartiment mai sus men ionat prin analizarea rezultatelor acestuia :

- nelivrari repetate la termenele prevazute de comun acord in contracte si comenzi ;

- nerespectarea cerin elor privind calitatea produsului sau serviciului ;

- repetarea constatarii de vicii ascunse pe fluxul de fabrica ie ;

- nu se conformeaza cerin elor referitoare la sistemele de management al calita ii, mediului si SSO;

- netransmiterea datelor tehnice de decontaminare si distrugere a eventualelor pierderi accidentale de produs (in timpul transportului, la depozitare);

netransmiterea datelor solicitate prin contract/comanda referitoare la ambalaje;

- nerespectarea cerin elor legale si a altor cerin e de mediu si SSO, conform procedurii PGM 3.2 "Cerin e legale si alte cerin e"

- nu a fost utilizata o perioada mai mare de un an.

Deciziile de eliminare, motiva ia acestora cat si clasificarea anuala sunt transmise furnizorului de catre Comp. Aprovizionare, Depozite materie prima, dupa avizarea de catre Biroul S.M.

G.N.M., prin intermediul compartimentelor sale (Comp. Aprovizionare, Depozite materie prima, Serviciul Proiectare Tehnologica), identifica materialele necesare pentru realizarea produselor sale specifice si poten ialii furnizori.

Ca organiza ie, G.N.M. selecteaza furnizorii pe baza aptitudinii acestora de a satisface cerin ele din contracte, cerin ele referitoare la produs (inclusiv cele legale si reglementate) si cerin ele specifice referitoare la managementul si asigurarea calita ii.

In acest scop Comp. Aprovizionare, Depozite materie prima sau Serviciul Informatica (S.A.S.A.) care participa la intocmirea listei propunand furnizorii de produse si servicii hardware si software) intocmeste "Lista furnizorilor accepta i pentru produse si servicii ", iar selectarea se face pe baza unei analize impreuna cu Biroul Masuratori si Calitate Furnizori si Biroul S.M.

Criteriile si modul de evaluare a furnizorilor privind produsele sau serviciile furnizate sunt descrise in ILO-02 "Evaluare furnizori ".

3.3.3. Informa ii referitoare la aprovizionare

Serviciul PUP transmite Comp. Aprovizionare, Depozite materie prima "Borderou fise limita de consum", iar Serviciul Proiectare Tehnologica transmite "Lista consumurilor specifice". Acestea vor indica tipul, categoria sau date despre materialul aprovizionat si vor sta la baza intocmirii planificarii lunare a necesarului de aprovizionat.

In cazul asimilarii de produse noi, dupa elaborarea documentatiei si validarea ei,Serviciul Proiectare Tehnologica transmite Directiei Supply Chain (prin comp. din subordine) informa iile necesare cu privire la descrierea produsului ce urmeaza a fi fabricat (desen, STAS, CS etc.), materiile prime / materialele ce trebuiesc aprovizionate si informatii despre sursa aprobata (indicate) de client (daca este cazul).

Aprovizionarea cu materii prime / materiale de la surse indicate de client, inclusiv scule/dispozitive verificatoare, nu absolva organizatia de responsabilitatea de a se asigura de calitatea produselor aprovizionate.

3.3.4. Analiza si derularea contractelor de aprovizionare

Dupa primirea proiectului de contract, contractul se analizeaza, conform "Fisa analiza contract/obiectiuni/act adi ional" de catre reprezentantii compartimentelor implicate (Direc ia Supply Chain,Serv. Prevenire, Protectie si Mediu (RMM/RMS), Juridic, Director Calitate (Serv. Calitate Proces-Produs;Birou Masuratori si Calitate furnizori), Director Financiar (Serv.Financiar-Contabilitate), Serv. PUP, pentru a se asigura de urmatoarele:

-cerintele sunt definite si documentate in mod adecvat (cerinte specificate sau nespecificate de client, cerinte legale sau reglementate legate de produs, alte cerinte suplimentare);

-cerintele din contract sau comanda care difera de cele exprimate anterior sunt rezolvate;

-J are capabilitatea de a satisface cerintele definite.

a) Din punct de vedere al cerintelor referitoare la activitatile de cumparare si aprovizionare precum si al celor legale si reglementate referitoare la produs analiza este facuta de Directia Supply Chain pentru produsele din tara si de Directorul Cumparari grup Defta pentru cele de import.

b) Serviciul Proiectare tehnologica analizeaza cerintele specificate, nespecificate ale clientului si fezabilitatea tehnica pentru asimilarea unui produs nou, transmitand "Lista consumurilor specifice" cu necesarul de materii prime si materiale.

c) Din punct de vedere juridic, al cerintelor legale referitoare la contract analiza este facuta de catre membrii Serv. Contencios - Legislatie (S.A.S.A.).

d) Din punct de vedere al cerintelor de calitate specificate/nespecificate de catre client precum si al celor legale si reglementate referitoare la produs analiza se face de catre Directia Calitate prin Biroul Masuratori si Calitate Furnizori.

f) Din punct de vedere al cerintelor de mediu si SSO specificate/nespecificate de catre client precum si al celor legale si reglementate referitoare la produs analiza se face de catre Serv Prevenire, Protectie si Mediu

In cazul in care furniturile sau materialele procesate, ce intra in componen a produselor din domeniul reglementat, influenteaza parametrii privind probele si incercarile pe aceste produse, ele vor fi supuse cerintelor produsului finit si vor fi specificate in contractul de aprovizionare.

Pentru materii prime/materiale, substante chimice, conform contractului/comenzii, se solicita:

-Fisele Tehnice de Securitate;

-date tehnice de decontaminare si distrugere pentru eventualele scapari accidentale;

-modul de depozitare a ambalajelor reutilizabile, a deseurilor de ambalaje;

-eventualul mod de recuperare al ambalajelor si deseurilor de ambalaje;

-codul pentru deseul de ambalaj al produsului conform legislatiei in vigoare;

-modul de eliminare, in situatia in care deseurile de ambalaje nu se mai pot recupera (reutilizare, reciclare).

Pentru furnizorii de servicii care desfasoara activitati in interiorul organizatiei, se specifica cerintele ce trebuiesc respectate, referitoare la protectia mediului/sanatatii si securitatii ocupationale, stabilindu-se cerintele ce trebuiesc respectate, atat de personalul J cat si de personalul firmei furnizoare de servicii, pentru a evita eventuale incidente/accidente.

Obiectiunile la contract se transmit de catre compartimentele implicate in analiza contractului Directia Supply Chain prin "Fisa analiza contract/obiectiuni/act aditional". Directia Supply Chain cumuleaza obiectiunile primite pe care le transmite furnizorului. Daca raspunsul furnizorului este afirmativ, se considera contractul perfectat.

In cazul in care nu exista obiectiuni la contract reprezentan ii compartimentelor implicate avizeaza contractul, fara a mai completa alte documente (NS,adrese).

Dupa analiza documentatiei aferente contractul de aprovizionare este avizat de catre:

-Seful Comp Aprovizionare, Depozite materie prima;

-RMM si RMS (pentru existenta cerintelor de management al mediului / SSO);

-Serv. Contencions - Legislatie (S.A.S.A.);

-Director Calitate (pentru existenta cerintelor de management al calitatii);

-Director Financiar;

-Director General

Contractul se aproba de catre Directorul Supply Chain al S.C. J ca imputernicit al Directorului General si se returneaza furnizorului intr-un exemplar.

Pe parcursul derularii contractului, Directia Supply Chain (prin compartimentele din subordine), urmareste modul de derulare al acestuia prin corespondenta cu furnizorul.

In cazul in care se constata necorelari intre cerintele solicitate prin comanda si cele cuprinse in contract, se trimit furnizorilor obiectiunile J, contractul fiind incheiat in momentul concilierii tuturor obiectiunilor formulate pana atunci.

Partile pot modifica sau completa prevederile contractului de aprovizionare de comun acord prin acte aditionale semnate de ambele parti.

Abaterile de la prevederile contractului aparute pe parcursul derularii acestuia datorate furnizorilor sunt considerate neconformitati.

Aprovizionarea pe baza de comenzi - O comanda se avizeaza si se aproba la fel ca in cazul contractului (cu exceptia Serv. Contencios - Legislatie - S.A.S.A.) iar aprovizionarea si receptia produselor se fac in acelasi mod.

Aprovizionarea pe baza de adrese e-mail - se folosesc lunar pentru divizarea comenzii initiale (anuale), si sunt semnate de catre personalul Comp. Aprovizionare, Depozite materie prima si aprobate de Director Supply Chain.

Anumite categorii de produse / materiale solicitate (piese de schimb, scule, echipamente de inspectie, masurare si incercare) se aprovizioneaza pe baza "Referatului de achizitionare" transmis de compartimentele solicitante.

3.3.5 Verificarea produsului aprovizionat

J a stabilit si implementat inspectia necesara conform procedurii PO-16 "Monitorizare si masurare produs", pentru a se asigura ca produsul aprovizionat satisface cerintele de aprovizionare specificate. Atunci cand este prevazut in documentele de aprovizionare (contracte) J verifica produsul aprovizionat la furnizor.

Pentru ridicarea marfii de la furnizor se completeaza "Delegatie pentru ridicare de marfuri".

La primirea marfii, merceologul responsabil de produs va face verificarea, daca:

-livrarea este in conformitate cu graficul din contract, comanda inainta, daca produsul a fost transportat in conditii fara a fi afectate proprietatile calitative sau cantitative;

-produsele sunt insotite de toate documentele (aviz expeditie, specificatie, factura, declaratie de conformitate) si in ele sunt inscrise toate caracteristicile prevazute in contract si in comanda (nr lot, sarja).

-verifica daca materialele sunt corect ambalate, etichetele sunt lizibile, ambalajele sunt deteriorate, exista pierderi de material, etc., conform ILO-11 "Audit de transport".

Dupa verificare, merceologul de resort confirma pe actele insotitoare rezultatul verificarii cu mentiunea "Marfa comandata" (prin inscrierea pe factura a numarului de contract/comanda), prin semnarea facturii sau Avizului de insotire a marfii.

La aducerea produselor aprovizionate in J, pe baza Avizului de insotire a marfii (factura), gestionarul intocmeste "Nota de Receptie si Constatare Diferente" (NRCD) , ataseaza eticheta galbena RETINUT PENTRU ANALIZǍ dupa care anunta Comisia de Receptie pentru efectuarea inspectiei de receptie.

Inspectia de receptie se efectueaza conform procedurii PO-16 "Monitorizare si masurare produs".

In cazul in care au loc consumuri suplimentare (probe, reluari de productie, etc.) stocurile sunt aduse la zi (imediat) prin scaderea cantitativa in baza bonului de consum, avizului de insotire, referatului de experimentare. La sfarsitul lunii materiile prime si materiale care nu au fost consumate in procesul de productie se vor restitui si se vor inregistra in fisa limita de consum, imediat.

Produsele constatate neconforme atat la verificarea la furnizor cat si la inspectia la primire si pe flux sunt tratate conform prevederilor procedurii PG-04 "Controlul produsului neconform, accidente, incidente si neconformitati de mediu" (respingere sau acceptare - eventual cu Cerere de Acceptare Derogare - DAC). Actiunile corective stabilite in urma neconformitatilor sunt transmise furnizorului de catre Biroul Masuratori si Calitate Furnizori sau de Biroul S.M.

Anumite categorii de produse / materiale solicitate (piese de schimb, scule, echipamente de inspectie, masurare si incercare) se aprovizioneaza pe baza "Referatului de achizitionare" transmis de compartimentele solicitante.

3.3.5.1 Calitatea produsului receptionat

Organizatia are un proces de asigurare a calitatii produsului cumparat (aprovizionat) care utilizeaza urmatoarele metode:

-primeste si evalueaza datele statistice;

-inspectii la receptie si/sau incercari cum ar fi esantioanele bazate pe performanta;

-evaluari sau audituri de secunda parte la locurile de productie ale furnizorilor, atunci cand sunt asociate cu inregistrari ale calitatii produsului livrat ca acceptabil;

-evaluarea pieselor de catre un laborator desemnat (stabilit);

-alte metode agreate de client.

3.3.5.2 Monitorizarea furnizorilor

Indicele service furnizor sau rata de deservire furnizor este un indicator care exprima masura in care furnizorul a onorat comanda. Se calculeaza ca raport intre numarul de repere receptionate la timp si numarul de repere de receptionat conform comenzii.

Indice service - nr repere receptionate la timp/numarul de repere de receptionat conform comenzii.

Receptia la timp se refera la respectarea din partea furnizorului a cantitatii si a termenului solicitate in comanda.

Indice service se calculeaza zilnic/saptamanal/lunar pentru fiecare reper.

Indicele service se calculeaza separat pentru fiecare furnizor in parte.

3.4 Verificare proces

Verificarea procesului de aprovizionare se face prin monitorizarea indicatorului de performanta si prin analiza datelor referitoare la nonconformitatile produselor aprovizionate conform PO-17 "Analiza datelor" si PG-03 "Audituri interne".

Directia Supply Chain este proprietarul procesului de aprovizionare si monitorizeaza indicatorul de performanta prelucrand toate informatiile privitoare la calitatea produselor/ serviciilor aprovizionate.

Datele despre produs rezultate in urma inspectiei de receptie cat si comportarea pe flux si la final (caderi, vicii ascunse datorate furnizorului) se transmit Directiei Supply Chain de catre Biroul Masuratori si Calitate Furnizori si sectiile de productie, in vederea instiintarii furnizorilor.

Datele despre produsele neconforme reclamate de client, datorate furnizorului de materie prima, se transmit Directiei Supply Chain de catre Serviciul Calitate Proces-Produs.

3.5 Imbunatatirea continua a performantelor procesului

Se realizeaza prin severizarea indicatorului de performanta a procesului, prin actiuni corective si preventive stabilite in urma auditurilor precum si prin valorificarea ideilor angajatilor.

3.6 Elemente de iesire

Rezultatele procesului de aprovizionare sunt materializate in documentele de aprovizionare

Responsabilitati:

4.1 Directorul Supply Chain prin personalul din subordine raspunde pentru:

-Mentinerea la zi a "Listei furnizorilor acceptati" care include toti furnizorii de produse / servicii care au livrat produse/servicii satisfacatoare in ultimii 2 ani si care se mentin la nivelul de incadrare "furnizor clasa A", pe baza evidentei obiective existente. Lista este analizata si actualizata anual sau ori de cate ori este cazul;

-Decizia finala privind mentinerea/eliminarea furnizorilor din "Lista furnizorilor acceptati";

-Elaborarea si transmiterea comenzilor la furnizori;

-Initierea analizei contractului de aprovizionare si avizarea acestuia;

-Urmarirea derularii contractului pana la aducerea produsului aprovizionat in societate;

-Planifica lunar comenzile in functie de cerintele de productie transmise de catre Serv. PUP;

-Solicita la furnizori si arhiveaza dovezi ale certificarilor acestora si completeaza "Lista furnizorilor acceptati" privind certificarile detinute de furnizori;

-Monitorizarea indicatorului de performanta prelucrand toate informatiile privitoare la calitatea produselor aprovizionate;

-Solicita "Fisele Tehnice de Securitate" furnizorilor de materiale (substante chimice);

-Transmite furnizorilor de servicii cerintele J referitoare la protectia mediului si SSO;

-Transmite FTS si datele tehnice de decontaminare si distrugere a eventualelor pierderi accidentale de produs (in timpul transportului, la depozitare) catre Serv. Prevenire, Protectie si Mediu;

-Intocmeste "Instructiuni de Lucru" pentru gestionarea ambalajelor reutilizabile;

-Intocmeste "Instructiuni de Lucru" privind depozitarea, pe baza datelor din FTS;

-Instruieste personalul din subordine cu datele din FTS;

-Solicita autorizatii, in conformitate cu legislatia in vigoare, pentru transport;

-Intocmeste "Situatia aspectelor de mediu identificate pe compartiment" asociate produselor aprovizionate.

4.2 Merceologul responsabil de produs confirma pe actele insotitoare daca produsul este aprovizionat conform contractului sau comenzii.

Respecta conditiile impuse din documentatia de definire (FTS) pe timpul transportului.

4.3 Gestionarul raspunde de:

-marcarea corespunzatoare a produsului aprovizionat;

-verificarea daca la produsele/ambalajele primite au aparut deteriorari;

-depozitarea produselor aprovizionate in spatii special amenajate;

-anuntarea comisiei de receptie pentru efectuarea de catre personal desemnat a receptiei calitative / de mediu;

-aplicarea pe produse a etichetei galbene RETINUT PENTRU ANALIZǍ;

-intocmirea in Fisa de magazie a datelor referitoare la produse;

-respectarea "Instructiunilor de lucru" privind modul de depozitare conform FTS;

-de respectarea Normelor de Prevenire si Protectie / SSO;

-primeste cu Nota de Serviciu, ambalaje reutilizabile.

4.4 Seful Serv. Planificare si Urmarire Productie (PUP) transmite Directiei Supply Chain "Borderou fise limita de consum"

4.5 Serv. Proiectare Tehnologica:

analizeaza cerintele specificate, nespecificate ale clientului si fezabilitatea tehnica pentru asimilarea unui produs nou, transmitand "Lista consumurilor specifice" cu necesarul de materii prime si materiale;

-"Lista consumurilor specifice" indica tipul, categoria sau clasa materialului aprovizionat (conform documentatie de definire - SF, CS, FTS etc.) si vor sta baza intocmirii necesarului de aprovizionat.

4.6 Serv. Contencios - Legislatie analizeaza contractul din punct de vedere juridic si al cerintelor legale referitoare la contract.

Transmite actele legislative care se aplica activitatii specifice de aprovizionare.

4.7 Directia Calitate analizeaza contractul din punct de vedere al:

-cerintelor de calitate specificate / nespecificate de catre client precum si al celor legale si de reglementare referitoare la produs;

-cerintelor sistemelor de management al calitatii precum si al asigurarii calitatii in procesele furnizorilor;

Biroul Masuratori si Calitate Furnizorilor impreuna cu sectiile de productie transmit Directiei Supply Chain datele despre produs rezultate in urma inspectiei cat si comportarea pe flux si la final (caderi, vicii ascunse datorate furnizorului), in vederea instiintarii furnizorilor. De asemenea in colaborare cu Directia Supply Chain transmit clientului datele despre produsele neconforme reclamate, datorita furnizorilor.

4.8 Biroul Masuratori si Calitate Furnizori (Serv. DIME pentru furnizorii de servicii pentru echipamente si utilaje)

Stabileste si mentine inregistrarile calitatii ale furnizorilor (istoricul performantelor);

-Evalueaza furnizorii, acorda propriul punctaj in "Lista furnizorilor acceptati" transmitand-o apoi Biroului S.M.;

-Transmite Dir. Suply Chain / Dir Cumparari, in vederea instiintarii furnizorilor, datelor despre produs rezultate in urma inspectiei de receptie;

-Anunta Biroul S.M. si Directia Supply Chain in vederea mentinerea / excluderii furnizorului si initiere audit de secunda parte in cazul unor abateri repetate sau abateri ce conduc la stabilirea unor neconformitati majore.

4.9 Seful sectiei

-Intocmeste "Referat de achizitionare" referitor la necesarul de aprovizionat;

-Raspunde de numirea unui responsabil cu ambalajele reutilizabile. Acesta le transmite la magazie in vederea returnarii, pentru un nou produs.

4.10 Biroul S.M.

-Primeste "Lista furnizorilor acceptati", urmareste comportarea acestora din punct de vedere al managementului calitatii si incadreaza furnizorul intr-o anumita categorie de aptitudini A,B,C, sau "In Curs de Evaluare", difuzand lista astfel completata Directiei Supply Chain, Serv. Informatica si Biroului Masuratori si Calitate Furnizori.

-Supune concluziile sale finale analizei efectuate de management (AEM).

-Auditeaza periodic procesul de aprovizionare conform PG-03 "Audituri interne".

Tot personalul J raspunde de indeplinirea prevederilor conform cap. 5, al Fiselor Post si ROF. Reglementarile si deciziile ulterioare completeaza responsabilitatile.

5 Inregistrare, pastrare, arhivare

Documentele rezultate in urma activitatii de aprovizionare sunt inregistrate in Registru intrari, in Registru iesiri si in Registru pentru evidenta comenzilor catre furnizori;

Originalele contractelor cu furnizorii se indosariaza si se pastreaza in cadrul Directiei Supply Chain.

Toate documentele referitoare la activitatea de aprovizionare se pastreaza in cadrul Directiei Supply Chain si in cadrul compartimentelor implicate pe o perioada de 5 ani (exceptie fac contractelele care se pastreaza pe o perioada de 3 ani), dupa care se arhiveaza in Arhiva J.

PARTEA a III-a: Contributii personale privind optimizarea fluxului de aprovizionare.

Calculul indicatorilor logistici folositi in J

a) Indicator service furnizori.

Organizatia J se aprovizioneaza cu mai multe tipuri de tabla de la furnizorii sai.

TAXA SERVICE APRILIE

Indicatorul timp tranzit in aprovizionare.

Acest indicator face parte din categoria indicatorilor de stocuri.

Situatia actuala a indicatorului timp tranzit in aprovizionare in cadrul firmei GIC NOSAG :

Tabel cu valorile stocurilor

Grafic cu evolutia lunara a indicatorului timp tranzit aprovizionare

Indicator Timp de tranzit in aprovizionare = valoare stoc materiei prima lunara/ valoare cumparari materiei prima pe zi. Tinta = 15 zile

Indicator numar zile de stoc NZS.

Adesea indicatorul NZS lunar este disponibil, deoarece el este utilizat in general si in contabilitate. Astfel, orice alt indicator de stoc definit mai inainte ar putea conveni, chiar si cel de urmarire a evolutiei stocului in valoare financiara.

Totusi, trebuie sa fim foarte atenti in alegerea unui indicator pertinent, adica un indicator care sa fie cat mai putin afectat posibil de variatiile exterioare asupra carora nu putem actiona pe termen scurt-mediu. De exemplu, daca aprovizionam materii prime al caror pret variaza mult pe termen scurt, sa urmarim evolutia stocului in valoare nu este cea mai buna solutie!

Insa adesea, este avantajos sa-l completam cu masuri si planuri de urmarire precise, pentru a facilita analiza si actiunile :

-pe saptamana, chiar pe zi,

-pe familie de piese,

-pe categorii de valoare a pieselor (A,B,C),

-pe sector de productie consumator,

-pe responsabil de aprovizionare.

Pentru a reusi aceasta actiune, un ajutor informatic (analiza datelor furnizate de infocentru de exemplu) poate fi util.

Iata deci clasificarea solutiilor noastre :

Indicator de stoc pertinent lunar global unic

Indicator de stoc pertinent lunar global+indicator precizat in functie de nevoi

Numar zile de stoc NZS =

Tabel cu valorile stocurilor de materie prima si valoarea iesirilor materie prima pe zi

Grafic cu evolutia lunara a indicatorului numar zile stoc

Indicator stoc siguranta.

Tabel cu valorile stocurilor finale si iesirile de materii prime pe lunile martie, aprilie, mai

Grafic cu evolutia lunara a indicatorului stoc de siguranta

Indice ruptura in aprovizionare.

Este raportul intre numarul de piese care lipsesc in momentul punerii in fabricatie si numarul total de piese comandate pentru a realiza seria (exprimat in procente).

Pentru un mai bun efect psihologic, am putea prefera termenul indice de deservire celui de indice de ruptura deoarece primul este pozitiv : in mod normal, aproape de 100%, el creste atunci cand lucrurile se imbunatatesc.

Pentru a-l masura, putem utiliza o procedura manuala, insa o prelucrare informatica ofera adesea un rezultat mai fiabil, mai usor de obtinut, mai putin costisitor. Insa, va trebui facuta o verificare, chiar o decontaminare, la inceput si din cand in cand, a indicatorului informatic in asa fel incat acesta sa inregistreze (contabilizeze) exact si in mod fiabil datele care ne intereseaza.

In ambele cazuri (calcul informatic si manual), va trebui sa ne asiguram ca masurarea se face " in locul potrivit", adica trebuie sa contabilizam disponibilitatea componentelor in momentul in care se presupune ca fabricatia are nevoie de acestea.

In anumite cazuri, este posibil pur si simplu sa calculam numarul de repere al produselor cumparate pentru care exista un stoc diferit de zero disponibil fata de un numar total de produse pentru care trebuie sa existe stoc. Dar, uneori, aceasta masura nu convine absolut deloc : este cazul produselor pe care nu vrem sa le avem in mod sistematic pe stoc. In toate cazurile, aceasta masura nu este uneori foarte precisa, dar are de cele mai multe ori avantajul de a fi foarte simplu de pus in practica.

Clasificarea solutiilor:

% stocuri > 0

Contabilitate legata de nevoile directe in productie.

Singura ruptura in aprovizionare inregistrata de catre GIC Nosag a fost la reperul ax legatura in luna februarie

Solutii pentru ameliorarea fluxului de aprovizionare

Dupa cum se observa in tabelele de mai sus tintele propuse de departamentul Supply Chain au fost atinse in doar cateva cazuri.

In aceasta situatie se cauta o cale de imbunatatire a acestor indicatori.

O solutie propusa pentru ameliorarea fluxului de aprovizionare este cea de a se alege alt furnizor. S-a decis ca Bamesa Otel S.A. Topoloveni sa fie acel furnizor. S-a decis alegerea acestui furnizor deoarece este mai aproape de intreprinderea J. Distanta mult mai mica intre acestea v-a imbunatati performanta indicatorilor:

-timpul de tranzit in aprovizionare- acesta v-a fi sensibil micsorat avand in vedere distanta intre cele 2 locatii

-numar zile stoc- vor fi mai putine zile de stoc

-stoc de siguranta- acesta va fi mai mic

-ruptura in aprovizionare- sansele sa se produca o ruptura sunt mult mai mici

Am ales 3 furnizori de tabla pentru a face o evaluare.

In lista de furnizori ai intreprinderii sunt 3 furnizori de tabla. Acestia sunt Arcelor Mittal Galati, Bamesa Otel SA. Topoloveni si Ruukki Romania.

Departamentul Supply Chain a efectuat evaluarea celor 3 furnizori pe baza a 3 criterii de evaluare cum ar fi: pret, ritmicitate in livrari, respectare clauze contractuale.

In tabelul de mai jos este prezentata aceasta evaluare:

Dupa cum se observa Bamesa Otel si Arcelor Mittal au obtinut punctaje maxime in urma acestei evaluari, dar avand in vedere distanta dintre cei 2 furnizori si intreprindere s-a decis ca furnizorul cel mai potrivit este cel aflat la o distanta mai mica.

In urma alegerii furnizorului se va face o recalculare a indicatorilor folositi in aprovizionare.

TAXA SERVICE APRILIE

Indicatorul timp tranzit in aprovizionare.

Tabel valori stoc materie prima lunar si cumparari materie prima lunar

Grafic evolutia lunara a indicatorului timp tranzit in aprovizionare

Indicator Timp de tranzit in aprovizionare = valoare stoc materie prima lunara/ valoare cumparari materie prima pe zi. Tinta = 15 zile

Indicator numar zile de stoc NZS.

Numar zile de stoc NZS =

Tabel valori stoc materie prima si iesiri materie prima pe zi

Grafic evolutia lunara a indicatorului numar zile de stoc

Indicator stoc siguranta.

Indicator Stoc Siguranta (Iss) = stoc final materie prima/ Iesiri materie prima (lunar). Tinta Iss = 1,2

Tabel valori stoc final si iesiri materii prime lunar

Grafic evolutia lunara a indicatorului stoc de siguranta

Indice ruptura in aprovizionare.

In urma alegerii noului furnizor ruptura in aprovizionare nu mai exista.

a)    Concluzii

In urma determinarii indicatorilor logistici dupa aplicarea solutiei logistice, performanta logistica privind fluxul de aprovizionare, se va prezenta in felul urmator:

-tintele propuse de catre departamentul Aprovizionare sunt atinse in proportie de 100%;

-numarul de zile de stoc a fost redus;

-timpul de tranzit a fost de asemenea redus;

-stocul de siguranta a fost redus;

-ruptura in aprovizionare a disparut.

Bibliografie

Rotaru Ana, Logistica Industriala, note de curs

Institutul Dacia de Calitate si Management, Evaluarea si perfectionarea logisticii industriale, Pitesti, 2004

Institutul Dacia de Calitate si Management, Glosar de logistica industriala, Pitesti, 2004

https://facultate.regielive.ro/cursuri/transporturi/logistica-89819.html